Wat gaat er in?

 

Een doorsnee HR-dossier bestaat al snel uit een flink aantal verschillende elementen. Een deel daarvan is wettelijk verplicht, denk aan de kopie van het identiteitsbewijs, salarisgegevens en gegevens over verlof en verzuim. Andere zijn weliswaar niet voorgeschreven maar in de praktijk onmisbaar.

 

Zonder vastgelegde afspraken over functioneren, promotie en opleidingen is immers geen zinvol personeelsbeleid mogelijk. In de praktijk zult u, zeker van medewerkers die langere tijd in dienst zijn en die verschillende functies hebben vervuld en opleidingen gevolgd, een omvangrijk dossier in beheer hebben. Wilt u weten of de dossiers van uw medewerkers compleet zijn?

 

Checklist samenstelling HR-dossier

Soort gegevens   Verplicht, altijd aanwezig
Personalia Stamkaart/overzicht gegevens
Kopie identiteitskaart
Sofienummer/burgerservicenummer
Kopieën van diploma's
Functiebeschrijving
Bewijs van goed gedrag
Rapport psychologisch onderzoek
Referenties, getuigschriften
Werkzaamheden ten behoeve van de ondernemingsraad
CV
Thuiswerkregeling
Ja
Ja
 
 
 
Ja
 
 
 
 
 
Arbeidsovereenkomst en -voorwaarden Akte van benoeming/akte van aanstelling
Promotie/demotie
Degradatie
Afspraken wijziging akte
Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)
Werktijden
Vakantie- en verlofregeling
Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling
Zwangerschap, ouderschap- of zorgverlof
Verlofsparen en/of sabbaticals
 
Ja
Ja
 
Salaris individuele afspraken
Toekenning toeslagen/gratificaties
Subsidies
Loonbeslagen
Bedrijfsleningen
Pensioengegevens
Verzekeringen
Kopiën salarisstroken, jaaropgaven
 
 
 
 
Beoordeling Beoordeling einde proeftijd
Beoordelingsformulier
Disciplinaire waarschuwingsbrieven
 
 
Ja
Ontwikkeling en Scholing POP
Opleidingsplan
Kopieën van diploma's en certificaten
Studieafspraken
 


 
Ziekte/pensioen e.d. Correspondentie arbodienst
SMT-verslagen per werknemer
Ziektegegevens
Aanstellingskeuring bijzondere functies
 


 

 

 

Niet in het HR-dossier

Een aantal gegevens hoort niet thuis in het personeelsdossier, in verband met wetgeving of privacy van de werknemer. Zo is het verboden om gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van de vakbond en strafrechtelijke gegevens.