ADP Workforce
ondersteunt onze
HR Transformatie

Koppelbaar systeem harde voorwaarde

"Het eist veel energie en kennis om als afdeling P&O van beheerder tot partner van het management te transformeren. Gedurende dit traject werd duidelijk dat we ook behoefte hadden aan andere middelen om ons HR-proces te ondersteunen."

 

Aan het woord is Jan Nugteren, manager P&O bij Van Leeuwen Buizen. "Als we meer willen dan registreren, dan was de vertrouwde client-serveroplossing Perman II niet meer genoeg. Wij willen ons management bijvoorbeeld ook ondersteunen met analyses. Na een degelijke oriëntatie bleven we bij ADP. We werken nu met ADP Workforce en zijn zelfs betrokken bij de pilot voor de nieuwe versie."

 

Webapplicatie

De afdeling P&O van Van Leeuwen Buizen regelt vanuit het hoofdkantoor in Zwijndrecht alles rond personeel en salaris voor de in totaal 450 medewerkers in Zwijndrecht, Deventer en Beesd. De salarissen worden al vele jaren verwerkt door ADP. Nugteren: "Een nieuw HR-systeem moest dan ook makkelijk te koppelen zijn aan ADP, dat was voor ons een harde voorwaarde." Er waren nog meer eisen: "We wilden van het onderhoud af en locatie-onafhankelijk gaan werken. Dan kom je natuurlijk al snel bij een webapplicatie terecht."

 

Voorop lopen

"Maar eigenlijk wilden we nog meer", lacht Nugteren. "Daarom grepen we de kans om mee te doen aan de pilot voor de nieuwe versie. Dat kost ons weliswaar de nodige tijd, maar zo krijgen we wel de kans om een generiek systeem mede vorm te geven. Bij Van Leeuwen lopen we graag voorop en zijn we niet bang om te investeren.

Dat houdt je scherp en komt ook altijd naar je toe!" Nogal wat organisaties schaffen een kostbare applicatie aan en benutten vervolgens maar een deel van de mogelijkheden. "Daar houden wij dus niet van," stelt Nugteren. "En dat is ook één van de redenen waarom we graag bij een pilot betrokken zijn. Zo hebben we al deelgenomen aan trainingen voor het werken met standaard mailingen, signaleringen en het digitale dossier.

We gaan er echt mee aan de slag." Van Leeuwen is een flinke organisatie en heeft hoge ambities met het HR-beleid. Zo hoort het bedrijf bij de Top Employers van 2011 volgens het CRF Institute ."Wij leggen ook best veel vast over onze medewerkers," stelt Nugteren. "En we hebben behoorlijk hoge standaarden. Hier werken nogal wat mensen met een contract voor bepaalde tijd. Drie maanden voordat zo'n contract afloopt wordt de voortzetting besproken. Mensen weten dan tijdig waar ze aan toe zijn. Voor ons is het belangrijk dat we vooraf een signaal krijgen voor het maken van de afspraak en het bevestigen van de rest van de procedure."

 

Procesondersteuning

Geldt dat niet voor ieder bedrijf? Nugteren: "Bij Van Leeuwen zijn we echt voortdurend bezig met het vullen van de database met onze gegevens. De mogelijkheden die Workforce biedt tot ondersteuning van de processen maken immers de transformatie van de afdeling haalbaar. Dat gaat zoals gezegd niet in één keer. Toepassingen als ESS en MSS worden gefaseerd ingevoerd. En waarschijnlijk gaan we dan snel over op de digitale loonstrook."

 

We kunnen vooruit

Overschakelen op een ander HR-systeem gaat niet vanzelf. Nugteren: "Het kost echt veel tijd. Je weet dat het even duurt voordat alle knoppen ingeregeld zijn. Wij benutten die fase ook om te kijken of onze processen nog op orde zijn. Dat is trouwens iets wat ik iedereen die aan een overstap denkt ook aanraad om te doen."

In zo'n periode is er vanzelfsprekend intensief contact met ADP. "En dat loopt lekker. Wij willen voorop lopen en daar speelt de afdeling Klantenservice graag op in. Zo houd je elkaar scherp." Met de overstap op ADP Workforce is de HR-transformatie bij Van Leeuwen Buizen flink op weg. Nugteren besluit: "Zo'n transformatieproces kost vijf jaar. Met Workforce kunnen we echt vooruit."

 

Over Van Leeuwen Buizen

Van Leeuwen Buizen is een industriële handelsonderneming in stalen buizen, buiscomponenten en afsluiters. Het bedrijf is actief in industriële sectoren als petrochemie, energie, offshore, scheepsbouw, machine- en apparatenbouw, constructie, infrastructuur, agrarische sector, transport en voedsel-productie. De innovatieve benadering van de belangen van de klant maakt Van Leeuwen Buizen toonaangevend in de sector. Van Leeuwen Buizen maakt deel uit van de Van Leeuwen Buizen Groep, met enkele tientallen vestigingen in Europa, Midden-Oosten, Azië, Australië en Canada.