Hoera, een nieuwe medewerker!

Door Shaunny Veldhuis - 23 september 2015

De juiste kandidaat heeft het arbeidsvoorwaardenaanbod geaccepteerd en daarmee eindigt het recruitmentproces. Het werk van de Recruiter en Hiring Manager zit er op en het on boarding-programma ligt klaar - of missen we iets? Let op: Je bent er nog niet wanneer de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd!

 

Als organisatie is het belangrijk om een connectie te maken met de nieuwe medewerker. Benut de periode tussen het laatste gesprek en de eerste werkdag om deze connectie te creëren en te versterken. Door middel van pre-boarding zorg je dat de kandidaat ook daadwerkelijk gaat starten op de gewenste startdatum.

 

Van arbeidsvoorwaardenaanbod naar on boarding

Na een periode van veel gesprekken, rollenspellen, assessments en het accepteren van het arbeidsvoorwaarden aanbod volgt het formele stuk. De HR afdeling gaat het papierwerk in orde maken en zorgt dat de nieuwe medewerker voorzien is van de juiste informatie voor zijn of haar eerste dag.

De Hiring Manager draagt vaak de verantwoordelijkheid om een on boarding programma te maken en tevens wordt er verwacht dat er contact wordt onderhouden met de nieuwe medewerker. Waarom zou je als organisatie de periode tussen het laatste gesprek en de daadwerkelijke startdatum niet benutten om aan pre-boarding te doen? En wat is dat precies?

 

Wat is pre-boarding?

Om er zeker van te zijn dat de aankomende medewerker zich welkom voelt en weet dat de organisatie bezig is met zijn of haar komst, is pre-boarding van belang. Waar het bij on-boarding draait om een inhoudelijk inwerktraject, ligt bij pre-boarding de focus op het behouden van de connectie.

Tijdens het recruitmentproces is de potentiële medewerker op zoek naar een connectie met de organisatie, de Hiring Manager en de toekomstige carrièremogelijkheden. Een sollicitant is graag in control in iedere stap, van het ontvangen van een ontvangstbevestiging tot de voorbereiding van zijn of haar eerste week.

Iedere organisatie heeft zijn eigen bedrijfscultuur, en de pre-boardingaanpak zal dus altijd maatwerk zijn.  Hieronder vind je vast een 7-tal handige tips die het altijd goed doen.

 

Risico's afdekken

Er zit een behoorlijk risico voor een organisatie bij het aannemen van een nieuwe medewerker. Soms zit er een lange periode tussen het accepteren van het aanbod en de startdatum. Denk eens aan de opzegtermijn. Gemiddeld start een nieuwe medewerker pas één tot twee maanden later na het accepteren van het arbeidsvoorwaarden aanbod.

In deze periode kan een kandidaat nadenken over zijn of haar carrière. Daar zit ook het risico dat een kandidaat besluit zich terug te trekken doordat hij/zij een ander aanbod heeft geaccepteerd, besloten heeft om bij de huidige werkgever te blijven of een geheel andere carrière voor ogen heeft.

Door bewust bezig te zijn met pre-boarding kun je deze risico's afdekken en blijven streven naar dat ene resultaat - de aangenomen kandidaat ook daadwerkelijk als medewerker aan boord halen. Een werving- en selectieprocedure kost veel tijd en geld, een hele investering die je niet graag opnieuw moet doen. Zeker niet als iedereen overtuigd is van de juiste kandidaat en deze graag aan boord wil hebben.

 

Hoe implementeer je pre-boarding?

Kijk als Hiring Manager, Recruiter en de HR- afdeling naar het huidige proces. Begin bij vragen als: wat doen we al, wat kan er beter, hoe zouden we het graag zien? Daarna is het belangrijk om dit aan te vullen met business cases van bijvoorbeeld afgelopen jaar. Welke kandidaten hebben een aanbod ontvangen, wie zijn er daadwerkelijk gestart, wie hebben zich teruggetrokken (en waarom)? Deze informatie is erg waardevol en maakt dat je kunt bouwen aan een pre- boarding programma.

 

Pre boarding doe je zo - 7 Tips

Tijdens pre-boarding draait het wel altijd om de kleine dingen die de connectie versterken, zoals:

  1. Laat de Recruiter en Hiring Managers geregeld telefonisch contact onderhouden met de nieuwe medewerker;
  2. Nodig de nieuwe medewerker voor business events die plaatsvinden vóór de startdatum;
  3. Voorzie de nieuwe medewerker van informatie over de afdeling (organisatiestructuur, flyers, succesverhalen)
  4. Stuur een persoonlijke kaart of brief naar het huisadres van de nieuwe medewerker;
  5. Verzend naslagwerk, literatuur en business cases naar de nieuwe medewerker en koppel hier ook een telefonisch contactmoment aan;
  6. Wijs voor de daadwerkelijke startdatum een mentor aan de nieuwe medewerker toe én zorg dat zij al in contact treden;
  7. Geef de nieuwe medewerker de mogelijkheid om in contact te komen met het team waarin hij/zij terecht komt (e-mailadressen, connecties op LinkedIn, borrel).

Wil je meer weten over werving en selectie, of in het bijzonder pre-boarding? Neem gerust contact met ons op! Shaunny Veldhuis is Talent Acquisition Business Partner bij ADP sinds april 2015. In haar rol is zij verantwoordelijk voor het werven en selecteren van sales talent op alle carrière niveaus (junior tot senior).