De Erasmus Universiteit ging vanuit de behoefte aan kosteneffectiviteit en innovatie op zoek naar de beste oplossing voor salarisverwerking. Dat werd Workforce INT. 

De uitdaging

Met  bijna 27.000 studenten, een jaaromzet van € 554 miljoen (2015) en zo’n 2.700 medewerkers is de Erasmus Universiteit Rotterdam een grote organisatie en dito werkgever. Sinds 1 mei 2015 zijn de afzonderlijke Shared Service Centra samengevoegd tot een University Support Centre (USC). Hierbinnen zijn 18 diensten gedefinieerd die volgens het ketenprincipe geleverd worden aan de organisatiepartners. 

John van Barneveld, Unit Manager Financial Service, een  onderdeel van het University Support Centre, vertelt: “Bij de Erasmus Universiteit leggen we de lat hoog, uiteraard ook als het gaat om Finance. Op dit moment zijn wij binnen onze Unit Finance bezig met een pilot Continuous Monitoring. In de loop van 2016/2017 willen wij dit verder uitrollen. We passen daarvoor data analyse toe op ons proces, een aanpak waarin de Universiteit Leiden ons is voorgegaan en die tamelijk baanbrekend is voor universiteitsorganisaties.” 

Toen het contract met de vorige salarisverwerker afliep is men bij de Erasmus Universiteit vanuit de behoefte aan kosteneffectiviteit en innovatie in 2015 op zoek gegaan naar de beste oplossing voor salarisverwerking. In samenspraak met het College van Bestuur is besloten om de gehele salarisverwerking en salarisbetalingen buiten de deur te plaatsen. Hiervoor zijn meerdere gesprekken gevoerd met leveranciers van deze dienst. De Unitmanager Finance: “Samenvattend moest de nieuwe oplossing:

  • aansluiten op het bestaande SAP ERP-systeem
  • compliant zijn aan wet- en regelgeving
  • de garantie van continuïteit bieden
  • aantoonbaar kosteneffectief zijn.” 

De actie

Voor grote organisaties die gebruikmaken van geïntegreerde ERP-oplossingen ontwikkelde ADP Workforce INT, een specialistische payrolloplossing. Workforce INT werkt bij de Erasmus Universiteit  gewoon naast SAP en sluit ook aan op het HR-systeem. Wijzigingen in de wet- en regelgeving - en die komen frequent voor - worden door ADP automatisch doorgevoerd in de salarisadministratie. Door deze aanpak vervallen ook de kosten voor eigen applicatiebeheer. Workforce INT draait online op de servers van ADP waardoor de continuïteit, een belangrijke voorwaarde van de Erasmus Universiteit, geborgd wordt. Last but not least gaat het hier om een oplossing die een aanzienlijke kostenbesparing betekent.

Het resultaat

"We zijn hier allemaal enthousiast over de salarismodule van ADP, de digitale loonstrook, enzovoorts", vindt Van Barneveld. "De koppeling (interface) hadden ze bij onze IT-afdeling ook snel operationeel." Zelf was hij snel overtuigd van het voordeel van ADP Betaalservice voor de Erasmus Universiteit: "Binnen de Erasmus Universiteit zijn wij ervan overtuigd dat hiermee een standaard in de markt wordt neergezet. Kwaliteit zoekt kwaliteit!"

 

De nieuwe, goed functionerende payrolloplossing draagt bij aan betere monitoring- en rapportage- mogelijkheden op dit proces naast de gerealiseerde kostenreductie. Uitdagingen blijven er voldoende volgens de Unit Manager Financial Service. Bijvoorbeeld: "Als University Support Centre werken we aan het vaststellen van kostprijzen per dienst. Een intensief maar interessant traject en tamelijk innovatief voor onze wereld!"

We zijn ervan overtuigd dat hiermee een standaard wordt neergezet John van Barneveld, Unit Manager Financial Service