Hoe informeert u uw werknemers?

De personeels- en salarisadministratie bevat in feite louter persoonsgegevens. Wat zijn uw verplichtingen en hoe informeert u uw werknemers over de vertrouwelijkheid en de bewaartermijn van hun gegevens?

 

Kijkend naar de kernbegrippen staat het vast dat u als HR- en/of salarisprofessional persoonsgegevens verwerkt. Uw personeels- en salarisadministratie is één groot bestand van persoonsgegevens.

De AVG betekent voor u vooral meer bewustwording. U moet uw medewerkers meer gaan informeren over de rechtmatigheid waarop u de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens baseert, waar die gegevens dan voor worden gebruikt en met wie ze worden gedeeld.

U weet dat u verplicht bent om bij indiensttreding van een nieuwe medewerker een kopie van een geldig paspoort of reisdocument te maken. En dat u verplicht bent de naam, geboortedatum en adresgegevens en BSN van de nieuwe medewerker in uw personeels- en salarisadministratie vast te leggen. De AVG legt nadruk op de verplichting dat u, voor dat u die gegevens krijgt, uw nieuwe medewerkers laat weten dat u dit doet op grond van een wettelijke verplichting die u heeft.

 

Ook moet u uw medewerkers laten weten hoe lang u deze gegevens bewaart.

U moet daarnaast uw medewerkers informeren over het feit dat u hun persoonsgegevens deelt met het pensioenfonds of pensioenverzekeraar.

Besteedt u de loonadministratie (deels) uit aan een verwerker (bijvoorbeeld ADP of een accountants- of administratiekantoor) dan informeert u uw medewerkers dat u gegevens met de verwerker deelt en omschrijft u welke dat zijn.