7 Tips om effectiever te mailen

Door Nel van Holst - 26 februari 2015

Bestaat een groot deel van jouw werkdag uit het ‘wegwerken' van je mail? Komt het steeds vaker voor dat je aan het eind van de werkdag lang niet alle mails hebt kunnen beantwoorden? Je bent niet de enige, zie ook het blog van Sander waarin een aantal mythes en waarheden over time management de revue passeren.

 

Bezie de manier waarop je omgaat met je mail ook eens met een andere blik en doe je voordeel met deze 7 tips om effectiever te mailen.

 

1. Gebruik je mail niet om persoonlijk contact uit de weg te gaan

Lastige of persoonlijke vraag? Dat komt nogal eens voor op de HR-afdelingen. In zo'n geval kun je beter bellen of langslopen als dit mogelijk is. Mail desnoods dat je geprobeerd hebt te bellen en kondig aan wanneer je dit opnieuw zult doen. Heb je een snel antwoord nodig van een collega? Gebruik dan een chatprogramma  zoals Lync.

 

2. Zet niet standaard ‘iedereen' in de CC.

Sta even stil bij de ontvangers van de mail. Wie moet jouw boodschap lezen? Voorkom een mailinfarct waardoor jouw mail helemaal niet meer gelezen wordt.Wil je een verzoek extra kracht bijzetten of je leidinggevende laten weten dat het probleem in behandeling is? Pak dan even de telefoon of wacht tot je lopende zaken kunt bespreken/rapporteren.

Gebruik je een cc voor een externe mail? Ga dan na of de betrokkene geen bezwaar heeft tegen het bekend maken van zijn/haar mailadres. Bij sollicitanten kan zoiets gevoelig liggen!

Ten overvloede: voor een mailing naar een groot aantal adressen gebruik je natuurlijk altijd de BCC-optie!

 

3. Hou vaste tijden aan

Weersta de verleiding om voortdurend je mail te raadplegen. Neem hiervoor enkele vaste tijdstippen per dag. Begin er bijvoorbeeld 's morgens direct mee en maak een schifting van zaken die dezelfde dag attentie behoeven of wel even kunnen wachten tot later. Sleep mailtjes die geen antwoord behoeven direct in het mapje waarin je alles over dit onderwerp (of deze  medewerker) bewaart of gooi weg. 

Begin gewoon bovenaan bij het nieuwste mailtje te lezen; niet zelden is wat de middag ervoor nog een probleem was de volgende ochtend opgelost.

 

4. Benut de mogelijkheden van Outlook

Investeer een uurtje in het verkennen van je mailprogramma. Een greep uit de praktische opties: mail automatisch naar mappen laten verplaatsen (handig voor nieuwsbrieven die je later wil lezen); mail categoriseren naar aard en prioriteit en mail opvolgen, desgewenst op een bepaalde datum. In je agenda kun je dan precies zien wanneer er actie/antwoord wordt verwacht.

Maak slim gebruik van de afwezgheidmeldingen. Niet alleen als je op vakantie gaat, maar ook als je een dag(deel) onbereikbaar bent door bijvoorbeeld een beoordelingsronde of een serie sollicitatiegesprekken. Degene die je mailt ziet dan waarom je niet (direct) antwoordt en kan eventueel op een andere manier contact zoeken.

 

5. Maak direct duidelijk waarover je mailt

Gebruik de optie ‘(allen) beantwoorden' niet voor een nieuwe mail over een ander onderwerp! Dat is vragen om verwarring bij de geadresseerden. Je boodschap gaat al snel onnodig verloren. Ook alleen RE: wordt slecht gelezen (en is lastig te archiveren).

Gebruik je toch een oude mail om het adres te achterhalen, vergeet dan niet om de onderwerpregel aan te passen.

 

6. Geef aan of je actie verwacht (of zelf onderneemt)

Is je mail een verzoek aanwezig te zijn,  informatie op te sturen, , enz.)? Benoem dit dan direct na de inleiding: Met deze mail vraag ik u…

Vergeet niet de termijn te melden waarop je antwoord verwacht: om u goed te kunnen helpen vernemen wij graag voor (datum) uw antwoord. Hetzelfde geldt als je zelf actie onderneemt: Op [datum] neem ik telefonisch contact met u op.

Meld het ook als je mail alleen informatief bedoeld is en je geen actie van de ontvanger verwacht. Over het gebruik van e mail voor een afwijzing bij een sollicitatie wordt verschillend gedacht. Kan dit - bijvoorbeeld doordat je extreem veel reacties per mail hebt binnengekregen -  niet anders,  kondig dit dan als het even kan wel aan en maak gebruik van de optie ontvangstbevestiging.

 

7. Let op bij het verzenden van bijlagen

Ga eerst na of het wel nodig is om documenten bij te voegen. Kun je niet volstaan met een linkje naar een website. Stuur je documenten mee met je mail, meld dan in de begeleidende mail precies welke documenten dit zijn. Stel de automatische lees/ontvangstbevestiging in.