Stap 2 - Rekenen

 

De vrije ruimte bereken je door 1,2% (2015) te nemen van de fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat).

 

Jaarlijkse afrekening

Vanaf 2015 mag je er voor kiezen eenmaal per jaar te toetsen of je de vrije ruimte overstijgt en dus eindheffing WKR bent verschuldigd. Uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar verantwoordt je de eindheffing over het voorgaande jaar. Natuurlijk mag je het ook opnemen in de laatste aangifte van het betreffende jaar, of in een eerdere aangifte een ‘voorschotbetaling’ doen. Je bent vrij om te bepalen hoe je dat voorschot berekent. Het loon van het voorafgaande jaar mag je nog wel gebruiken maar is niet meer bepalend.

Let op!
Het is toch raadzaam in de loop van het jaar inzicht te houden in de vrije ruimte. Zo kom je niet voor verrassingen te staan en kun je eventuele resterende vrije ruimte optimaal benutten. Als het loon eenmaal is genoten en bijvoorbeeld als loon van de werknemer is aangemerkt, mag je dit niet meer terug draaien.

Als je een loonheffingennummer hebt met meerdere subnummers (bijvoorbeeld L01, L02), dan geldt de werkkostenregeling voor alle subnummers. Voor het berekenen van de vrije ruimte tel je het fiscale loon van alle subnummers bij elkaar op.

Wanneer je inschat dat het totaal van de werkkosten de vrije ruimte overschrijdt, kun je nog kijken of je het totaal aan werkkosten kan laten afnemen door zaken op een andere manier te regelen. (Zie stap 3: Keuzes maken)

 

Concernregeling

Vanaf 2015 mag je de eindheffing WKR op concernniveau gaan berekenen. In concernverhoudingen komt het voor dat bedrijven binnen het concern vrije ruimte te kort komen, terwijl andere bedrijven vrije ruimte over houden. Voor het concern ga je dan uit van een collectieve vrije ruimte. Zo blijft er geen vrije ruimte onbenut. Je hoeft geen apart verzoek te doen aan de Belastingdienst. Jaarlijks bepaal je, uiterlijk bij de 1e aangifte van het volgende kalenderjaar, of je de concernregeling wilt toepassen.

Er is sprake van een concern als er tenminste sprake is van 95% verbondenheid. Je kunt de concernregeling alleen toepassen als alle bedrijven het gehele jaar tot het concern behoren. Als je kiest voor de concernregeling geldt deze voor alle concernonderdelen die het hele jaar tot het concern behoren. Je kunt dus niet kiezen wie wel of niet in de regeling valt. De werkgever met de hoogste fiscale loonsom verantwoordt de eventueel te betalen eindheffing in de loonaangifte en betaalt deze ook.

Ook stichtingen die gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zodanig met elkaar zijn verweven zijn dat zij een eenheid vormen kunnen voor de concernregeling kiezen.

Deze verwevenheid moet blijken uit het voldoen aan bij ministeriële regeling te stellen regels. Daarbij valt te denken aan de bindende voordracht van de benoeming van nieuwe bestuursleden en het recht op het vermogen bij vereffening bij faillissement of opheffing van een stichting opererend in concernverband.

 

Werkkostenregeling niet altijd duurder

Een eindheffing werkkosten betekent niet automatisch dat je ook duurder uit bent als organisatie. Van het bedrag aan eindheffing werkkostenregeling, moet je voor een reëel beeld rekening houden met de verschuldigde eindheffingen die onder de WKR zijn komen te vervallen.

De eindheffingen die vervallen:

  • De eindheffing voor bezwaarlijk te individualiseren loon;
  • De eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter;
  • De eindheffing voor geschenken in natura;
  • De eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen.

Naast de eindheffing werkkostenregeling van 80%, blijft nog een aantal eindheffingen van toepassing:

  • De eindheffingen bij naheffingsaanslagen,
  • € 300 bij bestelauto's,
  • 45 of 75% heffing op relatiegeschenken.

Ook de pseudo-eindheffingen VUT-regeling (52%), excessieve vertrekvergoedingen (75%) en backservice pensioenen (15%) blijven bestaan.