Bewaartermijn persoonsgegevens

 

De dossiers van uw medewerkers bevatten persoonlijke gegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) regelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Voor andere gegevens geldt volgens de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek of de onderwijs- en belastingwetgeving juist weer een bewaarplicht. Andere zaken dient u zo spoedig mogelijk te verwijderen. Zie hiervoor de checklist.

Checklist bewaartermijnen persoonsgegevens na beëindiging van het dienstverband

  Wat moet er worden bewaard en hoe lang?  
Zeven jaar  
Voor verschillende gegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar, ook als een werknemer niet meer in dienst is.
Het gaat om:

  • persoonlijke gegevens zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
  • datum indiensttreding
  • salarisadministratie
  • arbeidsvoorwaarden (aanvullende arbeidsafspraken, salarisafspraken)
  • afstandsverklaring woon-werkverkeer
  • afspraken in verband met levensloopregeling
  • samenleving/partnerschap
 
Vijf jaar (na einde dienstverband)  
De volgende papieren moet u tot vijf naar na het einde van het dienstverband bewaren en dient u daarna te vernietigen:
  • loonbelastingverklaringen (ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
  • kopie van identiteitsbewijs
 
Eén jaar  
Voor enkele gegevens geldt een bewaartermijn van één jaar:
  • sollicitatiegegevens (brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift)
  • gegevens uit psychologisch onderzoek
 
Overig  
  • concurrentiebeding: zolang het beding geldt
  • afspraken op het gebied van opleiding: gedurende dienstverband, plus indien werknemer opleidingskosten moet vergoeden na beëindiging van het dienstverband, gedurende die periode
  • aanvraag voor opleiding door werknemer: tot afronding/afbreking opleiding
  • afspraken over de loopbaan: tot realisatie
  • ziektekosten: duur verzekering tot vertrek
  • loonbeslag: tot opheffing beslag
  • brieven op het gebied van jubilea:tot beëindiging dienstverband
  • correspondentie directie/PZ/directe chef: tot beëindiging van het dienstverband en eventueel afhankelijk van ontslagsituatie tot twee jaar daarna
 

 

 

Wettelijke voorschriften bewaren personeelsdossier

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) regelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. De WBP geeft dus geen concreet bewaartermijn voor persoonsgegevens.

Persoonsgegevens vormen doorgaans onderdeel van documenten, dossiers of bestanden. In bijvoorbeeld de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek of de onderwijs- en belastingwetgeving zijn wel concrete bewaartermijnen voor documenten, dossiers en bestanden vastgelegd. Bij het bewaren van persoonsgegevens moet een organisatie daarom rekening houden met al deze wetgevingen. Een wettelijke bewaarplicht hoeft niet voor alle persoonsgegevens te gelden. 

 

Bewaartermijn persoonsgegevens

Volgens de Belastingwetgeving moet een werkgever fiscaal relevante gegevens gedurende 7 jaar bewaren. Het gebruik van persoonsgegevens moet gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij hiervoor een vrijstelling geldt. In het Vrijstellingsbesluit (VB) zijn veel situaties opgenomen die uitgezonderd zijn van deze meldingsplicht. Voor de meeste administraties geldt een bewaartermijn van 2 jaar. Als een organisatie persoonsgegevens niet meer nodig heeft of de bewaartermijn is verlopen dan moet zij deze gegevens verwijderen. 

 

Vernietigen of niet?

Verwijderen betekent niet dat de gegevens altijd vernietigd moeten worden. Het is al voldoende dat de gegevens buiten het bereik van de actieve administratie worden gebracht en in een archiefdepot of op een aparte schijf worden opgeslagen. Een organisatie mag persoonsgegevens in een archief bewaren als het bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.

Voor de wijze waarop gegevens vernietigd moeten worden, is geen harde regel te geven. Een organisatie moet zorgvuldig met gegevens omgaan. Deze verantwoordelijkheid wordt groter naarmate de gevoeligheid van de gegevens groter is. 

 

Arbeidsconflict

Een werkgever kan gegevens van een (ex-)werknemer langer bewaren indien hij een arbeidsconflict met hem heeft of als er een rechtszaak loopt. Gegevens langer bewaren mag ook als een (ex-)werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven.

Het is ook mogelijk dat u de gegevens van (ex-)medewerkers, die u nog moet bewaren, van een actief bestand naar een passief bestand verplaatst. Indien u als werkgever een overheidsorgaan bent, moet u rekening houden met de bewaartermijnen in de op grond van de Archiefwet vastgestelde vernietigings- of selectielijsten. Alleen op basis van zo’n lijst kunt u vaststellen of u personeelsgegevens mag vernietigen. 

 

Sollicitatiegegevens

In een sollicitatieprocedure vraagt u als organisatie aan uw sollicitanten om gegevens als geboortedatum, opleidingsniveau en werkervaring en krijgt deze per brief of mail. Van het sollicitatiegesprek, een assessment en/of psychologisch onderzoek worden in de praktijk verslagen gemaakt en bewaard. Krijgt een sollicitant de baan niet, dan moeten al deze gegevens uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd, verwijderd worden. Wel kan een sollicitant toestemming geven om deze gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip een mogelijk passende functie beschikbaar komt. 

 

Dossier en ontslag

Een goed HR-dossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag, onderbouwing is gewenst. Op het moment dat een werknemer zich niet houdt aan afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld over werktijden) wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier en wordt de werknemer schriftelijk op de hoogte gebracht. Op het moment dat de werknemer zich nog niet houdt aan de afspraken en de werkgever vraagt een ontslag aan, zijn er (meestal) voldoende schriftelijke bewijzen. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet gehonoreerd. Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen. 

 

Recht op inzage

Een werknemer heeft recht op inzage in zijn persoonsgegevens. Naast het inzagerecht heeft hij het recht u om aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens te verzoeken. Ook kan een medewerker verzet aantekenen tegen bepaalde vormen van gebruik van zijn gegevens.

Informatie over het uitoefenen van deze rechten kunt u vinden in het informatieblad Rechten van de betrokkene van de Autoriteit Persoonsgegevens.

De werknemer moet met vragen of klachten altijd eerst naar u toe komen. Komt u er samen niet uit, dan kan de werknemer zijn vragen of klachten voorleggen aan de AP. 

 

Dossier en overname

Bij een faillissement, fusie of overname mag u personeelsdossiers overdragen aan een ander bedrijf mits u de privacy van uw werknemers beschermt. Daarvoor moet de overdracht aangekondigd worden in bijvoorbeeld het personeelsblad of intranet en moeten de werknemers de mogelijkheid krijgen om bepaalde gegevens te laten verwijderen en bezwaar aan te tekenen tegen de overdracht. U mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Daarom moeten alle personeelsdossiers opgeschoond worden en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderd!