dnoDOEN over ADP
"Ik kan ze aan hun woord houden"

ADP ontzorgt ons volledig

‘Meer doen met minder middelen' is voor veel organisaties de uitdaging. Subsidies staan onder druk en de noodzaak om efficiënter te werken groeit. Daarom zijn Stichting DNO (Alkmaar en Hoorn) en Stichting SDNO Den Helder per 1 juli 2011 samengegaan. Kwetsbare mensen helpen om hun leven weer op te pakken doen zij voortaan onder de naam dnoDoen en onder leiding van Algemeen Directeur/Bestuurder Hil Rabenberg.

 

Managed Services

De nieuwe organisatie telt in 2013 74 fte's (108 medewerkers) en helpt kwetsbare mensen in Noord-Holland die door complexe problemen niet meer thuis wonen, dakloos zijn of dreigen te worden. Om het primaire proces van de relatief kleine organisatie optimaal te ondersteunen, heeft dnoDoen sinds 2013 een Shared Service Center met zeven medewerkers, waaronder één HRM-adviseur. Voor de salarisverwerking en -uitbetaling kiest dnoDoen voor de Managed Servicespropositie van ADP. Daarnaast wordt gewerkt met ADP Perman.

 
Ik kan ze aan hun woord houden
 

Te veel ad hoc

Hil Rabenberg is ervan overtuigd dat het uitbesteden van nietkerntaken voordelen met zich meebrengt en de continuïteit ten goede komt. “Op het Shared Service Center zit maar é é n HRM-adviseur en die kunnen en willen we niet belasten met zowel de salarissen als HRM en alles wat daarbij komt kijken. Hij moet zich vooral bezighouden met beleid en als gesprekspartner HR-gebied op de hoogte blijven van CAO-ontwikkelingen en wet- en regelgeving.

Het ligt voor ons dan ook voor de hand om de salarisadministratie en -betaling uit te besteden. Tot een jaar geleden hadden we de salarisadministratie ondergebracht bij een lokaal accountantskantoor en de uitbetaling deden we zelf. Dat liep echter niet zoals wij het graag wilden. Er gebeurde te veel ad hoc en bij iedere run waren er veel correcties. Ook hadden we problemen met de aansluiting op de journaalposten en er ontstonden discussies over de CAO-interpretatie wat weer tot correcties leidde. Niet erg efficiënt kortom.”

 

Koppeling met bestaande systemen

Om een einde te maken aan deze problematiek ging dnoDoen op zoek naar een nieuwe partner. Enkele gerenommeerde partijen, waaronder ADP, werden uitgenodigd voor een offerteronde. Een belangrijk uitgangspunt was de mogelijkheid om aan te sluiten op de aanwezige systemen, waaronder het tijdregistratiesysteem Time Tell.

Hil: “De offerte van ADP omvatte alles waarnaar we op zoek waren tegen een goede prijs/kwaliteitverhouding. Wij hebben bewust de keuze gemaakt voor uitbesteden en dat bevalt prima. Wij hebben de stamgegevens aangeleverd en doen maandelijks een run voor de urenregistratie.

Dit wordt door ADP verwerkt tot en met de voorchecks. Die controleren we in samenspraak met ADP, waarna de definitieve verwerking plaatsvindt. Op basis hiervan ontvangen we de journaalposten retour die we probleemloos inlezen in onze boekhouding. Ook naar de betaling van de salarissen hebben we geen omkijken meer. ADP ontzorgt ons volledig.”

 

Klaar voor de toekomst

“Wij hebben ADP leren kennen als een betrouwbare partner met veel kennis van zaken. Aanvankelijk was er wat ruis over de taakverdeling bij de implementatie, mede veroorzaakt door vakanties en de wisseling van mensen bij ons en bij ADP. Maar na enkele gesprekken was dit uiteindelijk snel opgelost en volgden de puntjes op de i.

Het urgentiebesef was er en de ADP-medewerkers stappen makkelijk over hun eigen schaduw heen. Ik kan ze aan hun woord houden en dat vind ik veel belangrijker dan SLA-afspraken. De volgende stap in onze samenwerking is de inrichting van ADP Perman. Dan zijn wij helemaal klaar voor de toekomst!”

 

Over dnoDoen

dnoDoen helpt kwetsbare mensen die door complexe problemen niet meer thuis wonen, dakloos zijn of dat dreigen te worden. Met begeleiding, opvang en woonondersteuning en als het nodig is door het bieden van een veilige plek in een van de dnoDoen-woonvoorzieningen. Het werkgebied van dnoDoen is Noord-Holland Noord. Er zijn vestigingen in Alkmaar, Hoorn en Den Helder.

In de regio's Noord-Kennemerland, West-Friesland en de Kop van Noord-Holland biedt dnoDoen maatschappelijke opvang. In Noord-Kennemerland organiseert dnoDoen naast Nachtopvang, Trainingshuis, Begeleid Wonen en Wonen Extra ook Briefadressen en een woonproject van vijf woningen voor zwerfjongeren (Take Off). In West-Friesland is er naast Nachtopvang, Trainingshuis en Begeleid Wonen het Advies- en Steunpunt Huiselijk Geweld (ASHG) en de coördinatie Tijdelijk Huisverbod. In de Kop van Noord-Holland kunnen cliënten naast het Sociaal Pension en Begeleid Wonen ook terecht in een crisiswoning voor gezinnen en een aantal doorstroomwoningen (met name voor ex-gedetineerden).