Meer tijd
voor
HR-servicetaken

Gekozen voor uitbesteden personeelsadministratie

WE Fashion wilde een slag maken op het gebied van efficiency en continuïteit en koos voor uitbesteding - 'wij noemen het outtasking' - van de personeelsadministratie naar ADP. De afdeling wint daardoor ruimte voor de proactieve, servicegerichte HR-taken en bespaart op termijn 0,6 fte.

 

In-, door- en uitstroom proces

Met ruim 1500 medewerkers en groeiplannen in het buitenland heeft de HR-afdeling van WE Fashion over gebrek aan dynamiek niet te klagen. Uiteraard zijn er, zoals gebruikelijk in de kledingretail, veel part timers. Daarnaast werken veel jonge krachten naast hun studie een aantal jaren bij WE om na het behalen van hun diploma naar elders te vertrekken. Daardoor ligt het doorstroompercentage tussen de 50 en 60 %.

De personeelsadministratie van WE Fashion ging echter tot voor kort nog volledig op papier. De stroom indienst-, uitdienst- en overige personeelsmutaties in arbeidsduur of NAW-gegevens liep via de districtsmanagers naar het hoofdkantoor. WE HR-medewerker Patrick Meddens: "Een arbeidsintensief proces. Er zijn maanden dat er wel 400 mutaties verwerkt moeten worden."

 

Sneller werken

Met veel inzet én inspanning  kwam het iedere maand weer rond. Maar het was duidelijk dat er iets moest gebeuren. Patrick: "In de oude situatie duurde het 2 tot 3 weken voor een indiensttreding volledig in het systeem verwerkt was. Digitalisering is dan niet alleen sneller en goedkoper maar beperkt ook de foutkansen."

"Als mensen zoveel tijd aan de administratie moeten besteden gaat dan natuurlijk ten koste van de HR-taken. We wilden daarnaast ook de continuïteit beter waarborgen. Onze keuze om  de personeelsadministratie uit te besteden sluit ook aan bij onze ondernemingsstrategie.", vertelt Hanneke van Meeteren, HR-director bij WE.  Omdat de salarisadministratie van WE  al vele jaren in goede handen is bij ADP was de leveranciersselectie dit maal een kort traject.

Wel vroeg de implementatie de nodige tijd. Hanneke van Meeteren: "WE is een groot bedrijf en de match met ADP Managed Services bleek niet direct 100 procent. Er moesten de nodige formulieren aangepast worden. Gelukkig konden we knelpunten altijd in goed onderling overleg oplossen."

 

Dubbele controles

WE legt de lat hoog. Hanneke van Meeteren: "Dan is het ook moeilijk om zaken los te laten. We hebben een aantal controles daarom een tijdlang dubbel uitgevoerd." Was er daarom pas op termijn sprake van daadwerkelijke tijdsbesparing, de winst op het gebied van continuïteit werd al vrij snel behaald. "En nu de implementatie bijna afgerond is merk je dat er meer tijd komt om ander werk, werk dat eerder bleef liggen, aan te pakken. Dat is winst."

 

Gezamenlijke reis

WE is een organisatie die open staat voor nieuwe ontwikkelingen.  HR-director Hanneke van Meeteren: "Dan ben je ook wel eens de eerste die een nieuw traject doormaakt. Bij ADP waren we de eerste en de grootste organisatie die koos voor Managed Services Personeelsadministratie. Het is daardoor ook een gezamenlijke reis geworden waarbij aan beide kanten grote inspanningen zijn geleverd. ADP heeft zeker ook van ons geleerd!"

 

Tips uitbesteden HRM

Overweegt u om uw personeels- en salarisadministratie uit te besteden? Tips van Hanneke van Meeteren (HR WE):

  • Breng de processen in je eigen organisatie duidelijk in kaart;
  • Benader leveranciersselectie, SLA en implementatie als project;
  • Maak samen met de leverancier een duidelijke tijdsplanning;
  • Werk met vaste contactpersonen.
 

WE Fashion

WE volgt de mode op de voet en vertaalt internationale trends naar een eigenzinnige kledingcollectie voor mannen, vrouwen en kinderen die geheel in eigen beheer wordt ontworpen en uitgevoerd. In Nederland zijn er op dit moment 122 WE-modewinkels. Hoofdkantoor en distributiecentrum zijn gevestigd in Utrecht. Van hieruit wordt alles geregeld voor de filialen in Nederland maar ook in Duitsland, Belgie en Frankrijk.