Een goede start!

Door Wilma Straathof - 7 december 2015

 

Vaak gaan inkopers uit van standaardoplossingen, terwijl gebruikers een op hen toegesneden systeem wensen. Het gevolg hiervan is maar al te vaak dat bij de implementatie gestart wordt met onjuiste of in ieder geval onvolledige uitgangspunten. ADP en Het Waterschapshuis kozen daarom voor een andere aanpak.

 

Medewerkers van de 15 waterschappen kunnen in de toekomst met ADP Workforce zelf hun personeelszaken regelen. Bij de overstap op dit e-HRM-systeem hebben  ADP en Het Waterschapshuis (de regie-organisatie van de waterschappen) voorafgaand aan de implementatie veel aandacht besteed aan hoe en wat er precies geautomatiseerd moet worden. 

 

Aantrekkelijk proces

In een goed uitgelijnd, aantrekkelijk proces maakten HR- en salarisprofessionals tijdens scrumsessies samen keuzes. Pas daarna is de implementatie van start gegaan. Een korte terugblik op het uniformeringsproces tot nog toe:    

"Wanneer willen we het signaal ontvangen dat iemand de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt?" Het is half elf in de morgen als een HR-adviseur deze vraag stelt. Met zeven professionals van de betrokken waterschappen bevindt zij zich in een kleurrijke vergaderplek van LEF, het futurecenter van Rijkswaterstaat

Wordt er ook een e-mail notificatie gestuurd? Zit dit signaal  in de uniformeringslaag van het systeem? Er volgt een korte uitwisseling van de gebruiken, voor- en nadelen van de mogelijkheden. Direct daarop wordt de knoop doorgehakt en op het krijtbord genoteerd. Daarna wordt doorgepraat over een volgend signaal. Er moeten die ochtend afspraken worden gemaakt over in totaal 16 signalen.

 

Zes onderwerpen

Tijdens deze tweede uniformeringsbijeenkomst nemen de circa 30 HR- en salaris professionals zes onderwerpen bij de kop: de overwerkregeling, het digitaal personeelsdossier, de uitwerking van de signaleringen en een aantal workflows rondom ziekte, re-integratie en zwangerschap. Per waterschap zijn twee professionals afgevaardigd die het mandaat van hun organisatie hebben gekregen, inhoudelijk zijn gevoed en die na afloop de  resultaten in hun waterschap terugkoppelen. 

Iedere groep heeft een lijst gekregen met onderwerpen waar binnen een uur afspraken over moeten worden gemaakt en er zijn rollen verdeeld. Er is een voorzitter, twee notulisten, een tijdbewaker en iemand die de conclusies vertelt tijdens de uitwisselingsrondes. Iedere groep beschikt over een inhoudelijk deskundige van ADP of Het Waterschapshuis, die vragen kan beantwoorden.

 

Elkaar aanvullen

Na een uur hebben alle groepen hun opdracht af en bekijken ze elkaars resultaten. Er wordt rondgelopen. Collega's met weer andere expertise, die er fris tegen aan kijken, horen de conclusies van het groepslid dat daarvoor is aangesteld.

Dit leidt tot vragen en aanvullingen. Bij de indeling van het personeelsdossier is op het bord de gekozen indeling te zien en de laatste beslissingen. "Waar laat je de zwangerschapsverklaring? Welke informatie is er op medewerkersniveau? Is er rekening gehouden met informatieverzoeken van de Belastingdienst." Met deze laatste vraag is nog geen rekening gehouden. De groep gaat hier na de uitwisselingsronde mee  aan de slag.

 

Opvallend soepel

Het maken van keuzes gaat opvallend soepel. Deelnemers gaan voor het gezamenlijk belang, niet voor wat alleen voor hun eigen organisatie goed uitkomt. Ze zijn echter wel gevoed door hun organisatie; weten wat in hun organisatie belangrijk is. Tijdens de besprekingen blijkt dat gewoontes en werkprocessen verschillen, waar de automatisering consequenties heeft. Maar door dit te weten, kan ook vooraf worden bedacht hoe hier op ingespeeld kan worden.

 

Licht

"We investeren bewust intensief in het uniformeringsproces", zegt Hilde Schumacher van ADP. De saamhorigheid die voelbaar is, is hier een resultaat van. In de eerste bijeenkomst is met behulp van een aantal oefeningen intensief kennisgemaakt. De LEF-ruimtes, waar de procesbegeleider tussen de programmaonderdelen de afbeeldingen en het lichtniveau kan aanpassen, spelen positief in op het gemoed. Het maken van keuzes voelt niet als een zwaar proces, maar wordt een vloeiend geheel.

 

Uniform én flexibel

Tijdens het proces blijkt dat de wensen van de waterschappen voor 80% passen in de ‘best practices' die ADP al standaard in het systeem heeft ingericht. Voor de overige 20% biedt de extra ingerichte ‘uniformeringslaag' binnen het systeem uitkomst. Hierin wordt het maatwerk geplaatst dat voor alle waterschappen van toepassing is.

Door vòòraf de gewenste aanpassingen met elkaar af te stemmen, wordt maatwerk per individueel waterschap zoveel mogelijk voorkomen. Dit levert voordelen op ten aanzien van implementatiesnelheid, harmonisatie arbeidsvoorwaarden, beheer, kosten, kennisdeling en uitwisseling van personeel. En daarnaast blijft - waar het echt nodig is - ruimte voor een waterschap specifieke aanpassing.

De waterschappen bewijzen samen met ADP dat echte samenwerking – een die verder gaat dan het vormen van een inkoopcombinatie – zeker de moeite loont.

 

Conclusie

Vaak gaan inkopers uit van standaardoplossingen, terwijl gebruikers een op hen toegesneden systeem wensen. Het gevolg hiervan is maar al te vaak dat bij de implementatie gestart wordt met onjuiste of in ieder geval onvolledige uitgangspunten. Achteraf moet er vaak extra werk worden verricht om maatwerk te realiseren.

De negatieve gevolgen hiervan zijn bekend: overschrijding van budgetten, planningen die uitlopen, en het is ook niet goed voor het imago van opdrachtgever en -nemer. De krantenkoppen over automatiseringsprojecten van publieke organen zijn bekend en bij bestuurders gevreesd. Meer aandacht voor de afstemming van inrichtingskeuzes voorafgaand aan de implementatie voorkomt dit.