De uitdaging
Breda verwerft stadsrechten in 1252 en is daarmee één van de eerste stadjes van noordelijk Brabant. Inmiddels is Breda uitgegroeid tot een provinciestad met meer dan 180.000 inwoners; de negende stad van Nederland. De ambtelijke organisatie van de gemeente Breda werkt in opdracht van het gemeentebestuur aan de ontwikkeling en het beheer van de stad en aan zorg en dienstverlening voor haar inwoners. Het bieden van een leefbare omgeving is daarbij een van de belangrijkste taken. Om ervoor te zorgen dat de circa 1.760 medewerkers maandelijks op tijd hun salaris en een correcte loonstrook ontvangen, werkt de gemeente al sinds jaar en dag naar tevredenheid met ADP. Efficiënter werken en vormgeven aan modern werkgeverschap waren recente uitdagingen.
De actie
Begin 2007 hebben de colleges van burgemeester en wethouders van de West-Brabantse gemeenten het convenant ‘Strategische Samenwerking West-Brabant’ ondertekend. Het convenant behelst de intergemeentelijke samenwerking in West-Brabant op strategisch niveau. Om bij te dragen aan dit convenant, is besloten bij de vervanging van de bestaande personeelsinformatiesystemen samen te werken om te komen tot een nieuw systeem. Dit systeem moet bijdragen aan de samenwerkingsdoelstellingen: richting en koersvast, continuïteit en de 3 K’s van Kwaliteit optimaliseren en Kwetsbaarheid & Kosten reduceren. Na verschillende sessies en demo’s door ADP voor werkgroepen van de verschillende gemeenten, is uiteindelijk de keuze gevallen op ADP Workforce als nieuw personeelsinformatiesysteem.
ADP Workforce
ADP Workforce biedt een veelheid aan nieuwe HRM-functionaliteit. HR-processen verlopen soepeler en efficiënter dankzij vergaande digitalisering en digitale dossiers.
Praktische modules
Medewerkers regelen zelf hun verlofadministratie, leidinggevenden verzorgen de ziek- en herstelmeldingen en personeelsdossiers zijn eenvoudig online te raadplegen. De gemeente is bezig met de uitrol van de workflow-declaraties en op de wat langere termijn wil Breda ook de module Opleidingen en Competentiemanagement met ADP Workforce gaan uitrollen.
Grondig testen
Er worden overigens geen overhaaste beslissingen genomen; het past in de cultuur van de organisatie om alles goed uit te denken en grondig te testen voordat iets definitief uitgerold wordt. De keuze voor ADP Workforce en vergaande ESS positioneert de gemeente als moderne werkgever, in ieder geval waar het HR betreft.