Een kwestie van communica-met-elkaar-praten

Door Saskia Uit den Bogaard - 24 maart 2016

 

Op zoek naar de ideale manier

Ik hou niet van telefoneren. Dus ben ik automatisch meer een manager die rondloopt om mensen te spreken of dingen te vragen. Dat kost meer tijd, maar dan heb je ook wat. Want van alle manieren die we hebben om met elkaar te communiceren is nog steeds dé ideale manier voor iedere situatie niet gevonden. Of toch wel? Laten we ze eens op een rijtje zetten.

 

Nadeel 1: het kost tijd

Je kunt natuurlijk ‘gewoon' naar iemand toelopen om met elkaar te praten. Tijdrovend, maar je kunt wel gelijk de reacties peilen, daar op inspelen, alle kanten bespreken en eventueel andere zaken die je nog wilde vragen gelijk oppakken. Toch ook wel efficiënt dus. Behalve als blijkt dat je meer informatie nodig hebt, er toch nog een andere collega bij betrokken moet worden en die er niet is.

Of als je 4 keer op pad moet voordat de persoon in kwestie tijd voor je hebt. Lastig is ook dat je na een dergelijk ‘live' gesprek niets op papier hebt staan. Dus teruglezen wat er ook alweer afgesproken is, is lastig.

 

Nadeel 2: geen lichaamstaal

Gebruik je de telefoon, dan valt het tijdsprobleem van de persoonlijke ontmoeting grotendeels weg. Je hebt dus bijna alle voordelen zonder dat het al te veel tijd kost. Want is iemand er niet of heeft hij geen tijd, dan kun je heel makkelijk het later nog eens proberen. Je moet wel slim omgaan met voicemail, anders loop je continue heen en weer te bellen. Nadeel van de telefoon is dan wel weer dat je iemands lichaamstaal niet kan zien en dus niet kan peilen.

Bij lastige discussies kan dat wel weer heel handig zijn. Én je moet telefoneren niet vervelend vinden zoals ik. Ik kijk liever iemand in de ogen en hou van het persoonlijkere contact. Overigens zit er nog een ander nadeel aan de telefoon. Iedereen vindt het tegenwoordig maar normaal om altijd bereikbaar te zijn. Ook als je in gesprek bent met iemand anders, een vergadering hebt of met andere dingen bezig bent.

Ik weet, ik weet, ik ben een ouwe zeurderige taart van de oude stempel, maar ik ben opgevoed met het feit dat ik twee mensen niet zomaar mocht storen als ze in gesprek waren.

 

Nadeel 3: uitpuilende mailbox

E-mail, een zegen en een vloek. Een zegen omdat ik het heerlijk vind om alles op een rijtje te zetten en duidelijke instructies te geven als er wat gedaan worden. Kan ik allemaal op mijn dooie gemakje en met veel overpeinzingen in een e-mail zetten. Drie keer corrigeren voordat ik het wegstuur, achtergrond informatie opzoeken en meesturen en verwijzen naar zaken die al eerder voorbij gekomen zijn.

En de ontvanger kan het allemaal rustig nalezen en op een moment waarop het hem of haar uitkomt. Moeten ze dat wel doen, maar dat terzijde. Een vloek omdat we vandaag de dag overspoeld worden door e-mail en iedereen ook verwacht dat je alles gelezen en gezien en vooral ook onthouden hebt, en dat allemaal binnen een bepaald tijdsbestek. Soms ben je een hele dag alleen maar met e-mail beantwoorden bezig. Want zeg nou zelf, wie heeft er vandaag de dag nog een schone mailbox?

 

Nadeel 4: Te snel

En als laatste de chat. Fijn voor vingervlugge types zoals ik die niet van de telefoon houden, niet altijd de tijd hebben om langs te lopen en toch hun verhaal willen doen of een snelle vraag willen stellen. En mocht ik toch langs willen lopen, dan kan ik ook gelijk zien of de persoon in kwestie beschikbaar is. Grootste risico is dat je dingen op papier zet waar je misschien later spijt van krijgt omdat je niet de tijd neemt om er goed over na te denken.

Helemaal als je "verkeerd verbonden" bent en dat pas later door hebt. Zo heb ik wel eens een opmerking gekregen die niet voor mij bedoeld was en nu ook niet bepaald in de categorie ‘aardig' viel.

 

Voor- en nadelen

En zo heeft ieder middel wel zijn voor en zijn tegens. Wil je slim en efficiënt zijn, dan zou je elke keer goed moeten nadenken over welk middel in welke situatie het beste past. Zo zijn we wat mij betreft best wel een paar basisregels te bedenken. Als je voor de tweede keer een reactie op een mail krijgt of dreigt het te escaleren, stop dan de mailconversatie en pak de telefoon of loop langs. Heb je een snelle vraag waar je antwoord op wilt, chat met de persoon in kwestie.

Wil je iets moeilijks bespreken, doe dat dan altijd persoonlijk. Helaas doen een hoop mensen precies het tegenovergestelde. En hoe vertel je dat aan iemand? Ik zou het wel weten.

 

Telepathie

Overigens is er wel een communicatiemiddel dat aan alle eisen voldoet. Telepathie. Alhoewel dat ook wel een belangrijke uitdaging heeft. Want wil je altijd weten wat je collega's denken?

Tot die tijd, als je me wilt spreken loop gerust eens langs. Of bel me. Of stuur me een mail. Ik beloof dat ik zal reageren.