HR-systeem
ADP Workforce
bedient 44 locaties

Locatie-onafhankelijk werken heel belangrijk

Brandweer Hollands Midden (BHM), een jonge fusieorganisatie waarin 25 brandweerkorpsen en de regionale brandweerorganisatie zijn samen gegaan, werkt vanaf 44 locaties vraaggestuurd en met een duidelijke focus op de primaire processen. Dat stelt hoge eisen aan het HR-management.

 

Noodzakelijke continuïteit salarisadministratie

“Brandweer Hollands Midden besloot daarom om, tegelijk met de totstandkoming van de nieuwe organisatie op 1 januari 2011, ook over te stappen op ADP Workforce”, vertelt projectleider Personeel Louise Voermans.

“Zo kunnen we in de nabije toekomst online vanaf alle locaties de dossiers van onze medewerkers raadplegen en beschikken we over Management en Employee Self Service. ADP Workforce sluit aan bij onze visie op informatiemanagement, een aspect van ons bedrijfsproces waaraan wij grote waarde hechten. Met het outsourcen van onze salarisadministratie verzekeren we ons van de noodzakelijke continuïteit.”

 

Hoge eisen aan interface

De HR-afdeling van Brandweer Hollands Midden heeft niet alleen te maken met een groot aantal verschillende locaties, maar ook met beroepskrachten en vrijwillige medewerkers met verschillende rechtsposities en arbeidsvoorwaarden. Louise Voermans: “Vanuit die achtergrond stellen we hoge eisen aan de koppelingsmogelijkheden van onze systemen. Voor ons is het ook heel belangrijk om locatie-onafhankelijk te kunnen werken.” Het stond al snel vast dat er tegelijk met de fusie een nieuw HR-systeem moest komen. Vooraf zijn ook de verwachtingen van het management geïnventariseerd. “De managers hebben immers te maken met het gebruiksgemak en de mogelijkheden van het systeem.”

 

Service voor complexe organisaties

Louise Voermans: “Dat ging allemaal vrij vlot. Maar omdat we voor de aanschaf van een nieuw HR-systeem een openbare aanbesteding moesten doen, praat je toch al snel over een langdurig en tijdrovend proces. We zijn in het voorjaar gestart met de aanbesteding. Daar kwamen uiteindelijk 3 grote aanbieders uit, waaronder ADP.”

Uiteindelijk kwam ADP als beste aanbieder uit de aanbesteding. “ADP onderscheidt zich door de geautomatiseerde interfaces en het gemak waarmee informatie ontsloten kan worden. Voor het gebruiksgemak maakt het nogal wat uit of je 11 keer moet inloggen of dat é é n keer voldoende is. Belangrijk was ook dat ADP in staat is om complexe organisaties, zoals Brandweer Hollands Midden, goed te servicen.“

 

Ambitieus

In augustus werd het contract ondertekend é n werd ook besloten dat op 1 januari de zaak moest draaien. Dat bleek ambitieus. Louise Voermans: “Vertragende factor was dat we, om het systeem te vullen, de salaris- en personeelsgegevens bij de gemeenten moesten opvragen. Dat had nogal wat voeten in de aarde. We hebben daarom moeten besluiten om ons voor de maand januari tot de salarisgegevens te beperken en het personeelsinformatiesysteem later te vullen. Uiteindelijk hebben we de salarissen ‘gewoon' gedraaid.”

 

Fine tuning

Inmiddels is de eerste fase van de implementatie succesvol afgerond. “We zijn nu aan het fine tunen”. Het gaat dan vooral om de afstemming van systemen onderling en de aanscherping van de juistheid van de gegevens in Workforce. De komende maanden wordt ook employee Self Service ingevoerd. Dat moet ook wel. “Want de formatie van de HR-afdeling is niet gebaseerd op al het administratieve werk dat daarbij hoort, dan zouden we echt handen tekort komen. Met de implementatie van Workforce kunnen we het werk in de nabije toekomst met minder mensen aan.“

 

Over Brandweer Hollands Midden

Op 1 januari 2011 zijn 25 gemeentelijke brandweerkorpsen en de regionale brandweer in Hollands Midden opgegaan in één nieuwe organisatie: Brandweer Hollands Midden. Het werkgebied van de Brandweer Hollands Midden bestrijkt het noordelijk deel van de provincie Zuid-Holland en strekt zich uit van de Duin- en Bollenstreek in het noorden via het Groene Hart naar de Krimpenerwaard in het zuiden en telt ruim 750.000 inwoners.