Wat stond er op het menu?

Door Dik van Leeuwerden - 8 maart 2017
 

Creatief met… declaraties

Toch gek. Altijd als we praten over declaraties en het vergoeden van kosten, duikt toch de discussie toelaatbaar of niet dan wel zakelijk of privé op. Want dat scheelt nogal voor de belasting.

 

Kostenonderzoek

Ondanks duidelijke regels heb ik al veel creatieve interpretaties voorbij zien komen. Bijvoorbeeld tijdens de workshops die ik, toen nog als fiscaal adviseur, mocht geven aan de buitendienstmensen en het management van een grote organisatie.

Voor het verantwoorden van de vaste onkostenregeling moest een kostenonderzoek worden uitgevoerd. Daarvoor waren alle medewerkers die regelmatig kosten maakten bijeengeroepen. Ik voorzag ze vervolgens van een duidelijke uitleg en dito instructies. De ontvangst was, zeg maar, niet enthousiast.

 

Bonnen inleveren en verantwoorden

Je weet het toch? Zo’n kostenonderzoek dient om aan te tonen dat het vaste bedrag dat maandelijks uitbetaald wordt, ook gebaseerd is op echte uitgaven – denk aan een broodje onderweg, de wasstraat, het vakblad, enzovoorts - van de werknemer. Voor het onderzoek moesten alle deelnemende medewerkers gedurende drie maanden alle bonnen inleveren en verantwoorden.

Een deel van de aanwezigen zag de bui al hangen. Ineens moesten er bonnetjes geregeld worden voor het wassen van de auto – deed normaal de buurjongen – , voor de vaktijdschriften die van een collega geleend werden en voor de lunch die meestal uit het meegebrachte broodtrommeltje kwam.

Er moesten nu écht kosten gemaakt worden! Voor deze groep was de onkostenvergoeding een mooie belastingvrije aanvulling van het reguliere salaris. Begrijpelijk maar beslist niet de bedoeling. Het kostenonderzoek bleek in dit geval een goed middel om oneigenlijk gebruik te voorkomen.

 

Gesorteerd gebak

Bij de eerste evaluatie van het onderzoek leverde het doorspitten van de ingeleverde nota’s enkele opmerkelijke zaken op. Een rekening van een bekend wegrestaurant met daarop ook 2 kindermenu’s. Een dinerbon met de omschrijving ‘diner met klant ’, toevallig op de geboortedatum van de indiener. Parkeerkosten nabij het voetbalstadion op zondag.

Maar het meest opmerkelijke waren toch wel lunchbonnen van een broodjeszaak in Arnhem terwijl de werknemer volgens het werkrooster die dagen in de buurt van Hoorn had gewerkt. Dat moeten dan wel heel lekkere broodjes zijn geweest. Maar vooral vroeg de werkgever zich af waarom hij ook nog eens de benzinekosten moest betalen van de reis tussen Hoorn en Arnhem.

Je begrijpt dat dit onderzoek leidde tot een aantal ongemakkelijke gesprekken en een scherper geformuleerd declaratiebeleid.

 

Heel bijzonder menu

Op de forse nota van een wel heel exclusief restaurant leek na raadpleging van de leadadministratie weinig aan te merken: de indiener had samen met een buitenlandse relatie blijkbaar laat op de avond nog een hapje gegeten. Deed-ie wel vaker.

“Gek dat ik als liefhebber nou nog nooit van dat restaurant gehoord heb”, zeg ik nog tegen mijn collega. Die liep er al langer mee en vond mijn onwetendheid helemaal niet zo raar. Een ondernemende horeca-exploitant verantwoordde op verzoek de kosten gemaakt in zijn sexclub als restaurantbonnen. Voor het zakelijk karakter van de kosten maakte het geen verschil.

Maar, we konden het niet laten om aan de indiener te vragen wat er die avond op het menu had gestaan. Dat herinnerde hij zich gek genoeg niet. Maar het was blijkbaar niet erg lekker geweest. Dit was namelijk de laatste keer dat hij een rekening van dit etablissement indiende.

 

Verplicht kostenonderzoek

Voorheen moest zo’n kostenonderzoek alleen worden uitgevoerd als de inspecteur daarom verzocht. Met het invoeren van de werkkostenregeling moet er altijd vooraf een onderzoek zijn gedaan. Anders wordt de vergoeding niet als een gerichte vrijstelling of intermediaire kost aangemerkt met alle gevolgen van dien.

Hierdoor, en door de opkomst van digitale declaratie-apps , waarmee declareren voor zowel werknemer als werkgever makkelijker wordt, lijkt de vaste kostenvergoeding steeds minder populair.

Of u daarmee ook de creativiteit van uw werknemers beperkt? De tijd zal het leren.

 

Download de publicatie 'Declaraties & Kostenvergoedingen'

* geeft verplicht veld aan