Pensioencommunicatie lastig voor HR

Door Eric Bergamin - 22 september 2016

 

Pensioencommunicatie: uitdaging voor HR

Een coproductie van Pieter Kiveron en Eric Bergamin

Pensioen is een belangrijke en vooral kostbare arbeidsvoorwaarde. Met de Wet pensioencommunicatie van 2015 verwacht de overheid van werkgevers dat zij een gedegen basiskennis hebben van pensioen in het algemeen en van de binnen het bedrijf geldende pensioenregeling(en) in het bijzonder. Is HR voldoende voorbereid op deze wijziging?

 

Deskundig

De Wet Pensioencommunicatie betekent dat werknemers van hun werkgever mogen verwachten dat ze goed worden geïnformeerd. Werkgevers zijn hiervoor verantwoordelijk. Zij kunnen dat wel 'uitbesteden' aan de uitvoerder van de regeling, maar dan moeten ze wel continu verifiëren dat de communicatie juist is, goed aankomt én of de werknemer deze 'boodschap' wel kan en gaat begrijpen. Dit begint bij de afdeling Human Resources, die in een vroeg stadium in contact treedt met nieuwe medewerkers over het arbeidsvoorwaardenpakket. Zijn zij voldoende uitgerust om hun taak deskundig in te vullen?

 

Doel

Het doel van pensioencommunicatie is dat deelnemers weten hoeveel pensioen zij kunnen verwachten, kunnen nagaan of dat voldoende is, zich bewust zijn van de risico's en kosten, en weten welke actie zij kunnen of moeten ondernemen. Het gaat derhalve om:

  • Overzicht.
  • Inzicht.
  • Risico- en kostenbewustzijn.
  • Handelingsperspectief geven.

Vanuit de werkgever geredeneerd is bewustzijn ook van belang in het kader van goed werkgeverschap:

  • Bewustzijn dat belangrijke risico’s (overlijden, arbeidsongeschiktheid) zijn gedekt; extra belangrijk als de pensioenregeling keuzemogelijkheden bevat!
  • Financiële positie van de medewerker wordt door adequate pensioenopbouw versterkt.
  • Appreciatie van een kostbare arbeidsvoorwaarde, immers bedoeld om talent aan te trekken en voor de organisatie te behouden.
 

Digitaal

Met de introductie van Pensioen 1-2-3 wordt de informatie ‘gelaagd’ aangeboden, en is  het digitaal aanbieden van alle pensioeninformatie de nieuwe standaard  geworden. Dat heeft veel praktische voordelen. We zien in de praktijk dan ook een snelle ontwikkeling en toenemend gebruik van klantvriendelijke portalen, dynamische documenten, explanimations (een geanimeerde uitlegvideo op maat), etc. Kortom, meer datagedreven communicatie met een relevante boodschap, op het juiste moment, via het meest geschikte kanaal. 

 

Dialoog

De praktijk leert dat dialoog het sterkste communicatiemiddel blijft. Zeker als het om een technisch en financieel onderwerp gaat, draagt directe interactie bij aan de begrijpelijkheid (en de persoonlijke relevantie. Directe feedback bevordert immers het overzicht en inzicht) en de deelnemer krijgt  ook een duidelijk handelingsperspectief. Voor HR is dit relevant bij het arbeidsvoorwaardengesprek met een nieuwe medewerker maar ook  als eerstelijnsopvang om vragen van medewerkers te beantwoorden. Denk ook aan de mogelijkheid om  een proactieve rol bij belangrijke gebeurtenissen (huwelijk, samenwonen, scheiding, kinderen, etc) in het leven van een medewerker (‘life events’) te vervullen of ‘gewoon’ tussendoor, om het belang van goed pensioen/goede dekking te benadrukken. 

 

Doorgronden

Hiervoor zal de HR-medewerker wél de pensioenparagraaf voldoende moeten doorgronden, anders is ook voor de professional de drempel om de dialoog (pro)actief aan te gaan te hoog. De pensioenuitvoerder en de pensioenadviseur kunnen beiden een belangrijke rol spelen in de opleiding en het up-to-date houden van het kennisniveau van HRM. Het is uiteindelijk HRM, lees: de werkgever (zelf), die het gesprek moet aangaan.

De generieke werkgeverschecklist ‘Wegwijs in het pensioen’[1] kan uitstekend als uitgangspunt dienen. Deze is door de vertegenwoordigers van de pensioenuitvoerders, de Pensioenfederatie en het Verbond van Verzekeraars, gepubliceerd op de website www.pensioen123.nl en kan met medewerking van de pensioenuitvoerder op maat worden gemaakt.

 

Doorpakken

Pensioen is op dit moment ook maatschappelijk vanuit meerdere perspectieven relevant. Onze ervaring leert dat medewerkers het op prijs stellen om hierover in dialoog te treden om de persoonlijk relevante aspecten nader te belichten. Ook HR-medewerkers zijn enthousiast tijdens training/workshops, die met een goede voorbereiding slechts een geringe tijdsinvestering vragen en ook nog eens blijken bij te dragen aan de teamgeest en invulling geven aan persoonlijke ontwikkeling.

Een goed moment voor werkgevers om op dit onderwerp door te pakken en HR het comfort te bieden om ook op gebied van deze belangrijke arbeidsvoorwaarde proactief meerwaarde te bieden.

 

Tips

  1. Persoonlijke toelichting vergroot de effectiviteit van de arbeidsvoorwaarde pensioen en alle benefits rondom de pensioenregeling zoals ANW-haat, WIA/WGA etc;
  2. HR-medewerkers zijn bij uitstek goed gepositioneerd om met medewerkers de dialoog aan te gaan;
  3. HR-medewerkers opleiden en periodiek updaten werkt ook voor hen drempelverlagend om de dialoog met medewerkers op te zoeken;
  4. Houdt het bij Informeren en blijf weg van Adviseren. Naast dat voor advisering een vergunning (Wft) vereist is, brengt dit ongewenste aansprakelijkheidsrisico’s met zich mee;
  5. Het pensioenreglement is altijd leidend en de enige bron waar deelnemers rechten aan kunnen ontlenen. Communiceer dit altijd expliciet.
 

 

[1] Wat valt er wel onder de pensioenregeling en wat niet? Waar kan de deelnemer zien hoeveel pensioen hij krijgt? Wat betaalt wie voor de pensioenregeling? Kan eerder opgebouwd pensioen meegenomen worden? Welke keuzemogelijkheden biedt de pensioenregeling? Wanneer moet een eventuele partner worden aangemeld? Welke informatie over pensioen is waar beschikbaar?