Dossier Europese privacywetgeving: bewaarplicht

Europese privacywetgeving
GDPR/AVG:
Bewaarplicht

 

Wettelijke bewaarplicht

Persoonsgegevens mogen niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor u de persoonsgegevens heeft verwerkt worden bewaard. Voor de administratie van uw organisatie geldt echter een wettelijke bewaarplicht. In de praktijk worden gegevens vaak veel langer bewaard dan de fiscale termijn van zeven jaar.

 

Fiscale bewaartermijn

De wet schrijft voor dat u voor uw administratie een bewaarplicht heeft.
De Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) regelt in artikel 52 de algemene fiscale bewaartermijn van zeven jaar.

De Wet loonbelasting schrijft voor dat u de kopieën van de ID-bewijzen en de ‘loonbelastingverklaringen’ pas 5 jaar na het einde van het jaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd uit uw administratie mag verwijderen. In de praktijk betekent dit dus meestal een veel langere bewaartermijn dan de algemene termijn van zeven jaar.

Ook in de privacywetgeving is een bewaartermijn geregeld. Deze termijn is veel minder strak omschreven dan de fiscale termijnen. De GDPR vermeldt het volgende over de bewaartermijn:
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

Op grond van de privacywetgeving mag u dus de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u de persoonsgegevens heeft verwerkt. Zo moet u de gegevens van een sollicitant uiterlijk 4 weken na einde van de sollicitatieprocedure verwijderen. De sollicitant kan wel toestemming geven dat u de gegevens maximaal één jaar bewaart.

Lees hier wat de autoriteit persoonsgegevens vermeld over het bewaren van persoonsgegevens.