Time management: 5 mythes en realiteiten

Door Sander Roekx - 19 februari 2015

Hoeveel tijd besteed jij aan het beantwoorden van je mail? Dertien uur per week is heel normaal voor veel professionals, zo blijkt uit diverse onderzoeken. Tijd voor time management. Maar hoe pak je dat aan en hoe draag je dat over aan je mensen? 5 Mythes en de realiteit.

 

Email kost tijd!

Mails sturen en beantwoorden kost de werknemer van nu tijd, veel tijd. Tegelijkertijd is het maar de vraag of dit nou het werk is waarmee carrières worden opgebouwd. Zeker is dat veelt HR-managers steeds vaker aandacht moeten besteden aan de time-managementvaardigheden van medewerkers.

Het time-managementprobleem strekt verder dan alleen de aanpak van de mail. Vaak zijn het werkprocedures zelf die ons met de neus op de feiten drukken. Want waar halen we de tijd vandaan om alles af te krijgen waar we aan begonnen zijn? Zoals altijd wanneer grote groepen mensen met hetzelfde probleem worstelen, worden er dagelijks oplossingen bedacht voor time management. Zowel individuen als organisaties worden voorzien van duizend en één raadgevingen. Inmiddels zijn er ook veel mythes in omloop. Hieronder zie je er vijf, aangevuld met meer realistische feiten.

 

Zelf verantwoordelijk

Mythe 1: Time management is iets waarvoor medewerkers zelf verantwoordelijk zijn. De organisatie is te log om time-managementvoorkeuren van meerdere mensen te faciliteren.

Realiteit: Medewerkers brengen minstens acht uur van hun actieve dag door in een professionele situatie. Hun agenda staat vol met activiteiten en procedures die grotendeels bepaald zijn door de organisatie. Dan moet dat natuurlijk ook voor gelden voor het zo nuttig mogelijk besteden van de werktijd! Het ontbreken van een duidelijke strategie maar ook troebele werkprocessen kosten medewerkers de meeste moeite.

Deze factoren hebben een sneeuwbaleffect naar afdelingen en zullen uiteindelijk de bedrijfsresultaten ondermijnen. Time management is dus geen individuele zaak. "Organisaties werpen, zonder het zelf te weten, veel barricades op om je werk af te krijgen - [waaronder] onduidelijke strategie en onbeholpen processen," schrijft Jordan Cohen, de auteur van het boek Make Time for the Work That Matters. "Op een gegeven moment is de rek uit het systeem."

 

Revolutie!

Mythe 2: Er moet een revolutionaire verandering komen.

Realiteit: Een paar subtiele aanpassingen hebben vaak een veel groter effect. HR-managers kunnen medewerkers tips aan de hand doen om tijd te besparen op de activiteiten die veel tijd kosten en waarover al veel discussie bestaat. Denk aan praktische tips om minder tijd te besteden aan e-mails.

 

Zoveel mogelijk doen… en snel

Mythe 3: Time management draait allemaal om het zoveel mogelijk doen in zo min mogelijk tijd.

Realiteit: Deze houding werkt productiviteit op den duur tegen. In plaats van krampachtig alles in de agenda's proberen te stouwen, is het beter om continu in de gaten te houden of de doelen waarop de organisatie zich heeft toegelegd ook bereikt worden. Doe niet meer, maar probeer juist minder dingen te doen. Maar wel dingen die hogere prioriteit hebben en belangrijker zijn!

Teresa Amabile, de auteur van het boek Progress Principle, zegt dat bomvolle agenda's aan de orde van de dag zijn binnen organisaties. Dit is zo'n groot probleem dat het bijna een cultuurverschijnsel te noemen is. Maar het is soms acceptabel om gewoon ‘nee' te zeggen of om te onderhandelen over takenlijsten. Doe je dit nooit, dan heeft time management sowieso geen zin.

 

Het werkt niet

Mythe 4: Time management technieken werken niet.

Realiteit: Niet alle time-managementtechnieken werken, maar er zijn zeker methoden die echt effect hebben. De juiste aanpak vinden is een kwestie van leren door vallen en opstaan. Geef gewoon niet op voordat je resultaat hebt bereikt. HR-managers zouden bijvoorbeeld eerst nieuwe oplossingen zelf kunnen uitproberen, alvorens deze door te voeren binnen een organisatie.

Tip: Probeer dingen zoals de emailgame (veiliger dan GPS racen, maar lijkt er sterk op):  Wie zijn e-mails binnen afzienbare tijd weet af te werken wint de prijs en zal veel waardevolle aanwijzingen aan anderen kunnen geven over time management. Gebruik hierbij metrics waar mogelijk, want zoals de vele mythes over time management zelf al aangeven, is tijd iets waar het menselijk brein niet helemaal vat op heeft. Betrek ook je collega's of baas bij het proces.  Dit om de evaluatie van een nieuwe aanpak te vergemakkelijken en natuurlijk de uiteindelijke propaganda voor te bereiden.

 

Bezinning

Mythe 5: Tijd is geld.

Realiteit: Dat is zo ongeveer de grootste mythe. Dit verhaal wordt op twijfelachtige manieren in leven wordt gehouden door de diverse generaties op de werkvloer. Stop! Kom tot bezinning en realiseer je elke dag even dat tijd veel meer is dan geld. Het is onvervangbaar, tijd is leven.