Altijd
een vergoeding
per kilometer

Altijd een vergoeding van € 0,19 per kilometer

De regeling biedt mogelijkheid om voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter een vaste vrije vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject.

 

Hoogte vaste vergoeding

De hoogte van de vaste vergoeding kunt u baseren op het aantal keren in een jaar dat een werknemer zijn zakelijke trajecten vermoedelijk aflegt en de lengte van die trajecten. De vergoeding moet worden aangepast als de omstandigheden wijzigen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken.

 

Praktische regelingen vaste reiskostenvergoeding

Er zijn 2 zogenaamde 'Praktische regelingen' om het voor de werkgever praktischer te maken voor werknemers, met een min of meer vaste arbeidsplaats, eenvoudig een vaste vrije vergoeding voor reiskosten vast te stellen. Dit laat uiteraard onverlet dat met de inspecteur binnen de wettelijke kaders een specifieke regeling kan worden afgesproken. Het blijft uiteraard ook mogelijk voor een werkgever om niet uit te gaan van deze regeling en individueel op declaratiebasis een hogere onbelaste vergoeding aannemelijk te maken

 

Vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie

Als de werkgever en werknemer een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie overeenkomen, kunnen zij daarbij desgewenst een aanvullende vrije vergoeding afspreken voor het geval dat de werknemer meer kilometers dan berekend heeft afgelegd. De overeenkomst moet evenwel een terugbetalingsverplichting bevatten of voorzien in het (alsnog) als loon in aanmerking nemen van een geconstateerde bovenmatigheid. Hierbij geldt als voorwaarde dat de nacalculatie (met de eventuele bijbehorende gevolgen) plaatsvindt aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt.

 

Bij een vaste vergoeding volgens de navolgende praktische regeling hoeft geen nacalculatie plaats te vinden (tenzij de totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, meer bedraagt dan 150 km). Dit betekent enerzijds dat als een vergoeding volgens de voorwaarden van deze regeling is toegekend, er niet achteraf een gedeelte daarvan tot het loon hoeft te worden gerekend. Anderzijds brengt de toepassing van de praktische regeling zonder nacalculatie mee dat er geen ruimte bestaat voor aanvullende declaratie voor extra reizen naar de des betreffende bestemming(en).

 

Praktische regeling 1: naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reizen.

Als een werknemer op jaarbasis doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, kan een werkgever de zogenaamde ruimere methode toepassen , aan de hand van de volgende factoren kan er een vaste vrije vergoeding van reiskosten worden bepaald:

  1. Aantal reguliere werkdagen per jaar: 260;
  2. Er wordt uitgegaan van 214 werkdagen in verband met kortstondige afwezigheid (incidenteel thuiswerken, vakantie,verlof en ziekte):
  3. De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats. Hierdoor kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken. ( 60 % van 214 werkdagen) met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de 214 dagen (fulltime)
  4. De totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, bedraagt maximaal 150 kilometer per dag. Zie voor langere reisafstanden hierna. De toegestane vrije vaste vergoeding voor reiskosten is dan op jaarbasis: (260 - 46) x factor c x € 0,19 x aantal kilometers. ( c = de factor dat er minder dan 5 dagen per week wordt gewerkt)

De toegestane vaste vrije vergoeding per maand of per week is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door respectievelijk 12 maanden of 52 weken.

 

Praktische regeling 2: doorgaans reizen naar een vaste arbeidsplaats

Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij de desbetreffende arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk tenminste 36 weken (70% x 52 weken) zal bezoeken. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar eindigt, mag worden uitgegaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt.

Een werknemer die bijvoorbeeld in oktober (week 41) met pensioen gaat, heeft in dat jaar een dienstverband van 40 weken. Als hij in die 40 weken vermoedelijk minimaal 28 weken naar dezelfde arbeidsplaats zal reizen, reist hij op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats.

 

Deeltijd

Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, kan deze praktische regeling naar evenredigheid worden toegepast. Als een werknemer in deeltijd bijvoorbeeld doorgaans drie dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, dient de uitkomst van de berekening met factor 0,6 (3/5) te worden vermenigvuldigd.

 

Langere reisafstanden

Voor reisafstanden van (heen en terug) meer dan 150 kilometer per dag geldt als voorwaarde dat een nacalculatie plaatsvindt; zie hiervoor, onder vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie.

 

Voorbeeld 1

Werknemer A reist 5 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 36 km (18 km enkele reis). Op jaarbasis is dan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toegestaan van: (260 - 46) x 36 x € 0,19 = € 1.464, ofwel € 122 per maand of € 28,15 per week.

 

Werknemer B reist op jaarbasis doorgaans naar zijn werk te R. De enkele reisafstand naar R is 18 km. Op 1 dag per week werkt hij thuis en elke derde week reist hij één dag voor een vergadering naar arbeidsplaats Z:

  • In week 1 reist hij 4 dagen naar zijn werk te R (de werknemer reist niet op de dag dat hij thuis werkt).
  • In week 2 idem.
  • In week 3 reist hij 3 dagen naar zijn werk te R en 1 dag naar zijn werk te Z.

Voor het reizen naar R is een vaste vergoeding volgens deze praktische regeling (2) mogelijk omdat werknemer B doorgaans naar R reist. Hij reist 2/3 van de weken 4 dagen per week en 1/3 van de weken 3 dagen per week naar R. In dit geval is op jaarbasis een onbelaste vaste reiskostenvergoeding toegestaan van (2/3 x 4/5 x € 1.464) + (1/3 x 3/5 x € 1.464) = € 780,80 + €292,80 = € 1.073,60.

Voor de reizen naar Z is geen vaste vergoeding volgens deze praktische regeling mogelijk omdat werknemer B op jaarbasis niet doorgaans naar Z reist. Wel is voor de totale reisafstand naar Z een onbelaste kilometervergoeding op declaratiebasis of een vaste vergoeding met nacalculatie mogelijk, naast de toepassing van de praktische regeling voor de reizen naar R. Het is ook mogelijk om voor alle reizen te kiezen voor een vergoeding op declaratiebasis of voor een vaste vergoeding met nacalculatie (zie hiervoor, onder vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie).

 

Voorbeeld 3

Werknemer C reist 4 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 168 km (84 km enkele reis). Zijn werkgever betaalt hem per periode van 4 weken een reiskostenvergoeding van 4/52 x 4/5 x (260 - 46) x 168 x € 0,19 = € 420,36. Op het moment dat een nieuwe periode van 4 weken begint kan de werknemer wegens ziekte drie weken niet werken. In de vierde week reist hij achtereenvolgens op 7 dagen naar zijn werk. Daarna eindigt de dienstbetrekking.

In dit geval is een vaste vrije vergoeding voor reiskosten mogelijk. Maar omdat de totale reisafstand per dag meer bedraagt dan 150 kilometer is nacalculatie verplicht. Over een periode van 8 weken heeft de werknemer 2 x € 420,26 = € 840,72 ontvangen. Hij is in deze periode 23 keer naar zijn werk gereisd. Op basis van zijn werkelijke reizen is een vrije vergoeding mogelijk van 23 x 168 x € 0,19 = € 734,16. Hierom moet de werknemer het verschil van € 106,56 aan zijn werkgever terugbetalen, ofwel moet de werkgever dit bedrag tot zijn loon rekenen.

 

Kortstondige afwezigheid

Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid is te verwachten. Voor wat betreft ziekte wordt aangesloten bij de 6-wekentermijn in het kader van de Wet verbetering poortwachter. Een werkgever mag een onbelaste reiskosten-vergoeding doorbetalen tijdens kortstondige afwezigheid.

Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de vaste reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel.