UWV werkt
al jaren samen
met ADP

Op ADP hoeven we nooit te wachten

Met bijna 20.000 werknemers (ruim 16.500 fte's) behoort UWV tot de grotere werkgevers van Nederland. ADP verzorgt voor de UWV-medewerkers in heel Nederland al jaren de salarisverwerking en fungeert door de koppeling aan de UWV-administratie in feite als backoffice. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met het Payroll-team van UWV, dat onderdeel uitmaakt van het HRM Shared Service Center. Het HRM-SSC is gevestigd in het Amsterdamse hoofdkantoor van UWV. Daarnaast zijn er vestigingen in Eindhoven en Groningen.

 

Implementatie

Het Payroll-team van UWV wordt geleid door Coördinator Payroll Denise van Norren. Zij wordt bijgestaan door Boyke Bhola en Peter Serry, beiden Medewerker Payroll en al meer dan 25 jaar in dienst van UWV. De samenwerking tussen UWV en ADP gaat terug tot 2005, toen ADP na een Europese aanbesteding de opdracht kreeg om de salarisverwerking voor UWV te verzorgen.

De keuze viel met name op ADP omdat UWV op zoek was naar een betrouwbaar en stabiel systeem en een partnership in service voor lange tijd. Boyke: "Ik kan me die tijd nog goed herinneren. Ik kwam net terug uit Suriname en werd gevraagd om mee te helpen bij de implementatie van de ADP-oplossing. In de tweede helft van 2005 hebben we samen met drie ADP-medewerkers de implementatie gedaan en vanaf 2006 zijn we operationeel."

 

Peoplesoft-interfaces

De ideale oplossing voor UWV werd gevonden in een rechtstreekse koppeling met ADP Multipay. Sinds 2,5 jaar kan UWV ook via een interface mutaties aanleveren aan ADP. De mutaties worden verzameld door de HRM-SSC's in Amsterdam, Groningen en Eindhoven. Peter: "Wij verzorgen hier zowel de salaris- als de pensioeninterface en alles wat daarbij komt kijken. Veel mutaties komen via formulieren bij de manager, die goedkeuring geeft.

Daarna komen ze bij de decentrale administraties terecht waarna ze uiteindelijk bij de locatie in Amsterdam komen. Het SCC heeft de kostenplaatsen onder haar hoede. Gelukkig worden ook veel mutaties via ESS (Employee Self Service) doorgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan gegevens als bankrekening, adres en burgerlijke staat."

 

Maandelijks 20.000 salarisstroken

Per salarisronde doet UWV twee uitgebreide controles via ADP Voorcheck. Boyke: "De eerste controle vindt plaats op de eerste van de maand, de tweede meestal één of twee dagen voor de definitieve salarisverwerking. ADP is altijd op de hoogte van onze planning. Gezien de omvang van ons personeelsbestand is het noodzakelijk dat we de verwerking goed plannen en continu samenwerken.

Na de definitieve verwerking krijgen we bestanden van ADP terug met daarin de digitale loonstroken die onze medewerkers via ESS kunnen raadplegen. Van de 20.000 maandelijkse stroken zijn er circa 5.000 medewerkers die hun voorkeur hebben uitgesproken deze op papier te ontvangen ofwel medewerkers die geen toegang hebben tot ESS."

 

Intensief contact

Over de koppeling van de UWV-administratie met ADP is het Payroll-team erg te spreken. Peter: "ADP is feitelijk de backoffice voor onze salarisverwerking. Het fijne aan deze manier van werken is dat wij zelf veel minder vertaalslagen tussen de systemen hoeven te maken. Codes worden nu automatisch rechtstreeks uitgewisseld en op de juiste manier verwerkt. Doordat er minder menselijke handelingen nodig zijn, worden er minder fouten gemaakt. De samenwerking met ADP verloopt soepel.

We onderhouden intensief contact met elkaar, op dit moment bijvoorbeeld over premiekortingen en de invoering van de NS-Business Card. Dit heeft gevolgen voor de reis- kosten en dat moet natuurlijk op de juiste wijze op de loonstroken terugkomen. ADP helpt ons om dat via proefstroken optimaal inzichtelijk te maken. Onze contactpersonen bij ADP staan altijd snel en met adequate kennis en service voor ons klaar. Daar hoeven we nooit op te wachten. Ook als we bepaalde dingen met terugwerkende kracht willen verwerken, is dat nooit een probleem. Dat was bij de vorige salarisverwerker een ander verhaal!"

 

Over UWV

UWV is het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen. UWV zorgt voor deskundige, doelgerichte en efficiënte landelijke uitvoering van de werk- nemersverzekeringen (zoals WW, WIA (IVA en WGA), Wajong, WAO, WAZ, Wazo en Ziektewet), en voor arbeidsmarkt- en gegevensdienstverlening.

Dat doet het als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Het hoofdkantoor van UWV staat in Amsterdam. UWV telde op 30 april 2014 16.672 fte's (19.518 medewerkers). UWV is in heel Nederland vertegenwoordigd. Werkzoekenden kunnen nu nog terecht op 60 vestigingen van Werkbedrijf, vaak Werkpleinen waar ook de Gemeentelijke Sociale Dienst vertegenwoordigd is.