De mogelijkheden

 

Steeds meer organisaties hebben grote delen van hun administratie gedigitaliseerd. Denk aan de boekhouding, de salarisadministratie en in toenemende mate de inkoopadministratie waarbij de leverancier verplicht wordt om zijn facturen digitaal in te dienen.

 

Vooral in de zakelijke en financiële dienstverlening werken steeds meer ondernemers aan een volledig digitaal bedrijfsproces. Vanwege kostenoverwegingen maar ook vanuit een streven naar duurzame bedrijfsvoering.

 

Signaleringsfuncties

Een niet te onderschatten voordeel is dat tegelijk met het digitale HR-dossier een aantal handige signaleringsfuncties kan worden ingevoerd. Zo kan de wettelijke bewaartermijn van uw documenten automatisch worden bewaakt en krijgt u – bijvoorbeeld – een seintje wanneer de certificering van één van uw medewerkers dreigt te verlopen. 

 

Privacy door autorisatie

De controle op de inzagemogelijkheden van een papieren medewerkersdossier is lastig en belastend. Vertrouwelijke stukken kunnen uitsluitend door HR-medewerkers gelicht worden, waarna in de praktijk vaak weinig controle op de verspreiding en vernietiging van eventuele kopieën bestaat.

Het digitale dossier biedt natuurlijk de mogelijkheid om een autorisatieproces naar wens door te voeren. Voor ieder document wordt eenvoudig bepaald wie toegang heeft … en wie niet.