Samen in de auto
naar je werk

Met je collega's in de auto

Als een werknemer één of meer collega's in de auto meeneemt naar de arbeidsplaats, het zogenoemde carpoolen, kunt een onbelaste reiskostenvergoedingen geven. Er is wel een onderscheid te maken in de situaties als de werknemers het zelf organiseren of u als werkgever de carpoolregeling organiseert.

 

Carpool mogelijkheden

  • Carpoolen op basis van een meerijregeling van de werkgever
    Als een werkgever met de chauffeur heeft afgesproken dat de chauffeur met de eigen auto ook andere werknemers ophaalt, dan kan de chauffeur een onbelaste kilometervergoeding krijgen van maximaal € 0,19 voor de totale afstand, inclusief de omrij-kilometers. De omrij-kilometers zijn dan als zakelijke kilometers aan te merken. Voor de werknemers die meerijden is dan echter sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Voor de gecarpoolde kilometers komen die werknemers daardoor niet in aanmerking voor een belastingvrije vergoeding.
     
  • Carpoolen op basis van alleen afspraken tussen werknemers onderling
    Als de chauffeur en de meerijder(s) onderling, zonder meerijregeling van de werkgever, hebben besloten om te gaan carpoolen, kan de werkgever aan de chauffeur maar ook aan de meerijder(s) de onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. In dat geval mag de werkgever echter geen vrije vergoeding geven voor eventuele omrij-kilometers. Dit omdat de omrij-kilometers in dat geval een privé-karakter hebben. Als de meerijders op grond van de onderlinge afspraak (een deel van) hun vergoeding aan de chauffeur geven heeft dat geen fiscale gevolgen.
     
  • Carpoolen met auto van de zaak
    Een werknemer die met een auto van de zaak zakelijke kilometers aflegt komt voor deze kilometers niet in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Voor deze kilometers is feitelijk sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Als hij echter besluit ook andere collega's in de auto van de zaak mee te nemen, komen zijn collega's in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Dat geldt niet als de werkgever organiseert dat die werknemers meereizen; dan is ook voor hen sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.
 

Carpoolen in de praktijk

In bepaalde branches krijgt de bestuurder een vergoeding van € 0,28 per kilometer onder de verplichting dat hij collega's meeneemt naar het werk. Daarmee organiseert de werkgever het vervoer voor de collega's van de chauffeur en kunnen deze collega's geen onbelaste vergoeding krijgen (vervoer vanwege de inhoudingsplichtige). In deze gevallen is van de vergoeding die de bestuurder ontvangt € 0,09 (€ 0,28 - € 0,19) belast.

Het is niet mogelijk dat de werkgever deze € 0,09 ''op papier'' toekent aan een meerijder, die in verband met het carpoolen een ''afstandsverklaring'' invult ten gunste van de bestuurder. De werkgever betaalt aan de bestuurder dan feitelijk een bovenmatig bedrag, terwijl bovendien voor de meerijder sprake is van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.

 

€ 0,19 per kilometer onbelast uitbetalen

Indien de werkgever het vervoer niet voor de werknemers organiseert, kan hij iedere werknemer maximaal € 0,19 per kilometer onbelast uitbetalen. Hierbij kunnen de werknemers onderling (desgewenst per periode) afspreken dat de meerijder zijn vergoeding geheel of gedeeltelijk afstaat aan de bestuurder (de meerijder heeft immers tijdens het meerijden geen reiskosten). Dan is er namelijk geen sprake van vervoer vanwege de werkgever.

Dat de werkgever feitelijk aanwijst welke werknemers op een bepaalde arbeidsplaats worden verwacht brengt hierin geen verandering, tenzij hij aanwijst wie de chauffeur is en wie de chauffeur meeneemt, of als hij zich anderszins in het carpoolen mengt. Het dient immers een vrije keuze van de werknemers te blijven. Ook een belangstellingsregistratie (bijvoorbeeld in de kantine of via intranet) leidt niet tot vervoer vanwege de inhoudingsplichtige, als daaruit voor de werknemers geen carpoolverplichtingen jegens de werkgever voortvloeien. Er is dan geen sprake van ''door de werkgever georganiseerd vervoer''.

 

Voorbeeld carpoolen in de praktijk

Het voorgaande brengt bijvoorbeeld mee dat er nog geen sprake is van vervoer vanwege de werkgever in de volgende situatie.

  1. Ter bevordering van het carpoolen verstrekt een werkgever aan carpoolers een hogere vergoeding (maar maximaal € 0,19/km) dan aan niet-carpoolers.
  2. Om carpoolers in aanmerking te laten komen voor de hogere vergoeding, maakt de werkgever kenbaar dat het de verantwoordelijkheid is van de werknemers wie als chauffeur fungeert en wie als meerijder(s).
  3. De carpoolers moeten aan de werkgever kenbaar maken dat zij carpoolen en met wie.
  4. De carpoolers ontvangen een vergoeding, waarvan de hoogte niet afhankelijk is van het feit dat zij bestuurder dan wel meerijder zijn.

Deze wijze van carpoolen kan een wijziging vergen van een bestaande regeling van een werkgever voor carpoolers.