Waterschappen regelen samen HRM en salarisadministratie

Door Mirjam Jochemsen - 22 februari 2016

 

'Het was een hele klus'

Zes waterschappen werken sinds januari 2016 met ADP Workforce, een geautomatiseerd systeem voor salarisverwerking en HR-zaken. Met deze e-HRM-applicatie kan iedere werknemer zijn eigen personeelszaken regelen. Acht waterschappen volgen in 2017.

 

Zelf personeelszaken regelen

Je carnavalsverlof afspreken met je manager, die dat doorgeeft aan de afdeling HR/P&O. Of bellen met diezelfde afdeling om te zien of je nog ruimte hebt in je individueel keuzebudget. Of in je archief zoeken wat de afspraken uit je functioneringsgesprek ook alweer precies waren. Dit soort procedures is niet meer van deze tijd.

Zes waterschappen werken sinds januari 2016 met een gezamenlijk, geautomatiseerd systeem waarin medewerkers hun personeelszaken zelf kunnen regelen. De zes waterschappen zijn de koplopers van in totaal 14 waterschappen die het systeem, met ondersteuning van Het Waterschapshuis, samen hebben aangeschaft en ingevuld. Ook het beheer is centraal geregeld.

 

Voordelen

Aart Haitjema, secretaris-directeur bij het hoogheemraadschap van Rijnland en formeel opdrachtgever van het project, zet de voordelen op een rijtje: voor de werknemers dossierinzicht en eigen regie, voor de werkgever minder werk en betere managementoverzichten, en landelijk een harmonisatie van processen die personeelsuitwisselingen, detacheringen en samenwerkingen gemakkelijker maakt.

Haitjema vindt dat dit past bij eigentijdse organisatiestructuren waarin mensen eigen verantwoordelijkheden nemen. Een teamleider is niet meer ‘de baas' maar eerder een coach die zorgt voor zijn mensen. De teamleider heeft een goed overzicht over de HR/P&O-kant van zijn team en regelt samen met de teamleden de personeelszaken. De afdeling P&O faciliteert.

 

Intensief traject

De applicatie - van leverancier ADP - is ingericht voor zowel HR- en salarisprofessionals als leidinggevenden en medewerkers. In het portaal van Workforce kunnen werknemers rechtstreeks zaken regelen rond het individuele keuzebudget, verlofaanvragen en declaraties.

ADP heeft meerdere overheden en semi-overheden als klant. De gezamenlijke wensen van de deelnemende waterschappen zaten dan ook al voor 80% in het pakket dat ADP standaard aanbiedt. Om ook de overige 20% uniform te regelen is het tweede halfjaar van 2015 een intensief traject met succes doorlopen. De resterende inrichting (zo'n 5%) is zodanig verbonden met de cultuur of de organisatiestructuur van de individuele waterschappen dat uniformering (nog) niet lukte: daarvoor houden de deelnemers een eigen inrichting in het systeem.

 

Succesfactoren

Samenwerken gaat de waterschappen niet altijd gemakkelijk af. Veertien waterschappen die samen een ict-project succesvol oppakken, dat is bijzonder. Waar komt het succes vandaan?

Eén van de betrokken waterschapsmedewerkers is Hans van Donschot, HR-adviseur en projectleider bij Waterschap De Dommel. Hij signaleert twee succesfactoren: "Ten eerste de gelijkwaardige positie van koplopers en volgers, dat was echt heel gaaf. Dat geeft een gevoel van gezamenlijkheid, we moesten en wilden het echt samen voor elkaar krijgen. Daarnaast ervaar ik duidelijke sturing en commitment vanuit de directeuren. Ook dat droeg bij aan het gevoel van ‘we komen er samen uit'.

Het was heel duidelijk dat we niet in een onderhandelproces van geven en nemen zaten, maar in een gezamenlijk opbouwproces. Samen uitzoeken wat we precies willen, binnen de grenzen en mogelijkheden van het gekozen systeem."

Haitjema vult aan: "Na de aanbesteding stond de scope van het project vast. Bij het bepalen van de uniformere inrichting waren vanuit elk deelnemend waterschap twee medewerkers betrokken, elk met een mandaat vanuit hun eigen organisatie, zodat ze bij de uniformeringssessies met elkaar spijkers met koppen konden slaan."

Ten slotte noemt Van Donschot nog de inspirerende omgeving van het LEF future center van Rijkswaterstaat in Utrecht; die hielp zeker om in de uniformeringsfase de geesten bij elkaar te brengen en te houden en samen creatieve concrete oplossingen te vinden.

 

Salarisadministratie

"Het was een hele klus", zegt Gea van IJsseldijk die nauw betrokken is bij de implementatie van het nieuwe systeem bij haar waterschap, Hollandse Delta. Ze is ervaren salarisadministrateur en doet ook een stuk functioneel beheer. Vanaf oktober werd er drie maanden schaduw-gedraaid. In die tijd bracht Van IJsseldijk drie maal twee dagen in Amersfoort door, om in werkgroepjes met de zes koplopers de omzetting van de oude systemen naar het nieuwe uit te werken. Er was gelegenheid vragen te stellen aan de begeleiders vanuit ADP. Lees ook het blog van Wilma Straathof over dit onderwerp.

"Dat was nuttig, maar voor specifieke zaken, zoals het inregelen van individuele regelingen, had ik graag iemand op mijn eigen werkplek naast me gehad; dat was wel efficiënter geweest." Want naast de ‘lesdagen' in Amersfoort moest er ook op de werkplek in Ridderkerk heel veel werk verzet worden. Onder andere is voor alle 600 loonstroken met de hand gecontroleerd of Workforce de goede gegevens uitspuwde. Waar dat niet zo was moesten aanpassingen in het systeem worden doorgevoerd.

Wat het hele proces haar heeft opgeleverd? "Het geheel is overzichtelijker geworden, ook doordat we met elkaar tot een eenduidigere interpretatie van de cao zijn gekomen. Verder zijn we minder kwetsbaar geworden voor uitval van collega's. En met vragen zoek ik nu nog gemakkelijker de afstemming met mijn collega's bij andere waterschappen."

 

Beheerorganisatie

Richard Enthoven is projectleider vanuit Het Waterschapshuis. Hij legt uit hoe de samenwerking ook na de implementatie wordt voortgezet met de centrale beheerorganisatie van Workforce. Deze is onder de naam ‘Samenwerking e-HRM' onderdeel van Het Waterschapshuis en wordt bemand vanuit de waterschappen.

De Samenwerking bewaakt en stimuleert de uniformiteit van de e-HRM inrichting en processen en regisseert de vastlegging van eventuele wijzigingen in ADP Workforce. Deze centrale beheerorganisatie functioneert als intermediair tussen de eindgebruikers (het lokaal functioneel beheer per waterschap) en de feitelijke uitvoerende centrale beheerder, ADP. Daarnaast blijven er voor de functioneel beheerders faciliteiten om regelmatig hun kennis met elkaar te delen en te bediscussiëren.

 

Doelen gehaald

Hoewel het begin van het proces moeizaam verliep, is Aart Haitjema op dit moment dik tevreden. "Uiteindelijk is het gelukt om ruimschoots meer samen te regelen dan de 80% die we ons aan het begin ten doel hadden gesteld. Iedereen is enthousiast over de resultaten. We zijn nu met zijn veertienen en ik verwacht dat er op termijn nog meer waterschappen mee gaan doen."

Dit blog verscheen eerder in Het Waterschap in februari 2016