BLOGS

Helping ignite the power of your people.

Werknemers controleren loonstrook vaker

30/09/2021

Kijken werknemers vaak naar hun loonstrook? Je bent geneigd te zeggen van niet. Alleen het netto bedrag lijkt van belang. Onderzoeken van enkele jaren geleden bevestigen dit beeld.

Maar uit het jaarlijkse onderzoek ‘People at work’ van het ADP-research instituut  van 2021 blijkt dat werknemers sinds het uitbreken van de coronapandemie vaker hun loonstrook controleren. Bijna één op de drie (30%) werknemers in Nederland kijkt beter naar zijn of haar loonstrook dan in de periode daarvoor.

Op zich is daar wel een logische verklaring voor te vinden. Veel bedrijven immers hebben reis- en andere kostenvergoedingen aangepast of juist een bonus of vergoeding gegeven om de extra kosten van het thuiswerken te dekken. Daarnaast zijn in Nederland werknemers met verlof gestuurd, minder uren gaan werken of zijn akkoord gegaan met een vrijwillige salarisverlaging. Ook de zeer regelmatige wisselende wetgeving of beleid vanuit de overheid tijdens de pandemie maakte het voor werkgevers niet eenvoudiger. Het klinkt logisch dat als je met dit alles te maken krijgt je de loonstrook wat vaker controleert.

Als werknemers hun loonstrook regelmatig goed doornemen, dan kunnen zij ook sneller navraag doen mocht er iets mis (lijken te) zijn gegaan met de salarisbetaling. In Nederland geeft bijna de helft van de respondenten aan  wel eens minder salaris te ontvangen dan afgesproken. Bijna 10 procent van de Nederlandse respondenten geeft zelfs aan dat dit vaak gebeurt. 

Je bent dan al snel geneigd te zeggen dat bijna de helft van de loonstroken die de gezamenlijke salarisadministrateurs produceren, fout is. Ik heb daar zeer sterk mijn twijfels bij. Allereerst moet je jezelf al afvragen ‘wat is precies een fout’? Ik zou een fout zo willen beschrijven dat er, ondanks dat alle feiten en omstandigheden juist en bekend zijn, toch een verkeerde berekening wordt gemaakt. Maar juist in het bekend zijn van alle juiste feiten en omstandigheden zit vaak de kneep. Als u als salarisadministrateur niet of niet tijdig doorkrijgt dat er iets is of moet veranderen in het salaris dan leidt dat tot een onjuiste betaling. Maar dat is n.m.m. geen fout van de salarisadministratie.

Een ander voorbeeld is het verwerken en betalen van een declaratie. Als de medewerker de declaratie op de 23e indient en zich daarmee keurig houdt aan het voorschrift de declaratie voor het einde van de maand in te dienen, kan deze declaratie natuurlijk niet op de 24e met het salaris worden betaald. Gelukkig is er steeds meer software waarmee declaraties eenvoudig kunnen worden ingediend en buiten de salarisadministratie om wordt betaald.

Er kan ook sprake zijn van een stukje beleving bij de medewerker. Hij/zij denkt dat het fout is en de salarisadministratie en/of HR kan de medewerker niet overtuigen van zijn ongelijk. Dit kan spelen als afspraken niet duidelijk zijn vastgelegd. Gelukkig bieden de meeste loonstroken een goed inzicht. Het Burgerlijk wetboek verplicht de werkgever ook om elke loonbetaling en de periode waarover wordt betaald duidelijk te specificeren. Ook kan een medewerker altijd op de strook zien wat het voor hem/haar geldende minimumloon is.

Veel van de onduidelijkheden c.q. ‘fouten’ zijn dus te voorkomen. Zorg dat je proces op orde is. Meestal is dat wel het geval, maar weten medewerkers niet goed hoe het proces tussen de ‘dynamic triangle’ van HR-Salarisadministratie-Finance werkt. Meer openheid en communicatie voorkomt dus het merendeel van de vragen. Een stuk verwachtingsmanagement hoort daar ook bij. Het is voor ons als professional logisch dat als je salaris daalt ook de vakantiebijslag lager wordt. Medewerkers realiseren zich dat niet altijd. Winst valt er ook te halen in de specificatie van de loonstrook. Ondanks de verplichting in het BW verdichten veel bedrijven diverse looncomponenten tot één. Voor een medewerker is het dan praktisch niet te controleren of alles juist is uitbetaald. 

Om meer te weten, bezoek onze webinar: Hoe zorg je voor een écht duidelijke loonstrook?