Meer tijd
voor grote
HR-thema's

HR-processen beter en efficiënter organiseren

Als toonaangevend adviseur in risicomanagement, employee benefits en verzekeringen is Aon geen onbekende voor ADP. Beide organisaties kennen elkaar al jaren en werken regelmatig samen op het gebied van HR-dienstverlening. Na de overname van Logica door ADP in 2010 werd die samenwerking nóg hechter. Aon werd klant van ADP en besloot met ADP Workforce te gaan werken. Een belangrijke doelstelling daarbij was om HR-processen beter en efficiënter te organiseren.

 

Pensioenen en premiescans

Ton de Wit is sinds 2006 Manager HR Operations bij Aon Nederland. Hij is onder meer verantwoordelijk voor applicaties, reporting, payroll, personeelsadministratie, pensioenadvies en de HR-Servicedesk. Zijn afdeling bestaat uit 12 mensen en is gevestigd in Rotterdam. Ton de Wit: "Toen ADP de payroll-activiteiten van Logica Nederland overnam hebben wij gekozen voor ADP Workforce.

ADP maakte al snel bekend te stoppen met Payfact en dus was het voor ons een logisch moment om over te stappen. ADP Workforce was toen nog vrij nieuw, maar wij hadden veel vertrouwen in deze ADP-oplossing. Bovendien wist ik dat ADP Workforce werd ontwikkeld op basis van PersonnelView van Allshare, waarmee wij al goede ervaringen hadden opgedaan. Ook ADP was voor ons geen onbekende partij. Wij werkten al samen op het gebied van pensioenen en premiescans."

 

Maatwerk

"ADP Workforce bood veel perspectief kortom. Zo viel mij op dat ADP Workforce uitstekende functionaliteit bood op het gebied van ESS/MSS. In de gesprekken die we met elkaar voerden werd het vertrouwen bevestigd en bleek ook dat het door ons gewenste maatwerk geen problemen zou opleveren. Want maatwerk was noodzakelijk door de veelheid aan specifieke arbeidsvoorwaarden en de wijziging in werktijden.

Wij werkten nog met een tijdregistratiesysteem wat een bepaalde starheid en inflexibiliteit met zich meebracht. Als Aon staan wij echter in een veranderende wereld met voortdurend nieuwe uitdagingen. Dat vraagt om flexibiliteit van onze medewerkers. Wij zoeken daarbij naar manieren om werk en privé  in balans te brengen en om nog efficiënter en effectiever te werken. Daar hoort een werkomgeving bij waarin we ons verantwoordelijk voelen voor de resultaten die we willen bereiken.

Het gevolg was dat ons tijdregistratiesysteem moest worden vervangen. De door ADP aangedragen consultants waren helemaal thuis in de complexe materie en konden precies laten zien hoe we zo optimaal mogelijk konden gaan werken. Dat moest ingebed worden in ADP Workforce. Wij maken gebruik van honderden roosters en die moesten allemaal gekoppeld worden aan de reken-engine. Daarin hebben de ADP-consultants zeer goed meegedacht!"

 

Het AON-werken

"Met de ingebruikname van ADP Workforce is de hele systematiek sterk vereenvoudigd. Medewerkers registreren nu zelf via ESS jaar- lijks hun roosterkeuze en maandelijks hun compensatie-uren en overwerk. Ook verlofaanvragen worden online ingediend. Verzuim doen we via ons eigen systeem van Aon Corporate Wellness, dat is gekoppeld aan ADP Workforce.

Al met al besparen we veel controlemomenten en dus veel tijd. Ook de digitaal inzichtelijke salarisstrook is een hele vooruitgang. De roosters zelf zijn weliswaar niet vereenvoudigd, maar dat is onze eigen keuze. Een belangrijk pluspunt is ook dat ADP Workforce webbased is. Het functioneert prima in combinatie met Het Nieuwe Werken. Iedereen kan tijd- en plaatsonafhankelijk werken; wij noemen dat het ‘Aon-werken'. We sturen nu niet meer op aanwezigheid, maar op output. Het gaat er uiteindelijk toch om wat je toegevoegde waarde als medewerker voor Aon is.

We zijn nu aan het bekijken of we het oude denken nog meer los kunnen laten en daarmee onze systemen verder kunnen vereenvoudigen."

 

Over AON

Aon Nederland, toonaangevend adviseur in risicomanage-ment, employee benefits en verzekeringen, draagt bij aan het realiseren van de ambities van zijn cliënten. In Nederland heeft Aon 9 vestigingen met 1.750 mede-werkers. Het bedrijf maakt deel uit van Aon plc in Londen, Verenigd Koninkrijk. Het wereldwijde Aon-netwerk omvat circa 500 kantoren in meer dan 120 landen en telt ruim 65.000 medewerkers. Hiermee is Aon een van de grotere financiële dienstverleners ter wereld. Aon plc is gespecia-liseerd in financiële en verzekeringsdienstverlening en staat genoteerd aan de effectenbeurs van New York (NYSE:AON).