Succesvol virtueel vergaderen

Succesvol virtueel vergaderen

 

Hij staat toch wel op mute?

Op mijn werk vergaderen we vaak virtueel en dat gaat weleens mis. Skypen met het hele team? Dan kan het handig zijn om regelmatig te controleren of je microfoon nog op mute staat. Dat weet ik nadat ik mezelf na een minuut of 10 vergaderen ineens luid en duidelijk hoorde giechelen om een heel serieus bedoelde presentatie. Help!

 

Lekker je mail bijwerken

Teamleden met verschillende moedertalen, dat geeft zo z’n eigen uitdagingen bij deze tak van sport. Na enige tijd leer je de eigenaardigheden wel kennen. Fransen – althans ónze Fransen - hanteren bijvoorbeeld heel hardnekkig hun eigen versie van voor- en productnamen. Ook afkortingen zijn ineens onherkenbaar voor de meer Angelsaksisch georiënteerde gespreksdeelnemer. Handig blijkt het ook om je tijdig te herinneren dat men in Frankrijk de H niet uitspreekt. Vooral als je Hans heet, je wél netjes je microfoon op mute hebt gezet en iemand je dan een vraag stelt.

Want ja, de verleiding is groot om tijdens zo’n conference call toch even je mail bij te werken of koffie te halen. Maar alles went en als de techniek klopt en de deelnemers zich voldoende voorbereiden, dan staat weinig een vruchtbare bijeenkomst in de weg. Hoe kun je hieraan als HR-professional bijdragen?

 

5 tips voor betere virtuele vergaderingen

  1. Schep de juiste voorwaarden
    Laat je informeren over de noodzakelijke IT-infrastructuur. Zie er op toe dat iedereen die regelmatig virtueel moet vergaderen ook over de juiste hardware en software beschikt.
     
  2. Faciliteer en train je medewerkers
    Zorg voor een duidelijke handleiding voor de werkwijze bij (het opzetten van) conference calls binnen jouw organisatie en neem dit onderdeel ook mee bij je onboardingprogramma. Onderstreep de noodzaak om altijd vooraf de verbinding te testen en tijdig in te bellen.
     
  3. Pas je vergaderetiquette aan
    Er zijn gedragsregels die helpen om succesvol virtueel te vergaderen. Hou voor ogen dat een conference call geschikt is voor een gestructureerd overleg en veel minder voor een brainstorm laat staan een sessie van een halve of zelfs hele dag. Geef je medewerkers mee dat het van belang is om vooraf de aard van de bijeenkomst vast te stellen en aan te kondigen. Zo zijn er meer aandachtspunten:
    • Moet je een (grote) groep mensen informeren? Maak dan gebruik van de mogelijkheid om tijdens je presentatie de deelnemers eenzijdig op mute te zetten. Maak standaard een opname van de vergadering voor mensen die niet kunnen inbellen.
       
    • Wil je echt met een team van gedachten wisselen, zorg dan voor een duidelijke regie. Geef dan ook aan hoe mensen vragen kunnen stellen of iets kunnen bijdragen, zonder dat het een kippenhok wordt. Introduceer de gesprekspartners. Vraag iedereen die een vraag of opmerking heeft om eerst even zijn naam te noemen.
       
    • Vraag de deelnemers te letten op omgevingsgeluid en zonodig de microfoon van de laptop uit te zetten en bijvoorbeeld via de telefoon in te bellen.
       
    • Vat, wanneer dat nodig is, bijdragen van de gesprekspartners nog even samen voordat je overschakelt op het volgende agendapunt.
  4. Beperk overlast voor collega’s
    Een medewerker heeft oordopjes in en roept af te toe iets naar zijn telefoon. De manager zit in een conference call en één van zijn mensen loopt binnen met een enthousiast verhaal. Dat werkt niet. Ga na waar telefonisch of per Skype vergaderen weerstand kan opwekken bij andere collega’s en zorg indien nodig voor geschikte ruimtes.
     
  5. Ondersteun managers bij internationale teams om betrokkenheid op peil te houden
    De productiviteit van je medewerkers wordt in hoge mate bepaald door de kwaliteit van het management. Zorg er dus voor dat managers binnen jouw organisatie specifieke mogelijkheden krijgen en benutten om de motivatie en betrokkenheid van hun internationale medewerkers te bevorderen. Met een jaarlijks ‘fysiek’ teamuitje bijvoorbeeld.