Begrippen en voorbeelden

 

Hieronder vind je een lijst van de meest voorkomende zaken. De uitgebreide lijst van de Belastingdienst vind je in het handboek loonheffing. Of bekijk het schematisch overzicht WKR in de praktijk.

 

Aanspraak op--- (art. 11 Wet LB 1964 vrijgesteld loon)

Een aanspraak is een recht om na verloop van tijd of onder een voorwaarde 1 of meer uitkeringen of verstrekkingen te krijgen. Een aanspraak hoort in het algemeen tot het loon, maar kan ook volledig of gedeeltelijk zijn vrijgesteld. Als de aanspraak is vrijgesteld, is de uitkering in het algemeen belast.

Indien er een aanspraak is op een hierna beschreven uitkering betekent dit dat de aanspraak onbelast is (vrijgesteld van belasting) en dat er pas loonbelasting is verschuldigd als de uitkering wordt betaald. Onderstaand een aantal veel voorkomende aanspraken die zijn vrijgesteld:

  • uitkering bij overlijden ten gevolge van een ongeval*, dan vormt deze aanspraak onder voorwaarden vrijgesteld loon;
  • Werkloosheidswet (WW);
  • Wet arbeid en zorg (WAZ);
  • Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO);
  • Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA);
  • Ziektewet (ZW);
  • Buitenlandse sociale zekerheidspremies behoren niet tot het loon, wanneer deze naar aard en strekking overeenkomen met aanspraken volgens de Nederlandse werknemersverzekeringen of pensioenregeling.

* Aanspraken op een eenmalige uitkering of verstrekking bij overlijden anders dan door een ongeval, zijn vrijgesteld als de uitkering of verstrekking niet hoger is dan driemaal het loon over een maand bij het overlijden.

 

Arbovoorziening 

Voor het vergoeden, ter beschikking stellen of verstrekken van Arbovoorzieningen geldt een gerichtevrijstelling, ook voor de werkruimte thuis. De aanvullende voorwaarde is dat de Arbovoorziening is opgenomen in het arboplan (arbeidsomstandighedenbeleid). En de medewerker moet de voorzieningen (gedeeltelijk) gebruiken, en betaalt geen eigen bijdrage.

Voorbeelden van Arbovoorzieningen zijn een veiligheidsbril, beeldschermbril, speciale beschermende kleding, stoelmassage, geneeskundige keuring of inenting in het kader van het preventie- en verzuimbeleid uit het arboplan.

 

Auto van de zaak

Het privévoordeel is verplicht loon bij de werknemer en moet dus via de loonstrook van de werknemer worden belast.

De kosten van de parkeer-, veer- en tolgelden die de werknemer maakt met een auto van de zaak zijn intermediaire kosten en behoren daarom niet tot het loon. Deze komen dus ook nooit ten laste van de vrije ruimte.

  • Boetes
    Vergoed je boetes van de werknemer (met een privé auto, of boete opgelegd door de strafrechter) dan moet je deze belasten bij de werknemer. (Deze kosten moet de werkgever dus expliciet op de loonstrook van de werknemer vermelden).  Heeft u een boete gekregen voor een overtreding van de werknemer met een auto van de zaak en verhaalt u deze niet op de werknemer? Dan mag u het voordeel voor de werknemer als eindheffingsloon aanwijzen als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
 

Beroepsregister

De inschrijving in een verplicht beroepsregister is gericht vrijgesteld. Je kunt de gerichte vrijstelling ook toepassen als op een andere wijze sprake is van voldoende kwaliteitsborging vanuit de beroepsvereniging. Kwaliteitsborging kan blijken uit een samenstel van factoren zoals het toelaten van leden die voldoen aan eisen van deskundigheid, het opleggen van verplichtingen ten aanzien van scholing (EP-punten) of het anderszins stimuleren van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden op het vakgebied.

 

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Als je een werknemer een aansprakelijkheidsverzekering voor Bestuurders verstrekt, is dat loon . Maar je kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. De waarde is het bedrag dat je per loontijdvak voor de werknemer stort bij de verzekeringsmaatschappij of het fonds. Als de verzekering wordt uitgekeerd, is de uitkering onbelast.
Als je werknemer zelf de Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering heeft gesloten, is de vergoeding van de premie loon van de werknemer. Maar je kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte. Als de verzekering wordt uitgekeerd, is de uitkering onbelast.

 

Bloemetje

Een bloemetje aan een zieke werknemer is geen loon en valt dus buiten de werkkostenregeling. Dit is een verstrekking in het kader van sympathie of piëteit uit hoofde van een persoonlijke relatie. Hetzelfde geldt voor de gegeven fruitmand bij ziekte. Maar ook een bloemetje of een geschenk aan de werknemer kan onder voorwaarden onbelast blijven. De voorwaarden zijn: U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen ’een attentie zouden geven.

  • Het geschenk is geen geld of waardebon;
  • De factuurwaarde (inclusief btw) van het geschenk is maximaal € 25,00.

Let op! Als duidelijk is dat de dienstbetrekking reden is dat het bloemetje of cadeau wordt gegeven, zoals bij secretaressedag of een jubileum is er altijd sprake van loon ongeacht de waarde.

 

Bonus

Als je een bonus uitkeert hoort deze tot het fiscale loon. De bonus is dus van invloed op de vrije ruimte. Een veel voorkomende vraag is of een bonus geheel of gedeeltelijk ten laste van de vrije ruimte kan worden gebracht. Strikt formeel is de werkkostenregeling bedoeld voor vergoedingen en verstrekkingen, een bonus of eindejaarsuitkering is dit volgens de Belastingdienst niet en kan daarom dus eigenlijk niet ten laste van de vrije ruimte komen.

De Belastingdienst geeft verder aan dat het gebruikelijk moet zijn dat u dit als eindheffingsloon aanmerkt. De Belastingdienst geeft op haar website aan dat het tot een bedrag van € 2.400 in ieder geval als gebruikelijk wordt gezien.

De praktijk leert dat niet alle belastinginspecteurs er op de zelfde manier mee omgaan. Wilt u dus zekerheid, dan kunt u het beste contact opnemen met uw lokale inspecteur.

Let op! Je kunt de bonussen niet met terugwerkende kracht (in vorige aangiftetijdvakken) onderbrengen in de vrije ruimte. Heb je eenmaal een keuze gemaakt om de bonus bij de werknemer te belasten, dan mag je later in een jaar als duidelijk is dat je vrije ruimte overhoudt niet met terugwerkende kracht de bonus gaan herbenoemen tot eindheffingsloon. Net als onder het oude systeem bepaal je binnen de werkkostenregeling uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken (genietingsmoment) of je de vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte onderbrengt deze als eindheffingsloon in je administratie opneemt.

 

Bril 

Een werknemer krijgt een beeldschermbril of een veiligheidsbril voor gebruik op de werkplek ter beschikking gesteld of vergoed. Indien de werkgever deze soort bril heeft opgenomen in het arboplan is er sprake van een Arbovoorziening en kan deze buiten de vrije ruimte blijven. Ook een zonnebril voor de chauffeur of piloot kan als Arbovoorziening worden aangemerkt.

 

Consumptie

Voor de consumpties op de werkplek, de koffie, cup a soup, koekje of fruit, etc. geldt een nihilwaardering. Het privévoordeel voor de werknemer is minimaal.

Als deze zelfde consumpties onderdeel uitmaken van een (verstrekte) maaltijd op de werkplek, geldt deze nihilwaardering niet. In dat geval moet de werkgever de waarderingsregels voor maaltijden op de werkplek toepassen.

Nihilwaarderingen zijn weliswaar loon maar verbruiken geen vrije ruimte.

Consumpties tijdens dienstreizen zijn gericht vrijgesteld.

 

Cursus, congres en seminar

De kosten die de werkgever maakt voor cursussen, congressen en seminars die de werknemers in het kader van de dienstbetrekking volgen, behoren tot de categorie gerichte vrijstellingen en komen dus niet ten laste van de vrije ruimte.

 

Dienstreizen (tijdelijk verblijfskosten, consumpties, maaltijden)

De tijdelijke verblijfskosten die worden verstrekt of vergoed aan de (ambulante) werknemer zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld en komen dus niet ten laste van de vrije ruimte.

 

Diensttijd- of jubileum uitkeringen(25- en 40-jarig dienstverband)

Eenmalige uitkeringen of verstrekkingen bij 25 of 40 jaar dienstverband bij de werkgever, zijn wel een voordeel uit dienstbetrekking maar zijn vrijgesteld loon als de uitkering of verstrekking niet meer is dan een maandloon. Deze uitkeringen zijn geen werkkosten en kunnen dus onbelast worden verstrekt zonder dat het ten laste van de vrije ruimte gaat.

 

Dienstwoning

Het genot van een ter beschikking gestelde dienstwoning ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking is loon van de werknemer en kan niet worden aangewezen als eindheffingsloon. Het voordeel moet u dus bij de werknemer blijven belasten.

 

Eigen bijdrage

Als je voor verstrekkingen die belast moeten worden een bijdrage van de werknemer vraagt dan wordt het te belasten deel verlaagd met de bijdrage van de werknemer. Het loon kan nooit lager dan nihil worden vastgesteld.

Voorbeeld 'Eigen bijdrage'
Voor fitness niet op de werkplek ontvang je een nota van € 240 per jaar per deelnemer. Als je aan de deelnemende werknemers een eigen bijdrage vraagt van € 140 per jaar, dan wordt een bedrag van € 100 per jaar per deelnemer als loon aangemerkt. Je kunt dit loon belasten bij de werknemer of als 'loon belast bij werkgever' aanmerken.

 

EVC-procedure

EVC is de afkorting van 'Erkenning Verworven Competenties'. Met een EVC-procedure kan worden bepaald welke vaardigheden en kennis de werknemer al heeft ontwikkeld in zijn eerdere baan of opleiding. De kosten zijn gericht vrijgesteld en komen dus niet ten laste van de vrije ruimte.

 

Excursie

De kosten die de werknemer maakt voor een excursie ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, zijn gericht vrijgesteld. Deze vergoeding of verstrekking komt dus ook niet ten laste van de vrije ruimte.

Let op: Een dagje uit naar een pretpark voor de werknemers kwalificeert niet als excursie waarvoor deze gerichte vrijstelling geldt. Er is dan sprake van loon, waarvoor u de keuze kunt maken dit ten laste van de vrije ruimte te brengen.

 

Extraterritoriale kosten (30%-regeling)

De extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst oftewel extraterritoriale kosten, kan de werkgever onder voorwaarden onbelast vergoeden of verstrekken. Er geldt namelijk een gerichte vrijstelling. Deze vergoeding of verstrekking komt niet ten laste van de vrije ruimte.

Onder voorwaarden kan een forfaitaire vergoeding voor extraterritoriale kosten worden gegeven tot maximaal 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekkingen. Ook deze is gericht vrijgesteld.

Indien de werkgever naast de forfaitaire 30%-vergoeding nog andere kosten wegens het tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst aan de werknemer vergoedt, dan is sprake van loon waarvoor u de keuze heeft het ten laste van de vrije ruimte te brengen.

Let op: de kosten voor een internationale school mag de werkgever wel naast de 30%- vergoeding onbelast vergoeden. Voor de kosten voor de internationale school geldt namelijk een gerichte vrijstelling.

 

Feest

De consumpties (hapjes en drankjes) tijdens extern gehouden personeelsfestiviteiten – zoals personeelsfeesten, borrels en recepties– zijn loon. Logischerwijs breng je dit ten laste van de vrije ruimte. Je doet dit dan tegen de factuurwaarde incl. BTW. De werkgever kan het privévoordeel ook belasten bij de werknemer op de loonstrook maar dit zal niet gebruikelijk zijn.

Een ex-werknemer die op het feest komt is fiscaal gezien nog steeds een werknemer en ook die kosten gaan ten laste van de vrije ruimte.

Zakenrelaties en uitzendkrachten zijn niet jouw werknemers. Zijn zij ook bij de festiviteiten aanwezig dan laat je de kosten die op hen betrekking hebben buiten beschouwing. Deze komen dus niet ten laste van de vrije ruimte.

Let op: Organiseer je het feest of de borrel op de werkplek, dan is er sprake van consumpties op de werkplek die op nihil worden gewaardeerd. Alleen een eventuele maaltijd is dan loon en komt ten laste van de vrije ruimte voor het forfaitaire bedrag van € 3,25.

 

Fiets

De verstrekking, vergoeding of ter terbeschikkingstelling van een fiets is een voordeel uit de dienstbetrekking en dus loon. Dit geldt óók als de werknemer de fiets financiert door middel van uitruilen van loon (cafetaria regeling) waarbij uren of brutoloon worden ingeleverd in ruil voor de (vergoeding van de) fiets. De factuurwaarde van de fiets (inclusief btw) is loon. Door de manier waarop de cafetariaregeling is opgesteld komt de vergoeding ten laste van de vrije ruimte. De fiets kan ook belast worden bij de werknemer maar dan heeft de werknemer geen fiscaal voordeel meer.

  • Wanneer de werkgever aan de werknemer een lening verstrekt zodat deze werknemer een fiets kan aanschaffen, geldt dat de werkgever de rente voor deze lening op nihil mag stellen.
    Let op! Een lening moet wel vanuit het netto loon worden afgelost.

    Fietsenstalling

  • Het gebruik (privévoordeel) van de fietsenstalling op het terrein van de werkgever kan op nihil worden gewaardeerd en heeft geen invloed op de vrije ruimte.
 

Fitness

Gebruik van de fitnessruimte op de werkplek is wel een privévoordeel voor de werknemer maar mag op nihil worden gewaardeerd. Dit neemt dus geen vrije ruimte in beslag. Fitness die elders plaatsvindt en dus niet op de werkplek, valt niet onder de nihilwaardering. De vergoeding van bedrijfsfitness is loon en kan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Onder de WKR hoeft het niet meer te gaan om door de werkgever georganiseerde fitness. U mag dus de individuele sportschool van uw medewerker vergoeden.

Let op!
Door de manier waarop de cafetariaregeling is opgesteld heeft u meestal geen andere keuze dan de fitness ten laste van de vrije ruimte te brengen.

 

Fitness noodzakelijk voor de uitoefening van het werk

Voor sommige beroepen is het noodzakelijk dat de werknemer voldoende fit is. Denk aan politie, brandweer e.d. Wordt er in die beroepen fitness buiten de werkplek georganiseerd dan wordt dat ook op nihil gewaardeerd. 

 

Fitness als Arbovoorziening

Ziet een werkgever in zijn risico-inventarisatie en evaluatie risico’s voor de gezondheid van zijn werknemers (bijvoorbeeld RSI) en neemt hij in zijn Arbo-plan een gericht fitnessprogramma op dan valt ook deze fitness onder de nihil waardering voor Arbo-voorzieningen ongeacht waar de fitness plaats vindt. 

 

Fruitmand bij ziekte

Wanneer de werkgever de werknemer een fruitmand bij ziekte geeft, is dit typisch een verstrekking in het kader van sympathie of piëteit uit hoofde van een persoonlijke relatie. Dit is geen loon en valt buiten de werkkostenregeling.

 

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets is voor bijzondere situaties. Met deze toets kan de inspecteur misbruik van de regeling voorkomen. Dat maakt dat de werkkostenregeling niet uitbundig kan worden toegepast. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Maar door de ruime marge van 30% komt het alleen bij uitzonderlijke gevallen tot een toets.

Bij deze toets spelen onder meer de volgende factoren een rol: de waarde en de aard van de verstrekkingen, de hoogte van de vergoedingen en de kring van ontvangers (bijv. DGA’s).

Vergoedingen of verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Naast een algemene kostenvergoeding van € 2.400 per jaar mag je specifieke gebruikelijke vergoedingen of verstrekkingen geven, zoals een vergoeding voor de telewerkplek of een kerstpakket.

De belastinginspecteur moet aantonen dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn. Je kunt dan toelichten waarom de vergoedingen en verstrekkingen toch gebruikelijk zijn.

 

Genietingsmoment

Je verantwoordt al het loon in de loonadministratie op het moment dat het wordt genoten. De volgende genietingsmomenten zijn in de wet benoemd:

  • Het moment waarop het loon wordt betaald;
  • Het moment waarop het loon ter beschikking wordt gesteld;
  • Het moment waarop het loon rentedragend wordt;
  • Het moment waarop het loon vorderbaar en inbaar wordt.

Het moment dat zich het eerste voordoet is bepalend. In de praktijk hebben we het dan meestal over het moment van betalen en het moment van ter beschikking stellen bij loon in natura. Deze regels zijn onder de WKR niet veranderd. De keuze om het loon te belasten bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen maak je uiterlijk op het moment dat het loon fiscaal is genoten. Op die keuze kan en mag niet worden teruggekomen. Het is dus bijvoorbeeld niet mogelijk een eerder in mei genoten en bij de werknemer belaste bonus in december met terugwerkende kracht ten laste van de vrije ruimte te brengen. Het loon is reeds genoten en de keuze om het bij de werknemer te belasten is in mei onherroepelijk.

Tip! Wilt u wel zeker weten dat u geen vrije ruimte onbenut laat? Stel dan het moment van uitbetalen van bonussen zo laat mogelijk in het kalenderjaar.

 

Gerichte vrijstellingen

De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor:

  • Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2013) per zakelijke kilometer.
  • Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking zoals maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. Maar ook maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden mag je als tijdelijke verblijfkosten aanmerken. Het is dus van groot belang goed in beeld te hebben welke tijdelijke verblijfskosten je vergoedt en of verstrekt.
  • Cursussen, congressen, seminars en dergelijke voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer. Studie- en opleidingskosten en outplacement, procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures), vakliteratuur, inschrijving in een beroepsregister wanneer dit wettelijk is erkend of is voorgeschreven vanuit de branche.
  • Zakelijke verhuiskosten.
    Als er sprake is van een zakelijke verhuizing mag je de kosten van het overbrengen van de inboedel verhoogd met een bedrag van maximaal € 7.750 als gerichte vrijstelling aanmerken. De bepaling wanneer er in ieder geval sprake is van een zakelijke verhuizing is wel aangepast. Onder de werkkostenregeling is er in ieder geval sprake van een zakelijke verhuizing als de werknemer binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of overplaatsing zijn reisafstand met ten minste 60% verkleint. Voorwaarde is wel dat de werknemer eerst tenminste 25 km van zijn werk woont.
  • Extraterritoriale kosten (30%-regeling).
  • Noodzakelijkheidscriterium
    Als je het als werkgever noodzakelijk acht dat je werknemer bijv. een computer, smartphone, tablet of gereedschap moet gebruiken voor het werk, kan je dit onbelast vergoeden of verstrekken.
  • Werkplek gerelateerde voorzieningen 
    Een werkgever kan ook een vergoeding geven voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen. Het gaat dan met name om Arbovoorzieningen en hulpmiddelen die ook buiten de werkplek maar wel voor 90% of meer zakelijk worden gebruikt.
  • Vrijstelling voor branche-eigen producten
    Kortingen op aankopen van producten van de werkgever worden gericht vrijgesteld vanaf 2015. Voorwaarden zijn dat de korting per product niet meer is dan 20% en de totale korting per jaar niet meer dan € 500 bedraagt
 

Geschenk bij persoonlijke feestdag

Het geschenk ter gelegenheid van een persoonlijke feestdag van de werknemer (bijvoorbeeld een verjaardagscadeau, huwelijk of geboorte) kan de werkgever onbelast verstrekken als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • Het geschenk is geen geld of waardebon.
  • De factuurwaarde (inclusief btw) van het geschenk is maximaal € 25,00.
 

Geschenk aan derden/uitzendkrachten

Geschenken aan derden, dus niet aan de eigen werknemers, maar aan bijvoorbeeld zakenrelaties of uitzendkrachten, zijn intermediaire kosten. Deze verstrekking is geen belast loon en valt dus buiten de werkkostenregeling.

Let op! Voor geschenken aan derden, zoals uitzendkrachten en zakenrelaties geldt ook vanaf 2015 een andere regeling. De verstrekker van het geschenk kan de belasting voor zijn rekening nemen in de vorm van eindheffing (45% tot € 136 of 75% over het gehele bedrag indien meer dan € 136). Deze optionele eindheffing neemt u dan op in de loonaangifte onder de rubriek 'Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard'.

 

Huisvesting & inwoning

In het kader van de met de invoering van de werkkostenregeling beoogde vereenvoudiging is een waarderingsvoorschrift opgenomen voor huisvesting of inwoning op de werkplek, anders dan het gebruik van de dienstwoning.

Is er sprake van huisvesting of inwoning, dan wordt dit gewaardeerd op een vast bedrag van € 5,40 ( € 2014 5,35) per dag per werknemer. Het gaat hier om huisvesting waar de werknemer woont en werkt. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij een agrarisch bedrijf waar de werknemer woont en werkt, of bij een matroos die woont op het schip.

Maar voor het personeel dat op de werkplek slaapt omdat het onmogelijk is om thuis te gaan slapen, wordt de waarde op nihil gewaardeerd. Een voorbeeld in het personeel van een boorplatform of personeel dat wachtdienst loopt in een ziekenhuis. Zij kunnen op dat moment immers geen gebruik maken van hun eigen huisvesting, terwijl de kosten daarvoor wel doorlopen.

 

Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die weliswaar door de werknemer worden gemaakt, maar in feite kosten zijn die bij de werkgever thuis horen. Bijvoorbeeld:

  • Representatievergoedingen voor een etentje met klanten;
  • Parkeerkosten en de kosten voor de autowasstraat voor de auto van de zaak;
  • Kosten voor het cadeau voor een jubilerende collega die een medewerker heeft voorgeschoten.
 

Internet thuis

Kun je in redelijkheid aannemen dat je werknemer een internetaansluiting voor zijn werk nodig heeft (zoals bijv. bij een verplichte thuiswerkdag) dan kun je de kosten van de internetaansluiting thuis onder het noodzakelijkheidscriterium brengen waardoor de vergoeding of verstrekking gericht vrijgesteld is en niet ten laste van de vrije ruimte komt. Wil je niet de hele rekening betalen? Dan kun je nog steeds een eigen bijdrage voor privé gebruik vragen. Die moet dan wel uit het nettoloon worden betaald. Tip: Leg goed vast dat je het nodig vindt dat je werknemer over een internetaansluiting beschikt en aan welke eisen minimaal voldaan moet worden.

 

Kerstpakket / Sinterklaas / Pasen

Een geschenk wordt gewaardeerd op de factuurwaarde (inclusief btw) en kan ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Belasten bij de werknemer is ook mogelijk, maar waarschijnlijk niet gewenst.

 

Kinderopvang

De fiscale waarderingsnorm per uur genoten kinderopvang geldt alleen wanneer je als werkgever kinderopvang in de zin van de Wet Kinderopvang op de werkplek organiseert. Er moet sprake zijn van dusdanige kinderopvang dat de werknemer voor deze kinderopvang ook kinderopvangtoeslag zou kunnen vragen.

Er wordt een vast bedrag per uur dat kinderopvang is genoten in aanmerking genomen. Hierbij wordt verwezen naar de Wet Kinderopvang. Indien je kinderopvang verstrekt die buiten de werkplek plaatsvindt, wordt de kinderopvang gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer. Dit zal in de regel - je koopt de kinderopvang in bij een derde - neerkomen op het bedrag dat de derde in rekening brengt.

 

Kleding 

Het privévoordeel van ter beschikking gestelde werkkleding wordt op nihil gewaardeerd. Aan de definitie van werkkleding is onder de WKR niets veranderd. Voor de volgende kledingcategorieën mag u de nihilwaardering toepassen:

  • kleding, die de werkgever ter beschikking stelt en uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen (voorbeeld; uniformen, sloof van de horecamedewerker, doorwerkjas in de bouw, schort van een slager);
  • kleding, die de werkgever ter beschikking stelt en die aantoonbaar achterblijft op de werkplek;
  • arbokleding, die wordt verstrekt of ter beschikking gesteld op grond van een arboplan;
  • kleding die tijdens het werk wordt gedragen met een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo van ten minste 70 cm2 per kledingstuk.
  1. Reinigingskosten kleding
    Is op de kleding een nihilwaardering van toepassing, dan volgt de vergoeding van reinigingskosten de nihilwaardering en komt deze dus niet ten laste van de vrije ruimte.
 

Laptop, tablet, smartphone

Vanaf 2015 kunnen deze zaken onder voorwaarden onder het noodzakelijkheidscriterium vallen en gericht zijn vrijgesteld.

 

Leningen

Als je een lening verstrekt aan de werknemer is er meestal sprake van een rentevoordeel. Dit rentevoordeel is loon in natura. Je moet het voordeel bepalen op de waarde in het economisch verkeer (wat is de marktrente voor een vergelijkbare lening).

De rente die je berekent aan de werknemer mag je van het loon in natura aftrekken. Het uiteindelijke loon kan nooit lager dan nihil zijn.

Personeelsleningen voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter zijn vanaf 2011 vrijgesteld als je gebruik maakt van de werkkostenregeling. De waarde van het rentevoordeel wordt op nihil gesteld.

Het rentevoordeel van leningen die worden gebruikt voor financiering van de eigen woning is altijd loon voor de werknemer en dus altijd belast op de loonstrook. 

 

Maaltijden

  • Privé
    Neemt de werkgever op welke wijze dan ook de kosten van een maaltijd die op de werkplek wordt genuttigd en niet meer dan 10% zakelijk is voor zijn rekening, dan is er sprake van loon. Omdat het niet praktisch is om voor elke werknemer de waarde van een maaltijd bij te houden, geldt hiervoor een forfaitaire waardering van € 3,25. Een eigen bijdrage van de werknemer mag hierop in mindering worden gebracht. De uiteindelijke waarde mag u ten laste van de vrije ruimte brengen.
  • Zakelijk
    Vergoedt u de kosten van een maaltijd buiten de werkplek en is er sprake van meer dan 10% zakelijkheid, zoals tijdens dienstreizen, dan geldt een gerichte vrijstelling.
  • Vergaderlunches, werklunches
    De kosten die de werkgever maakt omdat de werknemers tijdens de lunch op kantoor vergaderen zijn gericht vrijgesteld en komen niet ten laste van de vrije ruimte.
  • Overwerk en koopavonden
    De verstrekking of vergoeding van maaltijden voor werknemers die moeten werken tijdens koopavonden of voor werknemers die overwerken zijn gericht vrijgesteld en komen niet ten laste van de vrije ruimte.
 

Nihil-waarderingen

De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura mag je als nihil waarderen:

  • Voorzieningen op de werkplek (vaste computer, kopieerapparaat en de vaste telefoon)
  • Consumpties op de werkplek Het gaat om verstrekkingen van consumpties en niet om vergoedingen. Het maakt hierbij niet uit welke consumpties worden verstrekt. Koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek zijn voorbeelden van consumpties op de werkplek die je tegen nihil mag waarderen.
  • Uniformen, werkkleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die aantoonbaar op het werk achterblijft. En de kleding die is voorzien van een of meerdere logo's met een gezamenlijke grootte van minstens 70 cm² per kledingstuk. Hier geldt de nihil waardering alleen als de kleding ter beschikking wordt gesteld.

    De kosten van het reinigen van werkkleding volgen de kleding. Als er sprake is van echte werkkleding (uniformen, overalls e.d.) en de werknemer krijgt een vergoeding voor het reinigen van de kleding dan blijft deze vergoeding ook buiten de heffing en komt dus niet ten laste van uw vrije ruimte van 1,2%. Is de kleding werkkleding omdat deze aantoonbaar op de werkplek achterblijft, dan moet de kleding ook door de werkgever worden gereinigd. Neemt de werknemer desondanks die kleding mee naar huis om daar te reinigen dan wordt zowel de waarde van de kleding als de vergoeding voor het reinigen in de heffing betrokken en kan, als je daarvoor kiest, ten laste van de vrije ruimte komen.

    Voorbeelden van kleding die wel geacht wordt uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt te zijn om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen, zijn volgens de toelichting van het Ministerie van Financiën onder meer het uniform van de politieagent, brandweerman, piloot, militair en stewardess, maar ook de sloof van een medewerker in de horeca, het jasschort van de slager en de doorwerkjas in de bouw.
  • Bedrijfsfitness op de werkplek.
  • Ov-jaarkaart en Voordeelurenkaart. Voorwaarde voor de waardering op nihil is dat het aannemelijk is dat deze kaart mede wordt gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer.
  • Huisvesting en inwoning (inclusief de verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking (werknemer woont elders).Het personeel dat slaapt op de werkplek omdat het niet mogelijk is om thuis te gaan slapen.Een voorbeeld is het personeel van een boorplatform of personeel dat wachtdiensten loopt in het ziekenhuis. Zij kunnen op dat moment immers niet gebruikmaken van hun eigen huisvesting, terwijl de kosten daarvoor doorlopen.
  • De renteloze personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, een elektrische fiets of elektrische scooter koopt.
 

Noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium is een open norm die ervan uitgaat dat hetgeen een werkgever in het kader van zijn bedrijfsvoering aan voorzieningen noodzakelijk acht, aan de werknemer kan worden verstrekt of vergoed zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het privévoordeel van de werknemer. Noodzakelijk mag worden uitgelegd als “nodig geacht”. Kun je dus in redelijkheid aannemen dat je medewerker een tablet voor het werk nodig heeft dan kun je die onbelast laten. Met een eventueel privé voordeel en mate van zakelijk gebruik hoef je dus geen rekening te houden. Vanzelfsprekend moet de tablet wel voor het werk worden gebruikt. Dat een werkgever het nodig acht dat de telefoon, tablet of laptop wordt verstrekt moet blijken uit het feit dat de werkgever bepaalt en betaalt. Bepaalt wil zeggen dat de werkgever bepaalt of het nodig is en zo ja, welke telefoon, tablet of laptop het dan moet zijn. Betaalt wil zeggen dat de werkgever de volledige kosten voor zijn rekening neemt. Wordt er dus loon uitgeruild in het kader van een cafetariamodel voor een tablet, telefoon of laptop dan kan geen beroep worden gedaan op het noodzakelijkheidscriterium. Overigens mag je als werkgever nog wel een bijdrage voor privé gebruik vragen. Deze moet dan worden betaald uit het nettoloon.

Let op!
Het noodzakelijkheidscriterium is voorlopig alleen geïntroduceerd voor gereedschappen en voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur.

 

Opleidingskosten

De vergoeding van de kosten die de werknemer maakt voor het volgen van een opleiding ter verwerving van inkomen is gericht vrijgesteld en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

 

Outplacement

Vergoeden of verstrekken van outplacement is gericht vrijgesteld en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

 

OV-jaarkaart

Het maakt verschil of de werkgever een OV-jaarkaart ter beschikking stelt of vergoedt aan de werknemer.

  • Ter beschikking stelling OV-jaarkaart
    Wanneer de werkgever aan de werknemer een OV-jaarkaart ook voor woon-werkverkeer en dienstreizen ter beschikking stelt, geldt een nihil-waardering. Van belang is dat bijvoorbeeld bij einde dienstverband, verhuizing of beschikking over een auto van de zaak, de werknemer de OV-jaarkaart weer bij de werkgever moet inleveren.
  • Vergoeding OV-jaarkaart
    Het vergoeden van een OV-jaarkaart is onder de WKR een ingewikkelde materie. Wij publiceren hieronder de nagenoeg letterlijke tekst van het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst:

    Of deze vergoeding onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die de werknemer met het abonnement maakt. Deze kosten kun je op 2 manieren bepalen:
    • Je maakt met de werknemer een afsrpaak over nacalculatie
    • je maakt de kosten van zakelijk gebruik aannemelijk

    Je maakt met de werknemer een afspraak over nacalculatie
    Binnen 1 maand na het einde van de geldigheid van het ov-abonnement bepaal je met nacalculatie samen met de werknemer het zakelijke gebruik van het abonnement. Zijn de kosten van het zakelijke gebruik minder dan de vergoeding die je de werknemer hebt betaald, dan moet de werknemer het verschil terugbetalen. Je kunt ook met de werknemer afspreken dat een eventueel resterend bedrag loon is voor de werknemer. Je mag dit loon ook ten laste van de vrije ruimte brengen.

    Voorbeeld 1
    Je vergoedt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. De vergoeding van de ov-jaarkaart is dan volledig onbelast.

    Voorbeeld 2
    Je vergoedt een ov-jaarkaart van € 6.000. De prijs van de zakelijke reizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. De vergoeding van de ov-jaarkaart is dan voor € 4.000 onbelast en voor € 2.000 belast loon van de werknemer. Maar je mag dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.

    Je maakt de kosten van het zakelijke gebruik aannemelijk
    De vergoeding is alleen onbelast als je aannemelijk kunt maken dat de kosten van de zakelijke reizen ten minste even groot zijn als de kosten van het ov-abonnement. Voor het aannemelijk maken van deze kosten mag je de volgende methoden gebruiken:
    • Je maakt met de werknemer een afspraak over nacalculatie
    • Je maakt de kosten van zakelijk gebruik aannemelijk.
 

Parkeren

Het privévoordeel van het gebruik van de parkeergarage op het terrein van de werkgever wordt op nihil gewaardeerd.

  • Parkeerkosten of een vergunning met auto van de zaak De vergoeding van de parkeerkosten, of de vergunning die de werknemer heeft met een auto van de zaak zijn intermediaire kosten. De parkeerkosten vallen daarom volledig buiten de werkkostenregeling.
  • Parkeerkosten of een vergunning met eigen vervoermiddel Deze parkeerkosten moeten bij de € 0,19 per kilometer vergoeding zijn inbegrepen. Indien er een extra vergoeding voor parkeerkosten wordt gegeven is er sprake van loon. Je kunt dit bij de werknemer belasten of ten laste van de vrije ruimte brengen.
 

Personeelskorting-Producten eigen bedrijf

Kan een werknemer met korting producten van de werkgever kopen dan is er sprake van loon, deze kunnen  zijn gericht vrijgesteld onder de voorwaarden dat de korting per product niet meer is dan 20% en de totale korting per jaar niet meer dan € 500 bedraagt.

 

Personeelsvereniging

Als je als werkgever een bijdrage betaald in de personeelsvereniging dan is deze bijdrage geen loon voor de werknemers en valt buiten de werkkosten regeling . Je mag als werkgever niet meer bijdrage dan de werknemers doen.

Als aan de boven genoemde bijdrage (max) wordt voldaan  dan  zijn de zaken die door de pv bekostigd worden vrijgesteld.

 

Reiskosten

Reiskosten voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer zijn tot € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld. De werknemer moet dan wel reizen met een eigen vervoermiddel. Voor vervoer per taxi, vliegtuig, openbaar vervoer of schip kunnen de werkelijke kosten worden vergoed. Parkeer-, veer- en tolgelden moeten bij de reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer zijn inbegrepen. Wanneer de werkgever de werknemer een extra vergoeding voor deze kosten geeft, heeft de werkgever de keuze om deze te belasten bij de werknemer, of ten laste van de vrije ruimte te brengen.

Tip:
De salderingsregeling voor reiskosten kun je ook onder de werkkostenregeling nog toepassen.

Reiskosten bij vervoer per schip, taxi of vliegtuig
De vergoeding van de werkelijk kosten van reizen per schip voor woon-werkverkeer of dienstreizen geldt als gerichte vrijstelling.

 

Schade aan persoonlijke eigendommen tijdens werktijd

Vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken van de werknemer zijn geen werkkosten. Deze vergoedingen of verstrekkingen kunnen onbelast gegeven worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan schade aan kleding van een werknemer. Voorwaarde hierbij is dat de schade of het verlies moet zijn ontstaan door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking.

 

Studiereizen

Voor studiereizen geldt een gerichte vrijstelling.

Let op: het moet plaatsvinden ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Een plezierreis naar Rome voor de werknemers kwalificeert niet als studiereis waarvoor de gerichte vrijstelling geldt.

 

Telefoon thuis

Vergoed je de kosten voor een telefoonaansluiting thuis, of staat het abonnement op naam van de werkgever, dan is er onder de WKR altijd sprake van loon. Het maakt niet uit of de werknemer de vaste telefoon thuis voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. De factuurwaarde of de vergoeding is loon. Je kunt dit wel ten laste van de vrije ruimte brengen.

 

Uitruil

Ook onder de werkkostenregeling blijft het mogelijk belaste looncomponenten uit te ruilen voor onbelaste of fiscaal vriendelijk belaste beloningen. De uitruil voor reiskosten kan blijven bestaan omdat reiskosten onder de werkkostenregeling als een gerichte vrijstelling worden aangemerkt.

Let op!
Een verlaging van het brutoloon of het uitruilen van andere looncomponenten, zoals vrije dagen of eindejaarsuitkering, zijn geen eigen bijdrage van de werknemer. Alleen een netto eigen bijdrage van de werknemer verlaagt de fiscale waarde van de verstrekking door de werkgever. In het geval van uitruil zijn er twee gescheiden afspraken die je maakt met de werknemer:

  • De vergoeding of verstrekking (bijvoorbeeld een fiets of de vakbondscontributie) en is altijd belast loon;
  • Een tijdelijke aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. (bijvoorbeeld: verlaging van eindejaarsuitkering)
 

Vakbondscontributie

De vergoeding van vakbondscontributie (ook bij uitruilen/cafetariaregeling) is loon onder de WKR. Je kunt het ten laste van de vrije ruimte brengen.

Let op!
Gelet op de manier waarop veel cafetaria- of uitruilmodellen zijn opgesteld heeft u meestal geen andere keuze dan de vergoeding van vakbondscontributie ten laste van de vrije ruimte te brengen.

 

Vakliteratuur

De kosten voor vakliteratuur zijn gericht vrijgesteld.

 

Vaste kostenvergoeding

Voor een daggeldvergoeding of vaste onkostenvergoeding per periode gelden iets andere fiscale eisen dan onder het oude regime van vergoedingen en verstrekkingen. Meestal bestaan vaste (daggeld)vergoedingen uit intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen. Je mag een vaste vergoeding echter alleen maar aanwijzen als intermediaire kosten en/of gerichte vrijstelling als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • de kosten zijn per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang gespecificeerd;
  • en je hebt een steekproefsgewijs onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten gedaan.

Let op!
Als je al eerder een kostenonderzoek heeft gedaan ben je niet verplicht een nieuw onderzoek te doen als de feiten en omstandigheden niet zijn gewijzigd.

 

Verhuiskosten, zakelijk

De werkgever kan een maximale vrije verhuiskostenvergoeding geven ter grootte van de werkelijke kosten van het overbrengen van de inboedel, vermeerderd met een bedrag van maximaal € 7.750 voor zogenoemde herinrichtingskosten. Dit is een gerichte vrijstelling en komt dus niet ten laste van de vrije ruimte.

Let op: voorwaarde voor toepassing van de verhuiskostenregeling is dat de verhuizing een zakelijke reden heeft. Volgens de Uitvoeringsregeling LB 2011 is in ieder geval sprake van een zakelijke verhuizing, wanneer:

  • de verhuizing plaatsvindt binnen twee jaar na de aanvaarding van de nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing binnen de bestaande dienstbetrekking;
  • door de verhuizing de afstand tussen de woning van de werknemer en de plaats van de dienstbetrekking met ten minste 60% is verkleind;
  • en de 'oude' woon-werkafstand was ten minste 25 kilometer.

    Tip: Het is van belang dat de werkgever de factuur van de overbrenging van de inboedel in de administratie bewaart.
 

Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Onder het regime van de WKR kennen we geen belastingvrije vergoedingen of verstrekkingen meer. De wetgever ziet de VOG niet als intermediaire kosten. Het is immers de werknemer die de VOG aanvraagt en moet overleggen. Er is ook geen gerichte vrijstelling voor. De vergoeding van de kosten van een VOG is dus loon en kan wel ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

 

Verplicht loon voor de werknemer

  • Auto van de zaak, fiscale bijtelling privévoordeel;
  • Ambtswoning;
  • Boetes.

Let op! Logischerwijze belast je ook het vast overeengekomen loon bij de werknemer. Je kunt het vast overeengekomen loon echter wel wijzigen en uitruilen voor looncomponenten die voor de werknemer op een vriendelijker manier worden belast.

 

Verstrekken, ter beschikking stellen of vergoeden

In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk. In bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als je ze ter beschikking stelt (voorbeeld: kleding). Maar als je echte werkkleding vergoedt of verstrekt omdat de Arbeidsomstandighedenwet dit voorschrijft, zoals een paar veiligheidsschoenen, dan kan dit wel onbelast.

 

Vrijgesteld loon (artikel 11 loonbelasting 1964)

Vrijgesteld loon is niet een gerichte vrijstelling. Bij vrijgesteld loon hebben we het over loon wat al sinds jaar en dag is vrijgesteld in artikel 11 van de Wet loonbelasting 1964. Onder de WKR is daar geen verandering in gekomen.

Onder vrijgesteld loon vallen:

  • vrijgesteldeaanspraken (zie aanspraak op…)
  • vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (zie bijvoorbeeld diensttijd en jubileumuitkeringen)
  • vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken ( zie schade)
  • uitkeringen of verstrekkingen uit een fonds waarin de werkgever de afgelopen vijf jaren niet meer heeft bijgedragen dan de werknemers
     
 

Werkplek

Een werkplek is elke plaats die gebruikt wordt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor je als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Dit kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie. Een werkplek is bijvoorbeeld: het bureau, een kamer, een kantoortuin, de lopende band, een fabriekshal, de keuken, de vergaderzaal, een bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein, bij een vrachtwagenchauffeur de cabineruimte van een vrachtwagen, voor een conducteur of machinist de trein, enzovoorts. GEEN werkplek is een werkruimte in een woning, woonboot, vakantiewoning of woonwagen van de werknemer. Hier is de werkgever immers niet verantwoordelijk voor de Arbovoorzieningen.