Vier gemeenten
één keuze
ADP Workforce

 

Keuzes op het gebied van HR-systemen

In het kader van de gemeentelijke herindeling zijn per 1 januari 2013 de gemeenten Goedereede, Dirksland, Middelharnis en Oostflakkee en een Sociale Werkvoorziening samengevoegd tot één nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee.

 

Gemeentelijke fusie

De fusie op het Zuid-Hollandse eiland was volgens de provincie nodig om het eiland ook in de toekomst goed te kunnen besturen. De fusie bracht niet alleen de gemeenteambtenaren – soms letterlijk– bij elkaar, maar dwong de organisatie ook tot het maken van keuzes op het gebied van HR-systemen.

 

Kosteloze proefverwerkingen

Het gemeentehuis van de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee is gevestigd in Middelharnis. Op de afdeling Personeel- & salarisadministratie werken vijf mensen, waarvan de salarisadministrateurs Bianca Karsbergen en Barbara Tak (samen 1.6 fte) zich vooral bezighouden met de loonverwerking. Sinds begin 2013 maken zij hiervoor gebruik van ADP Workforce, de geïntegreerde webbased oplossing, die een veelheid aan functionaliteit biedt om HR- en aanverwante (deel)processen efficiënt te ondersteunen en sturing te geven aan HR-beleid.

 

WSW-medewerkers

Met de gemeentelijke herindeling is ook de rol van het uitvoeringsbedrijf Webego veranderd, dat vanaf 2013 als afdeling WSW van de gemeente functioneert. Naast de loonverwerking voor de 430 medewerkers van de ambtelijke organisatie doen Bianca en Barbara dit ook voor de 220 WSW-medewerkers. Verder behoren zaken als werkkostenregeling, begrotingen en jaarrekeningen tot hun taken.

Bianca: “Ondanks dat de gemeentelijke herindeling veel voeten in de aarde had onder de inwoners van de verschillende gemeenten, is de fusie op ambtelijk niveau soepel verlopen. We hebben er heel veel nieuwe collega's bijgekregen, maar inhoudelijk verandert er qua werkzaamheden niet zo veel. Alleen draaien we de verwerking niet meer voor 80 mensen, maar voor 700. Zelf was ik bovendien al gewend aan ADP Salarisverwerking.”

 

Aanbesteding

De keuze voor ADP Workforce is voorafgegaan door demo's van verschillende leveranciers. Barbara: “Aan de hand van de demo's hebben we een aanbesteding gedaan via ons centrale inkoopbureau. De belangrijkste eisen waren dat we zelf op flexibele wijze de verloning konden doen en eenvoudig proefruns konden draaien.

Daarnaast wilden we een Arbo-koppeling hebben voor digitale ziek- en hersteldmeldingen. Ook het snel en eenvoudig kunnen draaien van formatieoverzichten was een belangrijk criterium, net als het gebruik van digitale loonstroken en de mogelijkheid voor medewerkers om digitaal te declareren. In ADP Workforce zijn deze zaken goed geregeld.”

 

Bergen papierwerk

Ondanks de goede papieren van ADP Workforce is de keuze vrij laat gemaakt. Dit had alles te maken met de vele aanbestedingen die gelijktijdig liepen. Omdat ADP Workforce op 1 januari 2013 live moest, was voor de implementatie nog maar twee maanden beschikbaar. Bianca: “Dat betekende flink aanpakken voor zowel ADP als voor ons, zeker omdat de migratie uit vier verschillend ingerichte systemen naar ADP Workforce moest gebeuren. Iedereen heeft zich maximaal ingezet; ik heb fulltime gewerkt in plaats van drie dagen per week en ook tussen kerst en oud & nieuw is er hard doorgewerkt.

Onze eerste prioriteit was om op 15 januari de eerste betalingen te kunnen doen. Daarna zijn we in kleinere stapjes verder gegaan en hebben we onder meer de digitale loonstrook en de mogelijkheid om digitaal te declareren geïmplementeerd.” Barbara: “Inmiddels zijn we helemaal gewend aan ADP Workforce. Met name aan de schermopbouw moest ik nog wel even wennen. Ook voor de medewerkers was digitaal declareren via ESS een andere manier van werken. Ze hadden aanvankelijk het idee dat ze meer moeten invoeren, maar dat is niet zo. Dit werkt ook een stuk efficiënter en het scheelt bergen papierwerk!”

 

Over Goeree-Overflakkee

Goeree-Overflakkee wordt omsloten door de Noordzee, het Grevelingenmeer, het Volkerak-Zoommeer en het Haringvliet. De gemeente Goeree-Overflakkee heeft dezelfde landgrenzen als het ‘eiland' Goeree-Overflakkee en vormt qua oppervlakte de grootste gemeente van de provincie Zuid-Holland. Wat nu é é n eiland is, bestond vroeger uit meerdere kleine eilanden. De ruim 48.000 inwoners wonen verspreid over 14 kernen en 5 buurtschappen. Goeree-Overflakkee wordt gekenmerkt door de talrijke natuurgebieden, historische dorpjes en uitgestrekte kilometers strand.