KPMG marktverkenning Nederlandse HR-systemen

Door Nel van Holst - 11 juni 2015

Wat vinden gebruikers van hun HR-systeem en wat is er op dit moment op dit gebied op de markt? De onlangs door KPMG uitgevoerde marktverkenning  ‘Finding the perfect match' – Marktverkenning HRM-systemen 2015*geeft inzicht in het aanbod van de verschillende HRM-systemen van leveranciers Workday, SAP, Afas, Oracle, Centric en ADP.

 

Naast de laatste trends en ontwikkelingen komen ook de ervaringen van gebruikers aan bod. Het onderzoek bevestigt overtuigend de groeiende betekenis van zowel HR Analytics als mobiele applicaties in HR en HR-systemen.

Sander Stokkink, Management Consultant  bij KPMG, geeft antwoord op de meest prangende vragen die op dit moment in de markt leven.

 

Mobiele apps en HR Analytics geven de doorslag

Allereerst maar eens de definitieve doorbraak van mobiele applicaties. Die zorgen ervoor dat systemen steeds gebruiksvriendelijker (moeten) zijn. Zonder dat zullen medewerkers immers moeilijker te bewegen zijn om hun eigen zaken via MSS en ESS te regelen. Een belangrijke ontwikkeling?

Sander Stokkink: "Voor leveranciers is het belangrijk om de applicatie steeds meer beschikbaar te stellen via smartphone en tablet. Dat maakt het niet alleen toegankelijker, maar vereist ook dat de applicatie intuïtiever wordt. Dit komt de acceptatie ten goede. Wij verwachten dat het niet bieden van mobiele of te beperkte apps door een leverancier op niet al te lange termijn een dissatisfier zal worden.

Overigens verwachten wij wel dat de ontwikkelingen snel zullen gaan, want een aantal leveranciers heeft al ‘Mobile-first' als ontwikkelbeleid (ADP, SAP, en Workday), wat inhoudt dat nieuwe functionaliteit eerst wordt ontworpen vanuit mobile gebruik, en daarna pas in webbrowser format."

 

Big Data en HR Analytics

Big Data is een belangrijke aanjager voor productontwikkeling op het gebied van HR Analytics. In het onderzoek werd gekeken in hoeverre Analytics door de onderzochte systemen werd ondersteund. Steeds vaker vindt integratie met een bestaande BI-tool plaats. ADP heeft bijvoorbeeld ADP Rapportage & Analyse. Wordt in de diverse HR-systemen voldoende aansluiting geboden bij de cijfermatige onderbouwing van adviezen en analyses zoals deze steeds vaker van HR worden gevraagd?

Sander Stokkink: "Die ontwikkeling in de systemen is duidelijk zichtbaar. Deze worden bijvoorbeeld steeds vaker voorspellend, denk aan het vertrekrisico van medewerkers, een bekend stokpaardje van HR. Wat nog ontbreekt, is de link naar bedrijfsresultaten. Daarvoor zal op zijn minst ook financiële data voorhanden moeten zijn.

Een tweede verbeterpotentieel is de hanteerbaarheid. Weliswaar zijn rapportages toegankelijker geworden voor managers en zijn deze steeds vaker ‘drillable' en beschikbaar via smartphone of tablet. Maar het blijken wel voorgedefinieerde datasets te zijn. Ondanks dat het wel tijd en vaardigheid vereist van een manager om zelf rapportages te maken, zou dat mijns inziens wel de toekomst moeten zijn. De meeste rapportages gaan nog uit van de klassieke HR KPI's als verzuim en verloop.

Wat-als vragen stellen, zoals ‘Wat als we weten wat het verschil maakt als leidinggevende?", helpt om nieuwe inzichten te verkrijgen.  Maar om die vragen te beantwoorden is 9 van 10 keer ook andere data nodig dan enkel de klassieke HR data, zoals persoonlijkheidsprofielen en geografische data. Die integratie van data wordt niet door de HRM-systemen geboden. Dan ga je eerder naar een BI tool toe."

 

Gebruikers hebben daar in de praktijk wel eens moeite mee?

Sander Stokkink: "Uit het onderzoek binnen gebruikersorganisaties blijkt een terughoudendheid van veel HR-organisaties inzake het gebruik van HR Analytics. Soms is dit te wijten aan de onbekendheid met het thema en de aanwezige tools. Of zo blijkt, vindt men de tooling nog te moeilijk."

Hier sluiten dus de ontwikkeling en praktijk soms onvoldoende aan. Dat werpt de vraag op of de vraag nu door gebruikers of aanbieders wordt gecreëerd?

Sander Stokkink: "Het is een combinatie. In veel gevallen lopen de leveranciers voorop in de ontwikkelingen. Bovendien krijgen afnemers bij de meeste, zo niet alle leveranciers inspraak in de ontwikkelroadmap. We zien dus eerder dat aangeboden functionaliteit nog niet volledig benut wordt. Strategische Personeelsplanning (SPP) is hier mogelijk een uitzondering op.

Wij constateerden in ieder geval dat de leveranciers in ons onderzoek het nog niet aanbieden. Anderzijds is het ook zo dat nog lang niet alle organisaties met SPP bezig zijn of daar aan toe zijn. Veelal hebben (de grotere) gebruikers de mogelijkheid om hun feedback en wensen door te laten klinken bij ontwikkeling van de leveranciers. Daarnaast ontwikkelen de leveranciers ook een visie op basis van de trends, en passen daar hun ontwikkelroadmap op aan."

 

Belangrijkste ontwikkeling voor HR

Wat wordt volgens dit onderzoek de belangrijkste ontwikkeling voor de komende 5-10 jaar?

Sander Stokkink: "Dat hangt samen met het voorgaande en wordt een verdere groei van functionaliteiten en vastlegging binnen één HRM-systeem, zodat er meer data gemakkelijk beschikbaar komt voor analyses. Daarmee zullen mogelijk HRMS-leveranciers ook HR analytics als een service kunnen gaan aanbieden, omdat steeds meer pakketten in de cloud worden afgenomen. Die type dienstverlening zal ook door consultancy bureaus steeds meer worden aangeboden."

 

Nieuw HR-systeem

Tot slot, wat zijn de belangrijkste redenen voor gebruikers om een ander systeem te kiezen?

Allereerst het feit dat systemen niet eeuwig ondersteund worden door leveranciers. Dat betekent dus soms een gedwongen upgrade, waarbij een keuze voor een totaal ander systeem en leverancier dus ook een mogelijkheid wordt.

Ten tweede is onvrede over de huidige leverancier of functionaliteiten van het systeem reden om te vernieuwen. Tenslotte kan de vraag ontstaan uit een groei van de volwassenheid van de organisatie en de interne processen. Denk daarbij aan steeds verdere automatisering, maar ook steeds meer uitgebreide self services voor managers en medewerkers ( al dan niet mobiel) en de rapportagebehoefte.

 

‘Finding the perfect match' - Marktverkenning HRM-systemen 2015

Dit is het vierde onderzoek in een reeks KPMG-onderzoeken naar systemen voor de ondersteuning van HRM-processen (inclusief salarisverwerking). De reeks startte in 2004. Onderzocht worden HRMS-leveranciers die aanwezig zijn op de Nederlandse markt, een volledige HRM-oplossing kunnen bieden en van wie het klantenportfolio in ieder geval betrekking heeft op organisaties met meer dan 500 medewerkers. Ook de systemen van Raet werden onderzocht. Raet werkte echter niet mee aan de publicatie van de resultaten.

 

KPMG People & Change

KPMG People & Change helpt organisaties onder andere bij het creëren en ontwikkelen van een fit for purpose HR organisatie die aansluit op de bedrijfsstrategie. KPMG doet dit onder andere door de HR-structuur, -capaciteiten en -systemen in lijn te brengen met de behoefte en de volwassenheid van lijnmanagement. Met de ‘tune in your talent'- methodiek worden organisaties in staat gesteld om gerichter het beste uit hun mensen te halen.

Sander Stokkink is Management Consultant at KPMG Advisory