Vergoedingen
woon-werkverkeer

Voor woon-werkverkeer met vergoeding voor overige zakelijke kilometers

Bij vergoedingsregelingen is het denkbaar dat vergoedingen voor woon-werkverkeer lager (of hoger) zijn dan de maximaal onbelast te mogen vergoeden € 0,19 per kilometer, terwijl tegelijkertijd vergoedingen voor andere zakelijke reizen fiscaal juist bovenmatig zijn (of lager) zijn dan € 0,19 per kilometer.

 

Variabele kilometervergoedingen

Bij variabele kilometervergoedingen mag u per werknemer het gemiddelde nemen van de betaalde kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,19 per kilometer. Het is in zo'n geval niet zonder meer mogelijk om de fiscale ruimte en de fiscale bovenmatigheid met elkaar te compenseren. De belastingheffing sluit immers aan bij de feiten.

Een werkgever kan evenwel, zo nodig in overleg met zijn werknemers, nader vastleggen, dat voor zover bepaalde reiskostenvergoedingen in het kalenderjaar of in een loontijdvak fiscaal bovenmatig zijn, ze mede strekken tot vergoeding van reiskosten die de werkgever in zoverre nog wel aanvullend belastingvrij kan vergoeden.

Hij kan dit bijvoorbeeld vastleggen via een addendum bij de (collectieve) arbeidsovereenkomst of de toepasselijke vergoedingsregeling. In dat geval kunnen eventuele bovenmatigheden wél worden toegerekend aan andere zakelijke kilometers in het kalenderjaar of het loontijdvak. Op deze wijze worden de kilometers met de verschillende vergoedingen gesaldeerd.

 

Tijdstip van saldering

Na saldering kan eventueel een bovenmatig gedeelte resteren. De heffing moet dan in beginsel plaatsvinden over het tijdvak waarop de vergoeding betrekking heeft. De werkgever mag (het is dus niet verplicht) de heffing respectievelijk saldering uitstellen. De werkgever moet die keuze dan in zijn loonadministratie controleerbaar vastleggen. De saldering kan ook nog plaatsvinden als de werkgever gedurende het kalenderjaar al (een gedeelte van) de reiskostenvergoeding heeft belast. In voorkomende gevallen kan dit leiden tot negatief loon.

De heffing respectievelijk saldering moet uiterlijk plaatsvinden in de maand december van het kalenderjaar. Als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar eindigt, dan moet de werkgever uiterlijk in de kalendermaand die volgt op de kalendermaand waarin de dienstbetrekking eindigt de loonheffing inhouden.

 

Voorbeeld van tijdstip van saldering

Een werknemer krijgt in een kalenderjaar van zijn werkgever een reiskostenvergoeding van in totaal € 2200, bestaande uit:

  • een vergoeding voor 10.000 woon-werkkilometers x € 0,08 per kilometer = € 800; en
  • een vergoeding voor 5.000 kilometers wegens dienstreizen x € 0,28 = € 1.400

Als de reiskostenregeling niet voorziet in een salderingsmogelijkheid, moet de werkgever in ieder tijdvak het bovenmatige bedrag van de vergoeding voor de dienstreizen in de heffing betrekken. In dit voorbeeld € 450, (5.000 km x (€ 0,28 - € 0,19))

Als de reiskostenregeling wel in een salderingsmogelijkheid voorziet, mag de werkgever de heffing echter uitstellen (dat is niet verplicht). De heffing respectievelijk saldering moet uiterlijk plaatsvinden in de maand december. Saldering leidt dan tot het volgende resultaat: totale reiskostenvergoeding € 2.200,-/totaal aantal kilometers 15.000 = gemiddelde vergoeding per km van € 0,15 per kilometer.

Oftewel, na saldering van de kilometers en de vergoeding is de totale reisvergoeding onbelast. Indien de werkgever het ''bovenmatige'' gedeelte van € 0,09 van de dienstreiskilometers reeds bij de werknemer heeft belast (in totaal 5.000 km x € 0,09 = € 450), mag de werkgever uiterlijk in december in zijn loonadministratie als negatief loon opnemen: € 450. Hij boekt dit dan in als negatief bedrag in Kolom 9: loon in geld, uitsluitend voor de loonheffing, van de loonstaat.