BLOGS

Helping ignite the power of your people.

Reiskostenvergoedingen 2021. Gemiste kans of toch niet?

13/04/2021

Aan wie mag de werkgever de reiskostenvergoeding nu onbelast uitbetalen en hoelang blijft dat zo? Dik van Leeuwerden (Legal Watch ADP) vindt dat het allemaal wel duidelijker kan, juist in coronatijd.  

De vraag of je reiskostenvergoedingen nu wel of niet onbelast mag blijven betalen houdt ons al een jaar bezig. De goedkeuring, opgenomen in het ‘Besluit noodmaatregelen coronacrisis’ is recent weer verlengd. Eerder werd aangekondigd dat de goedkeuring per 1 januari 2021 zou aflopen. Later werd dit verlengd naar 1 februari en daarna nog tot 1 april. Nu heeft de staatssecretaris aangegeven dat de goedkeuring, dat een werkgever geen gevolgen hoeft te verbinden aan een wijziging van het reispatroon van de werknemer, is verlengd tot 1 juli 2021.

Meer ongelijkheid

Wederom een mooi gebaar van de staatssecretaris zou je denken. Maar er zit wel een belangrijke voorwaarde aan vast.  De verlenging geldt alleen voor die vergoedingen waarop uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht bestond. Medewerkers die na die datum in dienst zijn gekomen kunt u dus alleen de werkelijke reisdagen onbelast vergoeden. Toegegeven, de instroom van nieuwe medewerkers zal het afgelopen jaar niet in alle bedrijven heel groot geweest zijn, maar langzamerhand ontstaat er toch wel een steeds groter verschil tussen medewerkers op de thuiswerkvloer. Ben je na 12 maart 2020 in dienst gekomen dan mag je geen onbelaste reiskostenvergoeding over de thuiswerkdagen ontvangen.

Ik hoor geluiden dat werkgevers dit vertalen als “ik mag geen reiskostenvergoeding geven”. Maar dat is natuurlijk de andere (arbeidsrechtelijke) kant van de medaille. Hoe is de reiskostenvergoeding gedefinieerd in uw arbeidsvoorwaarden? Kunt u zo maar onderscheid maken? Stel dat u op basis van de arbeidsvoorwaarden de reiskostenvergoeding zou kunnen stopzetten, maar dit niet heeft gedaan voor de medewerkers die op 12 maart 2020 in dienst waren en een vergoeding ontvingen. Op grond waarvan betaalt u dan de nieuwe medewerkers geen vergoeding? Ik schat in dat de meeste werkgevers de vergoeding wel betalen en deze dan  ten laste van de vrije ruimte brengen. Dat kan dan wel een fors beslag op de vrije ruimte leggen.

Definitieve regeling?

Het herhaaldelijk aankondigen van het vervallen van de goedkeuring en dan toch weer verlengen, draagt ook niet bij aan de duidelijkheid die werkgevers en werknemers wensen. In die zin zou het de staatssecretaris gesierd hebben als hij de goedkeuring meteen voor het hele jaar 2021 had afgegeven. Zeker nu hij in de brief aan de Tweede Kamer een link legt naar een regeling voor een onbelaste thuiswerkvergoeding die er waarschijnlijk niet voor het einde van het jaar zal zijn!

Letterlijke tekst?

Maar als je aan het rekenen gaat kan de verlenging tot 1 juli toch wel een gunstig effect hebben. Van 1 januari tot en met 30 juni zijn er 128 werkbare dagen. Feestdagen meegerekend. Volg je de letterlijke tekst van de goedkeuring, dan mag je blijven uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop je de vergoeding hebt gebaseerd. Met korte onderbrekingen wegens verlof of ziekte zou je dus ook geen rekening hoeven te houden. Dat deed je immers bij het vaststellen van de vergoeding ook niet. En als je in het kalenderjaar tenminste 128 dagen naar dezelfde werkplek reist (voor parttimers evenredig) mag je als werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding gebaseerd op 214 dagen geven. Maar zelfs als je korte onderbrekingen niet als reisdagen mag tellen, kom je met slechts een paar reisdagen in de tweede helft van het jaar al snel aan de 128 dagen. Ook dan kun je dus een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven gebaseerd op 214 dagen. Vanwege de leesbaarheid verwijs ik naar de voorbeelden.

Voorbeeld 1: Korte onderbrekingen blijven werkdagen c.q. reisdagen

Marian werkt volledig thuis.
In de periode van 1 januari t/m 30 juni werkt zij 128 dagen thuis.
Werkgever zou een onbelaste reiskostenvergoeding gebaseerd op 214 dagen kunnen geven.
*                Voorwaarde is dat uiterlijk 12 maart 2020 er een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding was.

Voorbeeld 2: Korte onderbrekingen zijn geen werkdagen c.q. reisdagen

Robert werkt volledig thuis.
In de periode van 1 januari t/m 30 juni is zij 8 dagen ziek, zijn er 5 feestdagen en heeft zij 5 verlofdagen opgenomen.
In de periode van 1 januari t/m 30 juni werkt zij 118 dagen thuis.
Werkgever zou een onbelaste reiskostenvergoeding gebaseerd op 214 dagen kunnen geven als Robert na 30 juni nog tenminste 10 reisdagen naar zijn vaste werkplek heeft.

•                Voorwaarde is dat uiterlijk 12 maart 2020 er een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding was.

Daarop voortbordurend zou dat dan ook gelden voor het uitruilen van loon voor een hogere reiskostenvergoeding. De Belastingdienst lijkt ook voor 2021 het standpunt in te nemen dat de keuze voor 12 maart 2020 moet zijn gemaakt.

Let op!

Het is maar de vraag of de Belastingdienst het eens is met  mijn interpretatie. Waarbij ik, zeker gelet op de geluiden uit de praktijk, ook niet uitsluit dat inspecteurs daar onafhankelijk van elkaar ieder weer net wat anders over denken.

Daarom zie ik de verlenging van de goedkeuring tot 1 juli toch een beetje als een gemiste kans om direct voor heel 2021 duidelijkheid te geven. Zou de staatssecretaris dat alsnog doen, dan hoop ik dat hij ook meteen een helder standpunt over uitruilmogelijkheden inneemt.