Werkgever, bent u compliant? 5 Tips

Door Dik van Leeuwerden - 24 juni 2015

Een werkgever die vrijwillig bestaande wet- en regelgeving naleeft en dus compliant is, heeft ook tevreden werknemers Dat vindt Dik van Leeuwerden, manager Kenniscentrum Wet- en Regelgeving bij ADP. Maar compliant zijn is meer dan alles op orde hebben voor de Belastingdienst. Hoe pak je dat aan?

 

Vijf tips van de deskundige.

  1. Communiceer goed met je werknemers over veranderende wet- en regelgeving
  2. Zorg ervoor dat loonadministratie, HR en Finance een drie-eenheid vormen. Organiseer maandelijks overleg
  3. Kijk naar de processen
  4. Wees niet subjectief, maar hanteer consequent de regels
  5. Besteed zaken die je in staat stellen om compliant te zijn uit als het niet je corebusiness is
 

Communiceren

Natuurlijk moeten zaken op orde zijn bij een controle, maar ik vind het minstens zo belangrijk, dat een werknemer het gevoel en de overtuiging heeft dat alles goed geregeld is bij zijn bedrijf, dat hij zich niet druk hoeft te maken over zaken als verlofdagen en salarisstroken en dat hij goed en snel antwoord krijgt als hij toch vragen heeft.

Als een werkgever compliance op deze manier opvat denkt hij zowel aan het werkgevers- als aan het werknemersbelang. Hij voorkomt namelijk niet alleen een boete of naheffing, maar - in mijn ogen veel belangrijker - hij voorkomt ook onrust op de werkvloer en bij de koffieautomaat. Een werkgever is pas echt compliant als hij de werknemers ontzorgt bij zaken als verlofdagen en salarisstroken en als werknemers daar nooit over klagen.

 

Voorbeeld: arbeidskorting

Denk aan de arbeidskorting. In 2009 is besloten om de arbeidskorting inkomensafhankelijk te maken. Tot en met 2012 leidde de inkomensafhankelijkheid - het verschil tussen de hoge en de lage arbeidskorting - tot een verschil van maximaal 78 euro op jaarbasis. Wanneer een werknemer bij het invullen van de inkomstenbelasting erachter kwam, dat de werkgever het niet goed had gedaan en hij een paar tientjes moest bijbetalen, was dat vervelend maar niet meer dan dat.

Vanaf 2013 is het echter een ander verhaal: de inkomensafhankelijkheid kan oplopen tot 1.173 euro. Het maximale verschil is weliswaar zeldzaam, maar verschillen van enkele honderden euro's niet. Daar kunnen werkgevers weliswaar niets aan doen, maar wij hebben ze als ADP er wel op gewezen dat deze verschillen gaan voorkomen en dat het dus belangrijk is om hierover goed te communiceren met de werknemers en hen goed te informeren zodat deze niet voor onverwachte verrassingen komen te staan wanneer ze hun inkomstenbelasting invullen.

 

Drie-eenheid

Zorg er zeker ook voor dat loonadministratie, HR en Finance goed met elkaar communiceren en op dit gebied een drie-eenheid zijn. Dat is de laatste twee jaar alleen nog maar belangrijker geworden door zaken als de werkkostenregeling en de arbeidsparticipatiebevorderende maatregelen. Loonadministratie en HR lopen al steeds meer door elkaar heen, het zijn afdelingen die elkaar nodig hebben. Maar ook Finance zou nauwer daarbij betrokken moeten worden.

In het verleden werkte ik bij een belastingadviseur. Op een gegeven moment ontdekten we dat onze klanten een bepaalde afdrachtvermindering amper gebruikten. We stuurden daar een mailing over naar de loonadministrateurs. Daar kwam nauwelijks respons op. Ze hielden het onder zich en deden er niets mee. Toen we dezelfde mailing naar Finance (CFO, controllers) stuurden, kregen we een enorme respons omdat zij de bedrijfseconomische afweging maakten: het kost ons 300 euro en het levert 4.000 euro op, dus doe maar.

 

Processen

Bedrijven die compliant willen zijn moeten meer naar processen kijken. Standaard checken of iemand die in dienst komt, uit een uitkeringssituatie komt of dat hij een arbeidshandicap heeft. En of er niet iets wordt gedeclareerd, wat ook al in de arbeidsvoorwaarden is opgenomen. Vaak zien alleen lijnmanagers en Finance de declaratie, terwijl eigenlijk ook HR en de loonadministratie het zouden moeten zien.
 

Leef de regels na

Vorig jaar deed ik een sessie met 14 HR-medewerkers van 14 bedrijven over verlof. Hoe gaan zij om met verlof en hoe is het geregeld met betrekking tot een aantal wettelijke verlofsoorten zoals ouderschapsverlof, langdurig zorgverlof, kortdurend zorgverlof, bevallingsverlof, calamiteitenverlof en doktersbezoek? Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat er heel vaak subjectief mee om wordt gegaan. Geen goede zaak, want vanuit compliance moet de medewerker erop kunnen vertrouwen dat jij als bedrijf weet hoe de regelgeving in elkaar zit.

 

Uitbesteden

Voor bedrijven die niet al te groot van omvang zijn is het vaak ondoenlijk om alle veranderingen in wet- en regelgeving voortdurend te volgen en om compliant te zijn. Voor hen is het geen corebusiness. Kies daarom een deskundige partner voor wie het wel corebusiness is. Die kan ervoor te zorgen dat ze zowel in enge als in brede zin compliant zijn. Richting instellingen zoals de Belastingdienst, maar zeker ook richting hun werknemers.

Deze blog is een bewerking van het artikel 'Werknemers waarderen compliance' door Peter Bekkering, verschenen in ADP Touch juli 2014.