Handvatten bij consolidatie in de pensioensector

Door Dave van Voorst - 8 juni 2016

 

Consolidatietraject pensioenfonds geen zwart gat meer

De consolidatie in de pensioensector heeft de afgelopen jaren tot een enorme reductie van het aantal pensioenfondsen in Nederland geleid. Telden wij 20 jaar geleden nog meer dan 1000 pensioenfondsen, nu staat de teller onder de 400 - en de verwachting is dat aan het eind van het jaar minder dan 300 pensioenfondsen overblijven. Dave van Voorst beschrijft in dit gastblog de toedracht rond consolidatie en de rol van DNB.

 

De consolidatieslag is de afgelopen jaren vooral onder het juk van de dekkingsgraad op volle toeren blijven draaien, maar de laatste jaren is DNB nadrukkelijk scherp op de toekomstbestendigheid van fondsen gaan letten. Vooral kleine en middelgrote fondsen moeten op tijd maatregelen nemen.

 

Consolidatie om pensioenverlaging te voorkomen

Bij een nog immer wankele dekkingsgraad vormen relatief hoge kosten, beperkte premieruimte en een steeds groter wordende groep gepensioneerden aanleiding om pensioenen te moeten verlagen. Om dit te voorkomen heffen bestuurders hun fonds op en dragen ze hun verplichtingen over aan verzekeraars of grotere bedrijfstakpensioenfondsen, die als een magneetfonds fungeren.

Met het besluit om een fonds op te heffen lijkt de druk op de pensioenrechten voor de verplicht aangesloten deelnemers van de ketel, maar de overstap wil niet altijd zeggen dat daarmee de toekomst gegarandeerd is. Het besluit tot liquidatie is afgewogen door het bestuur en een deelnemer mag er vanuit gaan dat de toekomst bij de nieuwe uitvoerder minder onzeker is dan bij zijn huidige fonds. Bovendien moet de Nederlandse Bank toestemming geven op de collectieve waardeoverdracht. Hierbij kijkt DNB naar de belangen van alle aangesloten deelnemers en pensioengerechtigden van beide fondsen.

 

Toetsing en toestemming DNB

Om de belangen van alle betrokkenen te borgen, toetst DNB een collectieve waardeoverdracht in ieder geval aan de hand van vier uitgangspunten (bron: DNB.nl):

  1. De overdrachtswaarde omvat een toereikende vergoeding voor de over te dragen pensioenverplichtingen
  2. De overdrachtswaarde omvat een toereikende vergoeding voor de inkoop in het eigen vermogen
  3. Een daling van de gemiddelde kosten of de gemiddelde leeftijd van de deelnemers van het ontvangende fonds leidt niet tot een korting op de overdrachtswaarde
  4. Het overdragende fonds rekent het aanwezige eigen vermogen naar evenredigheid toe aan de belanghebbenden, die bij het pensioenfonds betrokken blijven en de bij de collectieve waardeoverdracht betrokken belanghebbenden.

Naast het scherpe toezicht op een goed afgewogen en berekende overdracht door DNB moet de daadwerkelijke liquidatie en overdracht van bezittingen en verplichtingen zeer zorgvuldig uitgevoerd worden. Ook in dit traject eist DNB de laatste jaren veel meer transparantie en rapportage. Belangrijk is dat het transitietraject uitgevoerd moet worden zonder dat belanghebbenden, en zeker werkgevers, deelnemers en uitkeringsgerechtigden, hier nadeel van ondervinden.

 

Overdracht van bezittingen

De overdracht van bezittingen, de zogenaamde transitie van het vermogen naar het ontvangende fonds, lijkt een groot en risicovol traject, maar kan toch vaak relatief eenvoudig worden gerealiseerd. De meest eenvoudige oplossing is het liquide maken van alle bezittingen. Het ontvangende fonds wil het liefst cash, maar loopt hierdoor het risico een paar weken geen blootstelling aan de markt te hebben. Indien de beleggingsstrategie van het ontvangende fonds het toestaat kunnen bijvoorbeeld aandelen op naam overgaan naar de nieuwe vermogensbeheerder. Hiermee blijft het fonds in de markt en het scheelt bovendien ook aan- en verkoopkosten.

 

Overdracht van illiquide vermogen

Ander aandachtspunt in de overdracht van bezittingen zijn illiquide vermogens-bestandsdelen. Wanneer een fonds direct vastgoed bezit en het ontvangende fonds kan of wil dat niet in portefeuille hebben wordt het fonds gedwongen om het vastgoed te verkopen terwijl daar op dat moment geen markt voor is. Dit kan tot directe waardevermindering leiden. Toch vormen dit soort zaken in de praktijk bijna nooit een obstakel. Beide partijen, zowel het liquiderende fonds als het ontvangende fonds, willen dat de transitie doorgaat. De illiquide bezittingen worden dan tijdelijk ondergebracht in de portefeuille van het ontvangende fonds.

 

Drempels bij overdracht van administratie

De overdracht van de verplichtingen, de zogenaamde transitie van de administratie, kent meer drempels en vraagt ook veel meer tijd, in de regel een jaar. Bij het overdragen van de administratie is het ten eerste van belang dat de administratie ‘schoon’ naar het nieuwe fonds gaat, omdat na conversie fouten moeilijk zijn te herstellen. Dat een accountant de jaarstukken heeft goedgekeurd, wil niet zeggen dat er geen fouten of achterstanden in de administratie zitten. Een accountant accepteert bijvoorbeeld een beperkte foutmarge op totalen. In een transitietraject wordt een foutmarge van 0% geëist. Het ontvangende fonds wil bestanden die juist, volledig en actueel zijn.

Veranderingen in (wettelijke) regels en allerlei overgangsregelingen voor groepen deelnemers vormen een tweede uitdaging in de overdracht van de administratie. Niet alleen maken de verschillende overgangs- en excedentregelingen het extra complex om de administratie te schonen, tevens leveren de ontstane exoten in de pensioenregeling hoofdbrekens op om de aanspraken tegen een juiste waarde op te nemen in de regeling van een ander fonds. Hierbij moet rekening worden gehouden met de eerder genoemde uitgangspunten in de wet die door DNB getoetst worden. 

Derde drempel in de overdracht van de administratie vormt de uitvoering en afstemming tussen oude en nieuwe uitvoerders. Zij moeten ‘als concurrenten’ zorgvuldig samenwerken en dienen toch verschillende belangen.

 

5 werkpakketten voor overdracht van administratie

De transitie van de administratie bestaat op hoofdlijnen uit een vijftal werkpakketten:

  1. Overdracht van Reglementen
    Bij de overdracht van de pensioenadministratie dienen alle pensioenproducten en aanvullende regelingen overgenomen te worden door het ontvangende fonds. Hierbij is het essentieel om alle doorgevoerde aanpassingen in het pensioenreglement van het liquiderende fonds te matchen met de regeling van het ontvangende fonds. Zowel belanghebbenden van het liquiderende fonds als van het ontvangende fonds mogen geen nadeel ondervinden in hun opgebouwde rechten of lopende uitkering.
     
  2. Overdracht van Databestanden
    Bij de overdracht van de pensioenadministratie dienen alle relevante data van de pensioenadministratie uit de systemen van de latende uitvoerder getrokken te worden en na controle op juistheid, volledigheid en actualiteit geconverteerd te worden naar de systeemomgeving van de ontvangende uitvoerder. Extra complexiteit binnen dit werkpakket vormt de timing van de overdracht. Een liquidatie en transitie vindt altijd plaats per begin van een boekjaar, maar de feitelijke overdracht van de administratie kan pas plaats vinden na afronding van een boekjaar in de administratie en oplevering van een gecertificeerd Jaarwerk.
     
  3. Overdracht van Lopende processen (onderhanden werk)
    Bij de overdracht van de lopende processen zorgen de latende en ontvangende uitvoerders voor een vlekkeloze overdracht van onderhanden administratieve werkzaamheden, zoals lopende afkopen, waardeoverdrachten en pensioenaanvragen. Voor een transitie is het van belang dat voor elk proces inzichtelijk is in welke fase van het proces de werkzaamheden zijn gestopt door de latende uitvoerder en worden opgepakt door de nieuwe uitvoerder.
     
  4. Overdracht van Archieven
    Bij de overdracht van de archieven van een fonds worden afspraken gemaakt over digitale archieven en fysieke archieven. Hoe ouder een fonds, hoe mooier de kennisdragers zijn die men tegenkomt in een archief. Denk aan de oude ponskaartjes, de rolfilms, geheugen fiches en de floppy. Grootste uitdaging binnen dit werkpakket is het vaststellen van de volledigheid van een archief. Grote en oude archieven hebben niet de prioriteit gehad om een goede indexering te krijgen, waardoor het terugvinden van  archiefstukken heel veel tijd kost. In de meeste transitietrajecten is de overdracht van het archief de laatste stap vanwege de lange doorlooptijd om alle archieven boven water te krijgen.
     
  5. Controle
    Bij de overdracht van de administratie van een fonds is de geaccepteerde foutmarge 0%. Zowel de latende als de ontvangende uitvoerder voeren daarom controles uit voordat de definitieve conversie plaats vindt. Het latende fonds controleert op juistheid, volledigheid en actualiteit van de pensioenadministratie en verklaart elk aansluitingsverschil tussen overdrachtsbestanden en jaarwerk. Daarnaast hebben beide uitvoerders de gezamenlijke verantwoordelijkheid om vast te stellen dat alle overgedragen bestanden en archieven ook feitelijk zijn opgestuurd en ook feitelijk zijn ontvangen (niet zijn zoekgeraakt) door de nieuwe uitvoerder en dat er geen verschil is in het aantal opleveringen. De ontvangende uitvoer is tot slot verantwoordelijk voor de controle dat de ontvangen eindstanden van de latende uitvoerder gelijk zijn aan de geconverteerde beginbestanden van de nieuwe uitvoerder. Voorafgaand aan een transitietraject worden controleplannen tussen uitvoerders afgestemd en aan fondsbesturen en/of externe accountants aangeboden voor goedkeuring.
 

Transparantie vervangt het zwarte gat

Afgelopen jaren zijn honderden transitietrajecten uitgevoerd en hebben uitvoerders en accountants op basis van hun ervaringen een steeds verdere detaillering van transitie-activiteiten beschreven. Consolidatie en transitietrajecten waren ooit een zwart gat, met veel onzekerheid, maar de jaarlijks terugkerende werkzaamheden in de consoliderende pensioenmarkt worden steeds efficiënter uitgevoerd en risico’s en belemmeringen zijn inmiddels bekend bij uitvoerders en adviesbureaus. Dit betekent dat, naast het verscherpte toezicht op een goed afgewogen en berekende overdracht, de daadwerkelijke liquidatie en overdracht van bezittingen en verplichtingen zeer zorgvuldig kan worden uitgevoerd. De vereiste transparantie door DNB wordt aan alle belanghebbenden gegeven, waardoor negatieve effecten voor belanghebbenden vroegtijdig onderkend en voorkomen worden.