BLOGS

Helping ignite the power of your people.

hr

Ruilen is huilen

3/09/2020

Deze wijze les heeft u vast zelf ook wel eens ervaren. Niet altijd zijn beide partijen gelukkig met de uitkomst van een ruil. De les is dan ook om alleen te ruilen als beide partijen er een goed gevoel bij hebben én alle consequenties overzien.

Ruilen houdt ook een bepaalde mate van vrijwilligheid in. Toch is in uw vakgebied die vrijwilligheid bij ruilen lang niet altijd aanwezig. Ik heb het dan over cao’s die voorschrijven dat een werkgever verplicht is om met een cafetariamodel te werken. Zo’n cafetariamodel geeft werknemers dan de mogelijkheid om de  eindejaarsuitkering uit te ruilen voor de vergoeding van vakbondscontributie en/of een fiets. Beide zaken snoepen wel vrije ruimte op.

En als de vrije ruimte – 3  % van de loonsom tot 400.000 euro, 1.2 % daarboven  -  overschreden wordt,  dan betaalt de werkgever 80% eindheffing. Ik kan mij voorstellen dat veel werkgevers van een dergelijke verplichte ruil niet vrolijker worden.

Thuiswerken toch reiskosten?

Een aantal van de lezers zal denken “ik ruil alleen uit voor een (hogere) reiskostenvergoeding, en die is altijd gericht vrijgesteld”. Toch is er dit jaar,  door de coronacrisis en daarmee samenhangende maatregelen, wat bijzonders aan de hand bij het uitruilen van belast loon voor een hogere reiskostenvergoeding.

De staatsecretaris van Financiën heeft aangegeven dat thuiswerkdagen vanwege de coronacrisis ook als reisdagen mogen worden aangemerkt. U hoeft dus niet direct uw reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer te gaan belasten. Maar…… bij de ‘verduidelijking’ van het besluit per 16 juni is wel een  beperkende bepaling opgenomen.  Is de vergoeding namelijk afhankelijk van de keuze van de werknemer – zoals bij het cafetariamodel – dan moet die werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 zijn keuze gemaakt hebben. 

Je zou dit kunnen ervaren als tijdens de wedstrijd de spelregels veranderen. Als je de tekst letterlijk leest lijkt het zelfs alsof je dan helemaal niet meer kan uitruilen als je niet uiterlijk 12 maart je keuze hebt gemaakt. Maar uit een vraag- en antwoord van de Belastingdienst op haar site maak ik op dat je deze restrictie alleen moet lezen voor de thuiswerkdagen. De Belastingdienst zegt nl.

Hebben uw werknemers hun keuze gemaakt op 13 maart 2020 of daarna? Dan mag u de thuiswerkdagen níet meetellen als reisdagen. U kunt wel toestaan dat uw medewerkers de eindejaarsuitkering 2020 omzetten in een onbelaste vergoeding voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer.

Werkelijke reisdagen?

De werkgevers die een cafetariamodel hebben waarin de keuze vastligt maar wel kan worden gewijzigd door de werknemer, kunnen er van uitgaan dat de keuze uiterlijk 12 maart 2020 is gemaakt. Zij kunnen ook de thuiswerkdagen uitruilen. Maar geldt dat dan ook voor die werknemers die in de loop van 2020 maar na 12 maart in dienst zijn gekomen?

En wat te denken van de werkgevers waarbij de werknemers ieder jaar aangeven of zij de 13e maand of eindejaarsuitkering in willen zetten voor een hogere reiskostenvergoeding? Werkgevers maken vaak gebruik van een mogelijkheid in het salarispakket om de fiscale uitruilruimte aan de hand van  postcodes en op basis van de bekende 214- dagenregel, te berekenen. Maar hoe dan als de thuiswerkdagen vanwege de coronacrisis niet als reisdagen mogen worden beschouwd? Dan blijft er niets anders over dan uit te gaan van de werkelijke reisdagen. Maar die zijn waarschijnlijk niet in detail bijgehouden. Zeker niet over de eerste maanden van 2020.

Extra administratie

Bij het lezen van deze blog ziet u waarschijnlijk zelf al de nodige praktijkvoorbeelden voor u. Het gaat te ver om die in deze blog aan te halen. Het is te hopen dat de staatssecretaris inziet dat de ‘verduidelijking’ van 16 juni leidt tot vragen en zeer zeker ook tot extra administratieve lasten voor de HR- en salarisadministratie. Wellicht komt er nog een verdere verduidelijking.

Komt die er niet dan zult u zeker niet meteen in huilen uitbarsten denk ik. Maar ‘second thoughts’ bij uw cafetariamodel zullen er wellicht wel zijn.

Tags:hr