Een nieuwe pensioenuitvoerder

Door Nel van Holst - 11 maart 2016

 

Selectie en implementatie in de praktijk

Het contract met de pensioenuitvoerder loopt af. Wat betekent dit voor de onderneming, voor de HR-professional en voor de medewerkers? Payroll- en HR-dienstverlener ADP Nederland koos in 2015 een nieuwe pensioenpartij voor de 650 medewerkers. Hoe verloopt zo'n selectieproces en welke overwegingen spelen daarbij een rol? ADP'er Peter Sol, lid van de pensioencommissie én opgeleid als pensioenadviseur, geeft in dit blog een kijkje in de keuken en zinvolle tips.

 

Selectieproces pensioenuitvoerder

Met het oog op het aflopen van de bestaande overeenkomst per 1 januari 2016, oriënteerde ADP zich reeds in de zomer van 2015 op een nieuwe pensioenuitvoerder - of een verlenging van de overeenkomst bij de bestaande pensioenuitvoerder - voor de beschikbare premieregeling (DC). "Die tijd heb je wel nodig, het is een tijdrovend proces", vertelt Peter Sol. "Ook als je, zoals wij deden, kiest voor deskundige begeleiding door een externe partij als PWC."

 

Pensioen is een referentiemarkt

Voor de voorselectie werden 13 partijen - zowel verzekeraars als PPi's - die in Nederland de DC-regeling kunnen aanbieden, uitgenodigd voor een Request for Information. Vier daarvan, waaronder de bestaande uitvoerder, werden geselecteerd voor een Request for Proposal. Zonder diep in te gaan op het aanbod van de afvallers, wil Peter wel kwijt dat een goed aanbod als het belangrijkst werd ervaren.

"Zitten de partijen dicht bij elkaar, dan spelen referenties natuurlijk ook een rol. Partijen die nog niet zo lang actief op deze markt zijn, hebben nog niet zoveel referenties. Dat maakt het dan lastiger om een plaats te veroveren in de selectie van uitvoerders bij dicht bij elkaar liggende proposities."

 

Wegingen en randvoorwaardenanalyses

De beoordeling van de vier geselecteerde partijen - 2 verzekeraars en 2 PPI's - vond plaats aan de hand van een kwalitatieve en een kwantitatieve vergelijking. Peter Sol: "Communicatie - een goed online portal - beleggen en garanties werden als zeer belangrijk beoordeeld. Juridische aspecten, verzekering en administratie als belangrijk. Deze weging van factoren was vooraf afgestemd met de pensioencommissie. Daarin hadden, naast twee HR-professionals en een OR-lid, ook een collega die deskundig is op het gebied van beleggingen en ikzelf vanuit mijn deskundigheid als pensioenadviseur zitting."

Veel aandacht werd in de vergelijking onder meer besteed aan een randvoorwaardenanalyse van beleggingen en LifeCycles. Zo werden vergelijkingen gemaakt door voor 2 type deelnemers (toetreders van respectievelijk 25 en 45) een aantal toekomstige scenario's door te rekenen. Niet alleen kosten maar ook de mate waarin flexibiliteit aan de deelnemers geboden kan worden werden meegewogen.

 

Afspraken over waardeoverdracht

Peter Sol: "Een beschikbare premieregeling levert nu aan het eind van de rit - dus op de pensioendatum - een pot met geld op waarmee dan een gegarandeerd (vast) pensioen aangekocht kan worden. De lage rente op dit moment maakt het aankopen nu niet aantrekkelijk. De overheid heeft mede daarom de pensioenknip nu (weer) mogelijk gemaakt. Er is wetgeving in de maak, waardoor mensen bij pensionering een extra mogelijkheid hebben voor de aankoop van een variabele pensioenuitkering, mogelijk doordat na het ingaan van je pensioen doorbelegd kan worden. Beleggen moet op ieder moment waarop de deelnemer dit besluit mogelijk zijn. Niet alleen vóór de AOW-leeftijd, maar zeker ook daarna. "

Verandering van pensioenfonds betekent ook afspraken maken over waardeoverdracht. "Je draagt in feite je beleggingen over en daar zijn kosten aan verbonden", vertelt Peter Sol. "Meestal moet de werkgever dat betalen en administratief verwerken. Je begrijpt dat we ook naar deze zaken hebben gekeken en de uitkomst in de uiteindelijke onderhandelingen hebben betrokken."

 

Pensioen krijgt weer aandacht

Het uiteindelijke selectieproces was tijdrovend - ‘alleen al 6 bijeenkomsten voor de presentaties van de vier geselecteerde partijen' - maar ook razend interessant. Peter Sol: "De uiteindelijke visualisatie aan de hand van onze beoordelingscriteria bracht het noodzakelijke, objectieve inzicht voor een verantwoorde beslissing. Onze nieuwe pensioenpartner is verzekeraar Delta Lloyd. Het feit dat Delta Lloyd vergunning heeft aangevraagd voor een APF heeft hierbij geen rol gespeeld."

De overgang naar Delta Lloyd was per 1 januari 2016 een feit. "Onze salarisadministratie is druk met de implementatie.", vertelt Peter Sol. "De medewerkers informeren we met een serie bijeenkomsten onder werktijd. De belangstelling is groot en de vragen die we krijgen vind ik heel relevant. Je doet het er niet om, maar zo'n verandering is een goede aanleiding om het onderwerp ‘pensioen' weer eens bij je medewerkers onder de aandacht te brengen."

 

Een nieuwe pensioenuitvoerder – Tips voor management en HR

  • Begin ruim voor het aflopen van het contract met uw huidige uitvoerder met het selectieproces.
  • Pensioen is een arbeidsvoorwaarde. Uw ondernemingsraad moet een nieuwe regeling goedkeuren. Betrek daarom de OR vanaf het begin bij het keuzeproces.
  • Ga na of uw organisatie over voldoende kennis beschikt op dit terrein. Laat u indien nodig adviseren door een professionele partij. Raadpleeg ook uw accountant en/of werkgeversorganisatie.
  • Maak ook een plan van aanpak voor de communicatie met uw medewerkers. Maakt u gebruik van een tussenpersoon? Dan is dit wellicht een goede gelegenheid om deze contact op te laten nemen met uw mensen.