Hallo, is hier een plekje vrij?

Door Nel van Holst - 19 mei 2015

Werken waar het jou het beste uitkomt. Die kerngedachte achter Het Nieuwe Werken lijkt ver weg als je op maandagochtend door je eigentijdse kantoor sjouwt. Al een kwartier. Met je toch wel zware laptoptas.

 

De cubicles om ongestoord te werken zijn allemaal al bezet. De zitzakken in de inspiratieruimte liggen er nog ongebruikt bij.. maar dat schiet niet op: dat rapport moet echt af! Was dat Nieuwe Werken gewoon een truc van de baas om op huisvesting te kunnen bezuinigen?

Tijd voor een beknopt overzicht van wat we voor het gemak even de bijverschijnselen van Het Nieuwe Werken zullen noemen. Voor de meeste problemen is trouwens de oplossing voorhanden of in de maak. Soms is enige begeleiding noodzakelijk. Dat is dan een logische taak voor HR.

 

1. Dagelijks op zoek naar een vrije plek

Er zijn dagen waarop ‘íedereen' op kantoor lijkt te zijn. Dan is een leeg bureau moeilijk te vinden. In de praktijk duurt dat trouwens vaak maar even, want de aanleiding voor de hoge opkomst is meestal een grote(ere) meeting. De oplossing is om zo'n vergadering breed te communiceren of standaard zo vroeg te laten beginnen dat de deelnemers direct bij binnenkomst naar de vergaderruimte zullen gaan.

Nog makkelijker: de App van Mapiq. Door in te loggen hebben medewerkers alle faciliteiten van het gebouw binnen handbereik. Je kan vrije plekken vinden, ruimtes boeken en inchecken op een bepaalde plek, zodat collega's van elkaar kunnen zien waar ze zich precies in het gebouw bevinden, of waar de vergadering gaat plaatsvinden.

 

2. Altijd een onpersoonlijke werkplek

Je zit natuurlijk niet voor de gezelligheid op kantoor. Maar veel mensen hebben toch de behoefte om hun omgeving ‘eigen' te maken. Een blik op die leuke foto van je dierbaren kan je bovendien door een vervelende klus heen helpen. Door het Nieuwe Werken dus nooit meer je familie dicht bij? Natuurlijk niet. Foto's zet je eenvoudig op je laptop, zo heb je nog meer keus ook. Veel kantoren werken trouwens ook met trolleys voor je persoonlijke spullen.

 

3. Adieu Arbeidsvitaminen

Gezellig de radio op de afdeling aan en iedereen houdt zich aan de ongeschreven regel dat er niet gebeld wordt tijdens het nieuws of een aflevering van Het Geluid. Dat zit er niet meer in op het Nieuwe Kantoor. Dikke kans dat niet al je collega's dezelfde muzieksmaak hebben. Of gewoon niet gediend zijn van achtergrondmuziek, dat komt ook voor.

Geen nood, op de stiltewerkplek kun je gewoon met oortjes in jouw favoriete muziek via je laptop beluisteren, heeft niemand last van. Er zijn zelfs kantoren waar het volstrekt geaccepteerd is om op een gewone werkplek met je koptelefoon op te werken. Of er dan nog sprake is van het uitwisselen van ideeën? Tja.

 

4. Nooit meer debiteuren- crediteuren

Veilig met alle andere financieel specialisten bij elkaar. Of de gezellige chaos van de afdeling Communicatie, toch een beetje de artiesten van het bedrijf. Dat kun je vergeten bij Het Nieuwe Werken? Dat zal wel meevallen, want je hebt als afdeling altijd nog (werk)overleg, al dan niet via Skype of een videocall. Toch handig als je ook weet wat de andere collega's binnen het bedrijf zoal bezighoudt. Wedden dat je daarvan veel plezier hebt tijdens het werken aan bedrijfsbrede projecten?

 

Zoals je kunt zien kunnen de meeste van de bovenstaande ‘nadelen' met enig gezond verstand en slimme hulpmiddelen geëlimineerd of tot een voordeel omgebogen kunnen worden. De rol van HR bij de totstandkoming van Het Nieuwe Werken houdt niet op bij het inrichten van het nieuwe kantoor of het communiceren van de nieuwe regels.

Wijs mensen op de mogelijkheden, zorg dat die App er als het nodig is ook komt. Zorg dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de juiste, handige hulpmiddelen en deze ook kunnen gebruiken. Besef dat er mensen zijn die in dit proces extra begeleiding en wellicht extra faciliteiten nodig hebben om te voorkomen dat ze  gaan ‘ronddobberen' in plaats van gebruik te maken van de mogelijkheden van Het Nieuwe Werken

Dus kom uit die cubicle en geef zelf het goede voorbeeld. Schuif aan bij die collega van de boekhouding (kun je gelijk vragen hoe het zit me je declaratie).

Je HR-maatjes zie je straks in de pauze wel weer!