De Erasmus Universiteit ging vanuit de behoefte aan kosteneffectiviteit en innovatie op zoek naar de beste oplossing voor salarisverwerking. Dat werd Workforce INT.
De uitdaging
Met bijna 27.000 studenten, een jaaromzet van € 554 miljoen (2015) en zo’n 2.700 medewerkers is de Erasmus Universiteit Rotterdam een grote organisatie en dito werkgever. Sinds 1 mei 2015 zijn de afzonderlijke Shared Service Centra samengevoegd tot een University Support Centre (USC). Hierbinnen zijn 18 diensten gedefinieerd die volgens het ketenprincipe geleverd worden aan de organisatiepartners.
John van Barneveld, Unit Manager Financial Service, een onderdeel van het University Support Centre, vertelt: “Bij de Erasmus Universiteit leggen we de lat hoog, uiteraard ook als het gaat om Finance. Op dit moment zijn wij binnen onze Unit Finance bezig met een pilot Continuous Monitoring. In de loop van 2016/2017 willen wij dit verder uitrollen. We passen daarvoor data analyse toe op ons proces, een aanpak waarin de Universiteit Leiden ons is voorgegaan en die tamelijk baanbrekend is voor universiteitsorganisaties.”
Toen het contract met de vorige salarisverwerker afliep is men bij de Erasmus Universiteit vanuit de behoefte aan kosteneffectiviteit en innovatie in 2015 op zoek gegaan naar de beste oplossing voor salarisverwerking. In samenspraak met het College van Bestuur is besloten om de gehele salarisverwerking en salarisbetalingen buiten de deur te plaatsen. Hiervoor zijn meerdere gesprekken gevoerd met leveranciers van deze dienst. De Unitmanager Finance: “Samenvattend moest de nieuwe oplossing:
- aansluiten op het bestaande SAP ERP-systeem
- compliant zijn aan wet- en regelgeving
- de garantie van continuïteit bieden
- aantoonbaar kosteneffectief zijn.”