Uitbesteden
en toch zelf
de touwtjes in handen

Gemak en zekerheid door uitbesteden

‘Zelf doen of uitbesteden,' is een overweging die veel organisaties maken als het gaat om de salaris- en personeelsadministratie.

 

Concentreren op HR kerntaken

Een veelgehoorde opmerking is dat het uitbesteden van processen ervoor zorgt dat medewerkers zich meer op kerntaken kunnen concentreren. Daarnaast zorgt uitbesteden voor continuïteit en is specifieke en up-to-date kennis altijd in ruime mate voorhanden. Voordelen die ook door Buying4Pets werden herkend.

 

Inkooporganisatie

Buying4Pets is de grootste inkooporganisatie in de Benelux op het gebied van dierbenodigdheden. De organisatie is opgericht door Agri Retail en De IJsvogel Groep en verzorgt de inkoop en distributie van zowel het food als non-food dierassortiment voor de retailformules BoerenBond, Welkoop, Pets Place en groothandel VNK Pet Products. Het gezamenlijke kantoor en distributiecentrum staat in Ede waar ook Manager Financiën en P&O, Paul Helvensteijn en Managementassistente P&O, Trudy van Velzen werken. Sinds 2010 maken zij gebruik van de dienstverlening van ADP.

 

Vaste ADP-consulente

Sinds 2011 is de organisatie gevestigd in Ede. Daarvoor was De IJsvogel Groep gevestigd in Nijmegen. Paul: "De salaris- en personeelsadministratie werd toen gedaan door een eigen medewerker. Door de omvang van onze organisatie konden we volstaan met 0.5 fte en dat paste precies bij de wensen van onze salarisadministrateur destijds. Zij wilde echter niet bij ons blijven werken na onze verhuizing naar Ede.

Daarom gingen wij op zoek naar een andere oplossing. Gezien de omvang van de huidige organisatie (90 vaste medewerkers en een flexibele schil van circa 40 mensen) hebben wij in overleg met ADP Detachering gekozen om samen te werken met een vaste consulente. Zij komt één dag per week bij ons om de boekingen te controleren en ondersteuning te bieden."

 

ADP Perman

Buying4Pets maakt gebruik van ADP Perman. Boekingen worden sinds april 2013 gedaan door Managementassistente P&O Trudy van Velzen. "ADP Perman is een fijn pakket om mee te werken. Als ik alle mutaties heb geboekt, doet de ADP-consulente de controle. Omdat we alles kloppend willen hebben en conform de actuele wet- en regelgeving willen werken, is een check door ADP heel prettig. Ook inhoudelijke vragen over ADP Perman stellen we aan de ADP-consulente.

Zij komt op dinsdag of donderdag en doet alle controles zoals payroll, afdrachten, pensioen, (eindejaars)mutaties, salarisindexering etc. Elke tweede dinsdag van de periode controleren we de payroll-mutaties. De derde donderdag wordt alles verzonden naar ADP voor de voorcheck. Binnen 10 minuten krijgen we alles weer terug en doet Paul nog een finale controle. Eén druk op de knop zet tenslotte de definitieve salarisrun in gang en enkele dagen later ontvangen we de loonstroken."

 

Zelf de touwtjes in handen

Paul: "Deze manier van samenwerken met ADP bevalt ons erg goed. Door onze financiële achtergrond hebben we graag zelf de touwtjes in handen. Tegelijkertijd beschikken we niet over alle inhoudelijke kennis en daarvoor hebben we de ADP-consulente. Zij weet het antwoord op vele vragen die we stellen. En als ze het zelf eens niet weet, heeft ze snel de juiste persoon binnen ADP te pakken.

Ook maken we gebruik van de opleidingsmogelijkheden van ADP. Trudy volgt bijvoorbeeld de opleiding Praktijk Loonadministratie PDL en recent hebben we bij ADP een Nibud-cursus gevolgd over het omgaan met financiële problemen bij medewerkers. Dit was een cursus van een middag, die wij als heel waardevol hebben ervaren. Sowieso wil ik graag op hoofdlijnen bijblijven.

Wij bewegen ons niet op de cijfers achter de komma, maar actuele basiskennis is noodzakelijk om vragen van medewerkers te kunnen beantwoorden over veranderingen op de loonstrook. Daarvoor maken we graag gebruik van ADP zodat we nooit trammelant met medewerkers hebben. Dat is ons veel waard!"

 

Over Buying 4 Pets

Buying4Pets B.V. is de grootste inkooporganisatie in de Benelux op het gebied van dierbenodigdheden. De organisatie is opgericht door Agri Retail B.V. en De IJsvogel Groep B.V. Buying4Pets verzorgt de inkoop en distributie van zowel het food als non-food dierassortiment voor de retailformules BoerenBond, Welkoop, Pets Place en groothandel VNK Pet Products. Agri Retail is franchisegever van de winkelformule BoerenBond en Welkoop, De IJsvogel Groep is franchisegever van Pets Place en eigenaar van VNK Pet Products. Zowel Agri Retail als De IJsvogel Groep participeren in Buying4Pets.