Omgaan met verlies op de werkvloer

Door Nel van Holst - 8 maart 2016

 

Een medewerker overlijdt. Je hoopt natuurlijk dat het binnen jouw organisatie niet gebeurt. Maar het komt regematig voor, ook bij ondernemingen met een jong personeelsbestand en uitsluitend bureauwerk. Hoe ga je daar als HR-professional mee om? Tijdens een bijzonder gesprek met ADP HR-collega's Loraine Blommendaal, Saskia Hoogeveen, Cynthia van Tilborg en Christine van Andel komen we tot de volgende uitgangspunten.

 

Zorg voor een protocol

Neem de tijd om te bepalen én vast te leggen wat er na het overlijden van een medewerker allemaal moet gebeuren. Daarbij kunnen de volgende vragen aan de orde komen:

  • Wie stelt de collega's op de hoogte en op welke wijze? Bij deze gevoelige zaken heeft persoonlijk contact met een collega zoals bijvoorbeeld de leidinggevende natuurlijk de voorkeur, zeker voor de naaste collega's. De overige collega's kunnen bijvoorbeeld via het Intranet worden geinformeerd.  Vraag je af of  zakelijke contacten moeten worden geïnformeerd en op welke wijze. Bepaal ook hoe je medewerkers wil informeren in de periode tussen overlijden en de uitvaart. Zorg in ieder geval dat de rouwkaart op intranet wordt gepubliceerd zodat collega's een blijk van medeleven kunnen sturen.
  • Bedenk hoe je als bedrijf vorm wil geven aan de rituelen die bij verlies horen: vlag halfstok, herdenkingshoek met een mooie foto van de overledene, een condoleanceregister voor collega's op intranet, en indien nodig afgelasten van feestelijke bijeenkomsten.
  • Is het wenselijk om een rouwadvertentie te plaatsen en wie ondertekent deze? Stem indien nodig af met de Ondernemingsraad of de Raad van Bestuur. Dit geldt ook voor het sturen van bloemen.
  • De uitvaart is een zaak van de nabestaanden. Maar verwacht deze een actieve rol van de werkgever van hun dierbare? Ga dit vooraf na en inventariseer hoeveel collega's welkom zijn bij de uitvaart. Informeer de familie en maak desnoods afspraken over de kosten. Moet er vervoer geregeld worden en gaat het bedrijf - niet ongebruikelijk als het een directielid betreft – een dag of dagdeel dicht?
 

De leidinggevende is in de lead

Het zal je als manager maar overkomen dat een teamlid overlijdt. Natuurlijk maakt het een verschil of dit plotseling gebeurt of na een ziekbed. In het laatste geval heeft de HR-professional al enige begeleiding kunnen geven. Maar ook bij een onverwacht overlijden is de leidinggevende de aangewezen persoon om de nare boodschap persoonlijk te communiceren aan de andere medewerkers.

Hij of zij weet als het goed is ook meer over de familieomstandigheden en kan het beste het contact met de nabestaanden onderhouden. Mocht dit aan de orde zijn, dan heeft een toespraak van een direct leidinggevende al snel meer inhoud dan, hoe goed bedoeld ook, een speech van een directeur die zelden contact had met de overledene. Hou als HR wel een vinger aan de pols.

 

Besteed ook aandacht aan het team

De werkplek van je collega blijft leeg. Dat kan veel vragen en emoties op roepen bij het team waarvan de overleden medewerker deel uitmaakte. Blijf in contact met het team en organiseer indien nodig na enkele weken een bijeenkomst om nog eens na te praten over het gebeurde en de periode daarna. Doe dat op korte termijn als de werkkring van de overledene niet bij de uitvaart betrokken is geweest. Wordt er een opvolger/ster aangesteld? Zorg dan dat deze van de voorgeschiedenis op de hoogte is.

 

Doe indien nodig een beroep op de specialist

HR is geen specialist in rouwverwerking en sommige klussen rond de uitvaart van de overleden medewerker vragen erg veel tijd en aandacht. Aarzel daarom niet om een specialist in te schakelen. Veel arbodiensten bieden ook counseling voor medewerkers aan. Er zijn speciale bedrijfjes die specifieke producten aanbieden voor ‘life changing events'.  Dat kan variëren van het mooi inbinden van de condoleances van collega's tot het aanbieden van administratieve ondersteuning; zaken die veel betekenis kunnen hebben.