Werkkostenregeling - WKR
Hoe zit het
ook al weer?

De werkkostenregeling

Werkkostenregeling: verplichte kost sinds 1 januari 2015

 

De som van de werkkosten

Als de som van de werkkosten groter is dan 1,2% van de totale loonsom moet je over het meerdere 80% eindheffing betalen. Omdat er gevolgen kunnen zijn voor het arbeidsvoorwaardenbeleid én de  financiële administratie, is een analyse van de consequenties van belang.

De som van alle vergoedingen en verstrekkingen
 

Werkkosten

Alles wat je als werkgever vergoedt of verstrekt aan een werknemer wordt in eerste instantie tot het loon gerekend. Ook als het gaat om het vergoeden van kosten! Dit zul je dus als eerste moeten gaan onderzoeken. Het reguliere arbeidsrechtelijke loon, inclusief bijvoorbeeld de auto van de zaak en het voordeel van het gebruik van een dienstwoning, blijft belast bij de werknemer.

de vrije ruimte
 

Vrije ruimte

Al het andere loon, denk daarbij aan kostenvergoedingen, kerstpakketten maar ook de fiets van de zaak, kun je als eindheffingsbestandeel voor de werkkosten aanwijzen. Hiervan wordt 1,2% van de totale fiscale loonsom vrijgelaten van belasting- en premieheffing. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Het voordeel zit er in dat je niet langer alles op individueel werknemersniveau hoeft vast te leggen.

Maar je kan er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen als een bruto vergoeding te belasten bij de werknemer ofwel te bruteren.

Overschrijding vrije ruimte
 

Overschrijding vrije ruimte

Kom je boven de vrije ruimte met het totaal van de werkkosten? Dan betaal  je over het meerdere 80% eindheffing. Bij een overschrijding van de vrije ruimte heb je een aantal keuzes:

  1. Overschrijding accepteren
  2. Belasten bij de werknemer
  3. Arbeidsvoorwaarden aanpassen.  

De werkkostenregeling vraagt om aanpassing van systemen en processen. Zijn er gevolgen voor het arbeidsvoorwaardenbeleid, stem dit dan af met de Ondernemingsraad en informeer je medewerkers.

 

Gebruikelijkheidstoets in de praktijk

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent één belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de ‘omvang van de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate groter zijn dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in de regel in overeenkomstige omstandigheden als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen’. En is een soort veiligheidsklep om te beoordelen of niet ten onrechte afgeweken wordt van deze hoofdregel. Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen of verstrekkingen van een bepaalde omvang belastingvrij ontvangt doordat de werkgever de vergoedingen of verstrekkingen heeft aangewezen als eindheffingsbestanddeel. 

Met andere woorden: Het gaat er dus om dat het gebruikelijk is dat de werkgever de eventueel verschuldigde heffingen over de vergoedingen of verstrekkingen via eindheffing voor zijn rekening neemt.

De vrije ruimte is vooral bedoeld voor loon met een gemengd karakter - dat wil zeggen voor vergoedingen en verstrekkingen met een zakelijk element maar waar de werknemer ook privévoordeel van heeft – of voor kleine loonbestanddelen zoals het kerstpakket. Ook dat is inmiddels gebruikelijk.

Oneigenlijk gebruik voor bonussen
In de praktijk blijkt dat er oneigenlijk gebruik van de vrije ruimte wordt gemaakt door bonussen en /of delen van salarissen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Als een bestuurder betoogt dat het aanwijzen van een bonus gebruikelijk is omdat het vaak voorkomt in zijn organisatie, dan is dit een onjuiste stelling: de hoofdregel is dat over substantiële bonussen de werknemer doorgaans zelf de belasting betaalt.

Een werkgever die desondanks een substantiële bonus aanwijst, kan een correctieverplichting of naheffingsaanslag van de inspecteur verwachten waardoor de aanwijzing wordt teruggedraaid. Hierdoor kan het niet gebruikelijk worden.

De doelmatigheidsgrens van €2.400 die de Belastingdienst hanteert blijft bestaan. 

Voorbeeld 1
Een middelgroot bedrijf geeft de werknemers met Kerstmis een flatscreentelevisie van € 3.000. Binnen de sector is het gebruikelijk dat het personeel met  de feestdagen zo'n duur cadeau krijgt. U mag de flatscreentelevisie aanwijzen als eindheffingsloon, ook al is deze duurder dan € 2.400.

Voorbeeld 2
Een bedrijf geeft één van de werknemers een elektrische fiets van € 1.000 cadeau. De fiets mag volledig worden aangewezen als eindheffingsloon. Is er nog vrije ruimte over,  dan is de € 1.000 onbelast. Is er geen vrije ruimte meer over, dan moet hierover 80% eindheffing betaald worden.

Voorbeeld 3
Een bedrijf heeft behalve een directeur-grootaandeelhouder (DGA) geen andere werknemers. De DGA krijgt een vergoeding voor zijn werk van € 250.000. Het bedrijf bestempelt € 100.000 als loon van de DGA, noemt de overige € 150.000 een algemene kostenvergoeding en wijst die vergoeding aan als eindheffingsloon. Het is duidelijk dat zo'n splitsing en de hoogte van de vergoeding ongebruikelijk zijn.  

Voorbeeld 4
Je geeft je werknemers met Kerstmis een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. Hij krijgt met Kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. Je moet het deel van de verstrekking dat boven de 30%-grens uitkomt, als loon van de directeur behandelen

 

Bent u al WKR?

Alle informatie handig gebundeld! Download het whitepaper 'Bent u al WKR?'

Hou mij op de hoogte van ADP