Evalueren: momentopname of continu proces?

Door Geert Segers - 20 januari 2016

 

De noodzaak van continu feedback

Al in 2006 wees Harvard Business op de noodzaak van continu feedback in plaats van jaarlijkse evaluatie. Waarom gaan organisaties dan toch op de oude voet verder en sluiten ze  ieder kalenderjaar af met een functioneringsronde?

 

Terwijl dit in veel bedrijven toch een drukke tijd is. In combinatie met ieders toch al volgeplande agenda is er dan sprake van heel wat extra uitdaging. Bent u nog zeker van de kwaliteit van zo'n gesprek?

 

‘Old school ‘ evaluaties nog wijdverbreid

Laten we eens kijken hoe de meeste medewerkers hun functioneringsgesprek eigenlijk ervaren.

Medewerkers krijgen een vragenlijst over hun bijdrage aan de doelstellingen van het bedrijf. Ze gaan een uurtje op zoek naar het goed opgeborgen Excel- sheet waarin de bedrijfsdoelen beschreven staan. Die doelen zien er interessant uit maar er is amper een echte link tussen wat ze de afgelopen twaalf maanden hebt gedaan, hun persoonlijke ontwikkeling en die bedrijfsdoelen.

Geen nood, met enige moeite wordt de feitelijke bijdrage zodanig verwoord zodat deze ongeveer in de evaluatie past. Op de dag van het functioneringsgesprek verbaast iedereen zich over de creativiteit van de evaluatie en het vernuft waarmee men uitweidt over al de bijdragen.

Een karikatuur? Misschien, maar ik geloof toch dat dit in de meeste gevallen niet ver bezijden de waarheid is. Veel organisaties proberen deze jaarlijkse taak vast te leggen in een digitaal proces, maar dan gaat het eigenlijk gewoon om de automatisering ervan.

 

Het alternatief: permanente evaluatie

Hoewel de waarde van een evaluatiegesprek zeer hoog zou moeten zijn, zie je meteen dat de traditionele manier van werken verre van optimaal is. In 2006 was er voor de mensen van Harvard nog geen sprake van een gebruiksvriendelijk platform voor continue evaluatie. Bij mijn werkgever ProTime, een partner van ADP, pakken we het anders aan:

‘Evaluatie zou voor elke kennisorganisatie een kritisch proces moeten zijn', vertelt Stéphane Van Hove, Product Manager bij ProTime. ‘Het geeft zowel feedback op prestatie als op menselijk niveau. Wij zien het proces van evalueren als een permanente coaching die digitaal levend wordt gehouden. Op die manier overstijgt het de traditionele jaarlijkse check-up en kun je voorzichtig gaan denken aan het werken in zelfsturende teams. ‘

 

Stuurinformatie van digitaal platform

In een gebruiksvriendelijk digitaal platform zijn de bedrijfsdoelen bijvoorbeeld visueel gekoppeld aan de doelen van teams en personen. Bij elke taak die wordt verricht kun je dan zien je welk doel hiermee wordt ondersteund. Het platform moet helpen om de dagelijkse werkzaamheden te plannen, te structureren en te organiseren. Het platform moet stuurcijfers kunnen produceren. Deze data kan het management vervolgens meteen toetsen aan de voortgang van de bedrijfsdoelstellingen.

‘Om samenwerking te bevorderen kunnen collega's en externe mensen worden uitgenodigd bij projecten en het je de mogelijkheid om voortdurend de voortgang op basis van doelstellingen  te monitoren, vindt Stéphane. ‘Een evaluatie is zo niet langer een vervelende en surrealistische momentopname. Nu gaat het om een permanent en vanzelfsprekend feedbackproces tussen teamleden en een coach.

Evaluatie maakt voortaan deel uit van het dagelijks werk en wordt zo weer een nuttig instrument voor het management'.

Hoe waardevol zijn de evaluaties in uw bedrijf?