Weet jij hoe het 'heurt'?

Door Saskia Uit den Bogaard - 18 juli 2016

 

Zeg manager, weet jij hoe het ‘heurt’?

Als je de term ‘sollicitatie-etiquette’ googelt krijg je een hele hoop hits. Tips over wat je aan moet tijdens een sollicitatiegesprek en wat je wel en niet moet doen, een overzicht van de meest gemaakte fouten en zelfs informatie over hoe het werkt in het buitenland.

 

Sollicitanten praten

Wat me opvalt is dat in al die artikelen niets staat over hoe je je moet gedragen als jij degene bent die de gesprekken afneemt. Vreemd eigenlijk, want als manager met een vacature krijg je toch een hoop sollicitanten over de vloer. Bovendien ben jij verantwoordelijk voor de indruk die ze krijgen van het bedrijf dat je vertegenwoordigt. En ook sollicitanten praten met andere mensen nadat ze op gesprek geweest zijn.

 

Bevestiging van ontvangst

Laten we eens kijken naar wat zoal verstaan wordt onder beleefd gedrag als ‘hiring manager’. Of in elk geval verstaan zou moeten worden. Om te beginnen is het wel zo netjes als alle sollicitanten bericht krijgen van ontvangst van hun sollicitatie. Natuurlijk doet  de afdeling HR of Recruitment dat meestal voor je. Een standaardproces zou je verwachten.

Toch weet ik, ook van ervaringen uit mijn omgeving, dat je als sollicitant soms nul reactie krijgt op je bericht. En terwijl jij je als afdeling of manager buigt over alle reacties zit die beste man of vrouw in spanning een bericht af te wachten. Na een week slaat de twijfel toe. ‘Is het wel aangekomen? Heb ik het wel naar de juiste persoon of het juiste adres gestuurd? Hangt het niet nog in mijn outbox?’

Na dat allemaal gecontroleerd te hebben komt de volgende twijfel, nabellen of niet? En zo ja, hoe lang wacht je daar dan mee? Een week, twee weken? ‘Komt het niet te brutaal, wanhopig, ongeduldig over als ik nu al bel, of ben ik te laat als ik nog een week wacht en zijn ze al vergevorderd met een andere kandidaat?’

Allemaal zaken waar je de toch al zenuwachtige kandidaat niet mee wil opzadelen toch? Daarnaast creëert het voor jouzelf ook extra werk als je al die opvolgmailtjes en telefoontjes moet afhandelen. Voor beide partijen dus het handigste om gewoon bevestiging van ontvangst te geven, en indien mogelijk zelfs een indicatie hoe lang het duurt voordat iemand reactie krijgt. En ja, dat kun je automatiseren.

 

Afwijzing + toelichting

Nadat de eerste schifting is gemaakt en de ongeschikte kandidaten afgewezen en de geschikte uitgenodigd zijn, heb je even rustig de tijd. Een standaard afwijzing heeft het risico dat ze gaan bellen voor aanvullende uitleg. Dat voorkom je door net even iets meer reden van afwijzing te geven dan alleen maar, ‘Helaas wij gaan niet met u verder de procedure in.’ Iemand die wél uitgenodigd is zal het niet zo heel veel uitmaken als het een weekje langer duurt. Heeft hij of zij ook wat langer om zich erop voor te bereiden.

 

De sollicitant is ook een gast!

Dan komt het gesprek. Nu ben jij als manager volledig verantwoordelijk voor hoe de sollicitant jou en het bedrijf ervaart. Bedenk dat een sollicitant een gast is, en misschien in de toekomst wel een potentiële klant! Beleefd zijn, niet langer laten wachten dan nodig, iets te drinken aanbieden, allemaal vanzelfsprekendheden die niet altijd zo vanzelfsprekend zijn.

Stel je netjes voor, vertel wat over het bedrijf en de functie als dat nodig is. Tijdens het gesprek zelf mag je natuurlijk alle vragen stellen die je wilt om een goed beeld te krijgen, maar ook hier geldt, met rare vragen krijg je misschien een raar antwoord en de sollicitant weer een raar beeld. Dus als je een rare vraag stelt, leg dan later uit waarom je dat doet.

Ik sluit bijvoorbeeld altijd af met de vraag ‘Wat vond je van het gesprek?’ Als een sollicitant erg zenuwachtig is, stel hem dan op zijn gemak. De makkelijkste manier is om het te benoemen en aangeven dat het niet erg is. Wat je er op dat moment ook van mag vinden, in 9 van de 10 gevallen ontspant de kandidaat dan een beetje en krijg  je tenminste een normaal gesprek. Na afloop, ook als de sollicitant er zelf niet om vraagt, is het beleefd om uit te leggen wat de verdere procedure is.

 

Geef duidelijkheid

Daarna komt het moeilijkste gedeelte. Want ook al  gaan er een aantal kandidaten door naar een tweede of derde gesprek of een assessment, op één na moet je ze op een bepaald moment afwijzen. Ik laat je zelf de keuze of je dat telefonisch of schriftelijk wilt doen. Schriftelijk heeft het voordeel dat je rustig je woorden kunt uitkiezen en het kan versturen op het moment dat het jou uitkomt.

Telefonisch voorkom je dat je achteraf alsnog gebeld wordt voor meer tekst en uitleg. Linksom of rechtsom zal je je verhaal duidelijk moeten hebben. Wacht er ook niet te lang mee, als je iemand afwijst weet hij of zij in elk geval waar hij aan toe is en kan verder met solliciteren. Wat je in elk geval niet moet doen is zeggen dat je erop terug komt en dan nooit meer iets van je laten horen.

 

Zo heurt ‘t!

Als je dat allemaal bij elkaar optelt, is het nog best lastig om als hiring manager representatief op te treden bij een sollicitatieprocedure. Dus ga bij jezelf de stappen na, verplaats je in de schoenen van de sollicitant en stel jezelf de gewetensvraag. Zou jij door de procedure heenkomen? Ben jij geslaagd voor de test? Kortom, weet jij hoe het ‘heurt’?