U weet het...
de klant heeft
altijd gelijk

Papieren HR-informatie stroomlijnen met DocControl

Meer doen met minder is de uitdaging van veel zorginstellingen, die te maken hebben met bezuinigingen en krappere budgetten. Ook voor Woonzorgconcern IJsselheem, de zorgaanbieder voor ouderen in de gemeenten Kampen, Zwartewaterland en Zwolle, is het noodzakelijk om creatief met de beschikbare middelen om te gaan en tijd en geld te besparen.

 

Veel papieren documenten

Vanuit deze gedachte nam Tieno van der Velde, Manager Informatie- voorziening & Automatisering bij IJsselheem, samen met een aantal collega's de HR-werkprocessen onder de loep. Tieno: "Het verminderen van handmatig werk en papieren documenten zoals rapportages en formulieren was al snel onze topprioriteit. Ook het opbouwen van personeelsdossiers gebeurde bij ons grotendeels handmatig. Het gevolg daarvan is dat er veel documenten gekopieerd worden, die vervolgens handmatig in de juiste mappen moeten worden opgeborgen. Tijdrovende en arbeidsintensieve werkzaamheden."

 

Informatiestromen structureren en optimaliseren

Om de informatiestromen rondom HR-processen beter te structureren en optimaliseren, ging IJsselheem op zoek naar een oplossing. Randvoorwaarde was dat de oplossing geschikt was om samen te werken met het Digitaal Dossier van ADP Workforce en multifunctionals van Konica. Tieno: "Zo kwamen we in contact met DocControl. Met de software van DocControl kunnen wij snel, veilig en eenvoudig informatie verzamelen, optimaliseren en ordenen op de juiste locatie.

DocControl is heel flexibel en kon op basis van onze wensen, onze multifunctionals en onze ADP-oplossing ingericht worden. De implementatie verliep soepel en ook de contacten tussen ons en DocControl en ADP onderling waren uitstekend. Wij zijn erg tevreden over de resultaten en gaan daarom nu ook bekijken of we DocControl kunnen toepassen in de zorg. Bijvoorbeeld om formulieren rondom het Elektronisch Cliënten Dossier beter te stroomlijnen."

 

Efficiënter, veiliger en met meer plezier

Het doel van Doc2Workforce als aanvulling op ADP Workforce is dat informatie snel wordt opgeslagen. Zo kunnen medewerkers efficiënter, veiliger en met meer plezier hun werk doen. "Dat is precies zoals wij het in de dagelijkse praktijk ervaren," vertelt Annet Reijnders, afdelingssecretaresse P&O bij IJsselheem. "Bijna alle papieren documenten worden nu voorzien van een barcode die bestaat uit het werknemersnummer, de documentsoort en documentnaam.

Zodra het papieren document wordt gescand, leest de multifunctional de barcode en gaat het document direct en volledig automatisch naar de juiste plaats in het Digitaal Dossier van ADP Workforce. Dat bespaart veel handelingen en tijd om documenten in fysieke dossiers op te slaan. Doordat we Doc2Workforce gebruiken en werken met digitale personeelsdossiers, besparen we veel tijd en dus geld."

 

Multifunctional-onafhankelijk en toekomstbestendig

Nu de oplossing van DocControl een aantal maanden in gebruik is bij IJsselheem, zijn ook de eerste efficiency berekeningen gemaakt. Daaruit bleek dat de terugverdientijd van de investering slechts enkele maanden was. Zeker bij organisaties met meerdere vestigingen kan veel bespaard worden. Doc2Workforce is eenvoudig te implementeren en werkt feilloos samen met ADP Workforce. De oplossing is bovendien multifunctional-onafhankelijk en daarmee ook toekomstbestendig.

 

Over IJsselheem

Woonzorgconcern IJsselheem is de zorgaanbieder voor ouderen in de gemeenten Kampen, Zwartewaterland en Zwolle. De wens of behoefte van de cliënt is altijd het uitgangspunt voor de zorg- en dienstverlening die IJsselheem biedt. De cliënt heeft een vraag en IJsselheem zoekt daarop het meest passende antwoord. Cliëntgerichtheid, gastvrijheid en kwaliteit staan in al het handelen van de medewerkers centraal.

Zij spelen actief in op individuele keuzes van cliënten, die hierdoor hun zelfstandigheid zoveel mogelijk kunnen behouden. Met 14 locaties is IJsselheem in alle kernen vertegenwoordigd. In en vanuit deze locaties biedt IJsselheem zorg, wonen, welzijn en behandeling. Ook beschikt IJsselheem over grote deskundigheid op het gebied van ziekenhuisgerelateerde zorg en paramedische behandeling.