Hebben functioneringsgesprekken nog zin?

Door Sander Roekx - 24 juni 2015

De jaarlijkse functioneringsgesprekken tussen medewerkers en managers worden door velen verguisd. Zelfs HR-professionals en managers zijn van mening dat ze niet veel nut hebben voor de productiviteit van organisaties.

 

Er wordt aangevoerd dat niet elke manager de persoonlijkheid heeft om een tête-à-tête over het functioneren van zijn of haar medewerkers met de nodige tact te kunnen voeren. Ook wordt ervan uit gegaan dat wanneer een meer diplomatieke HR-functionaris de klus opvangt medewerkers al gauw klagen dat zo'n persoon te ver van hen afstaat om enig idee te hebben waarmee ze dagelijks worden geconfronteerd.

 

Weg met het functioneringsgesprek?

Weg met het functioneringsgesprek dus? Nou, zo'n vaart zal dat niet lopen. Helemaal aan het andere eind van het spectrum hebben wij in Nederland bijvoorbeeld het schrikwekkende voorbeeld de overleden NZa klokkenluider, Arthur Gotlieb, waarvan inmiddels vastgesteld is dat hij niet voldoende functioneringsgesprekken kreeg. Deze voormalige medewerker van het NZa beroofde zichzelf van het leven na het indienen van een 600-pagina tellend bezwaarschrift over een slechte beoordeling.

 

"Functioneringsgesprekken werden niet of veel te laat gevoerd en na 2010 voelde hij zich meer en meer uitgesloten. Aan de personeelsafdeling had hij ook niets, want die was alleen gericht op ondersteuning van het management," volgens een NOS bericht over het rapport van de commissie die de zaak Gotlieb op last van minister Schippers onderzocht.

 

Wat is een functioneringsgesprek?

Functioneringsgesprekken vinden in de regel eens per jaar plaats tussen de individuele medewerkers van een organisatie en managers of afdelingshoofden, die direct betrokken zijn bij hun prestaties. Tijdens zo'n gesprek wordt er een dialoog aangegaan over de prestaties van het afgelopen jaar, support voor de medewerker en vaak wordt er ook gekeken naar de verwachtingen voor de toekomst. HR-professionals mengen zich meestal niet in deze gesprekken, en soms volgen managers en afdelingshoofden cursussen om de vaardigheden te leren voor het voeren van functioneringsgesprekken.
 

Kan een functioneringsgesprek nuttig zijn?

Je voelt aan waar het probleem ligt. Om binnen een aantal minuten de werkelijkheid van een medewerker die meer tijd doorbrengt op kantoor dan in zijn of haar eigen huis te reduceren tot een opsomming van feiten, heeft veel weg van het kijken naar gebeurtenissen in de geschiedenis door een gekleurde bril. Kan een gesprek dat slechts eens per jaar plaatsvindt ooit nuttig zijn? Medewerkers hebben vaak niks met functioneringsgesprekken en de managers die de gesprekken voeren evenmin. Dat zijn de redenen die BBC HR directeur Lucy Adams aankaartte onlangs tijdens een betoog voor het opdoeken van functioneringsgesprekken tijdens een JLA conferentie.

 

Alternatieven

Adams' ideeën voor alternatieven voor functioneringsgesprekken zijn best interessant. De BBC'er vindt dat organisaties structureel moeten veranderen door mensen te promoten op hun sociale vaardigheden in plaats van op hun technische capaciteiten.

Verder draagt ze aan dat managers hun teamleden echt moeten leren kennen, er meer coaching moet komen binnen organisaties en dat peer reviews eventueel ook aan de orde zijn. "[Ondernemingen] zouden een voorbeeld moeten nemen aan het leger of aan het voetbal. Daar zie je ook dat mensen gepromoot worden op basis van leiderschap," aldus Adams.

 

Goede functioneringsgesprekken

Dat klinkt allemaal dynamisch. En baten zulke activiteiten niet, dan schaden ze ook niet zo erg als mislukte functioneringsgesprekken. Toch zijn er veel mensen die dergelijk overleg broodnodig vinden. In een reactie op de berichtgeving van het Lucy Adams betoog stelt HR-directeur Helen Giles van St Mungo's Broadway bijvoorbeeld, dat mensen echt niet zonder functioneringsgesprekken zouden kunnen werken. Als kenmerken van een optimaal functioneringsgesprek noemt Giles natuurlijk overkomende beoordelingen en productieverhogende ideeën die natuurlijkerwijs naar voren komen tijdens de dialoog.

 

Formulieren

Managers die erin slagen om de juiste vragen te stellen aan kandidaten en die op hun beurt ook weer de juiste vragen ontlokken aan de medewerkers zijn op het juiste spoor. Alleen zo krijg je namelijk de gewenste dialoog en komen de praktijkvoorbeelden automatisch naar boven borrelen. Ga je een formulier invullen als manager, dan gaat er in sommige gevallen al direct iets verloren tijdens een gesprek, volgens Giles. En staan er dan ook nog onlogische vragen op het papier, dan verzandt de discussie vaak in onbevredigend gewauwel van beide kanten.

"Er moet een duidelijk verband bestaan tussen enerzijds de competentie benodigdheden en de vaardigheden die er nodig zijn om doelen te behalen en een persoonlijk carrièreplan anderzijds," aldus Giles. Ze voegt eraan toe dat 360 graden feedback naar leidinggevenden toe en de evaluatie van interpersoonlijke competenties ook essentieel zijn voor doeltreffende functioneringsgesprekken. Managers doen er goed aan om de medewerkers ervan te verzekeren dat de feedback op tactische wijze doorgespeeld zal worden.

 

Conclusie

De minpunten van slechte functioneringsgesprekken zijn in de regel zeer nadelig, terwijl de voordelen het voortbestaan van dergelijke gesprekken meer dan rechtvaardigen. Hoewel er veel te zeggen is voor de stelling dat een slecht functioneringsgesprek productiviteitsbeperkend werkt, vraag ik me toch af wat de familie van een man als Gotlieb van de afschaf van deze gesprekken zou vinden.

Zou een functioneringsgesprek de problemen waarmee deze NZa medewerker dagelijks geconfronteerd werd blootgelegd hebben? Zou het zijn isolement hebben kunnen doorbreken?

Maar ja,... je kunt ook weer twijfels hebben over de kwaliteiten van een manager die een jaarlijks gesprek nodig heeft om erachter te komen waar medewerkers mee rondlopen.