Onbelaste vergoeding
voor zakelijke
kilometers

Onbelaste vergoeding zakelijke kilometers

Werkgevers kunnen hun werknemers een onbelaste vergoeding geven voor alle zakelijke kilometers van maximaal € 0,19 per kilometer over de volledige reisafstand die de werknemer aflegt. Dit ongeacht het vervoermiddel, auto, motorfiets, fiets, openbaar vervoer, te voet, etc. Hierbij kwalificeren ook de woon-werkkilometers als zakelijke kilometers.

 

Geen wettelijk onderscheid

Er is dus geen wettelijk onderscheid tussen regelmatig woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen. De € 0,19-normering geldt overigens voor vergoedingen en verstrekkingen tezamen. Hou, met het bepalen van de afstand ook rekening met de manier waarop wordt gereisd. De wijze van vervoer kan tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan afwijken van de reisafstand met de fiets of met de trein.

De werkgever moet de reisafstand in redelijkheid aannemelijk kunnen maken. De 'beperking' van € 0,19 geldt niet voor de afstand die wordt afgelegd met boot, vliegtuig of taxi. Voor die manier van reizen en over die afstand mag u altijd de werkelijke kosten vergoeden.

 

Privé kilometers

Uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen) mag de werkgever niet onbelast vergoeden. Rijdt een werknemer echter, tussen de middag naar huis om te gaan eten, dan mag u dat wel onbelast vergoeden.

 

Tol- en veergelden

Onder de € 0,19-normering vallen alle kosten die "verband houden met" vervoer. Dit geldt ook voor tol- en veergelden. In dat geval tellen, wat betreft de veergelden, de vaarkilometers mee als reisafstand.

 

Eindheffing

Onder de Werkkostenregeling heeft  de werkgever de keuze om bovenmatige vergoeding  te belasten bij de werknemer of deze ten laste van de vrije ruimte te brengen.

 

Verstrekking en vergoeding parkeergelegenheid

Onder de  werkkostenregeling . wordt alleen het gebruik van de parkeerplaats op de werkplek op nihil gewaardeerd. De parkeerplaats moet tot het bedrijfsterrein van de werkgever behoren. Een nabij gelegen parkeergarage of parkeerplek voldoet niet aan dat criterium.

 

Openbaar vervoer

Wordt per openbaar vervoer gereisd dan mag een werkgever er voor kiezen om de werkelijke kosten vrij te vergoeden. Dan moet hij de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden, de werknemer overhandigt u de vervoerbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn.. De werkgever hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet de werkgever wél, als hij een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer.

 

OV chipkaart

Van de gebruiker van de ov-chipkaart bewaart u de overzichten waarin de transacties (reisbewegingen) met de ov-chipkaart staan.

 

Vervoer vanwege de werkgever (inhoudingsplichtige)

Bij zogenoemd vervoer vanwege de werkgever geldt een bijzondere regeling. Hierbij is de € 0,19-normering niet van toepassing. De verstrekking, in redelijkheid, van vervoer vanwege de werkgever is onbelast. Van vervoer vanwege de werkgever is sprake als een werkgever het vervoer van de werknemer organiseert, bijvoorbeeld door hem thuis op te (laten) halen en weer terug te brengen, door een fiets ter beschikking te stellen, door aan de werknemer vervoerbewijzen te verstrekken of door een regeling te treffen in het kader waarvan werknemers meerijden (carpoolen) in het privévoertuig van een collega-werknemer die daarvoor een vergoeding ontvangt.

 

Taxi, boot of luchtvaartuig

In het geval een werknemer gebruik maakt van een taxi, boot of luchtvaartuig, kan een werkgever maximaal, binnen de grenzen van de redelijkheid, de werkelijke kosten vrij vergoeden.

 

Administratieplicht reiskosten

De werkgever moet de gegevens van de kostenvergoedingen en verstrekkingen op vervoersgebied administreren bij de loonadministratie. In de loonstaat moet de werkgever in de rubriek "vervoer vanwege de werkgever" aangeven of daarvan al dan niet sprake is. In de rubriek "reiskostenvergoeding" van de loonstaat moet de werkgever aangeven of een werknemer een onbelaste (vaste) vergoeding voor reiskosten ontvangt.

Als dat het geval is moet hij ook het totaalbedrag vermelden van de onbelaste reiskostenvergoedingen die hij in dat jaar aan de werknemer heeft uitbetaald (het zogeheten jaarbedrag).

Ook moet de werkgever bij onbelaste reiskostenvergoedingen voor iedere werknemer per uitbetalingstijdvak het aantal kilometers administreren waarvoor de vergoeding is verstrekt. De werkgever hoeft het aantal kilometers niet op grond van een specifieke wettelijke regeling te administreren als hij een vaste vrije vergoeding geeft.

Een vaste vergoeding voor reiskosten moet echter in ieder geval naar aard en omvang zijn gespecificeerd. Dit brengt doorgaans mee dat de werkgever ter onderbouwing eenmalig het aantal kilometers administreert, tenzij de reisafstand wijzigt bijvoorbeeld door verhuizing. Houdt u ook rekening met de manier waarop de werknemer reist. De meest gebruikelijke weg per fiets kan verschillen van de meest gebruikelijke weg per auto. Het administreren van het aantal kilometers is niet nodig bij een vergoeding van de werkelijke kosten van openbaarvervoer(OV), taxi, boot of luchtvaartuig.