Help! De techniek neemt het over…

Door Loraine Blommendaal - 12 juni 2014

Terug kunnen we niet meer. Vergaderen doen we tegenwoordig met laptops, tablets en telefoons in de aanslag. Maar pas op: zorg ervoor dat de techniek de zaak niet overneemt! Vergeet niet dat al die apparatuur er in de eerste plaats is om ons efficiënter en productiever te laten werken. Dat lukt niet met allerlei telefoontjes tussendoor.

 

5 tips

Of wanneer we voortdurend van de discussie afdwalen om een bericht te bekijken en/of te beantwoorden. Voor je het weet zit je met ontevreden medewerkers die zich – terecht - niet serieus genomen voelen. Vijf tips om ter harte te nemen.

 

Weg met die piepjes

Zet je telefoon op stil en schakel het geluid op laptop en tablet uit. Tenzij het een calamiteit is kunnen gesprekken en mailtjes best wachten tot na de vergadering. Zorg desnoods voor een automatische terugmelding: ‘ Tot xx uur ben ik in vergadering. Daarna neem ik contact met je op."
 

Zorg voor een ontsnappingsmogelijkheid

Ook als je in een urgente situatie zit – de Belastingdienst is bezig met een onderzoek of er is een ontslag op staande voet aan de orde – kan het nodig zijn om deel te nemen aan een vergadering. Zorg in dat geval voor een ontsnappingsroute. Kondig aan dat je weggeroepen kunt worden. Ga dicht bij de deur zitten zodat je zo weg bent mocht dat nodig zijn.
 

Neem een oplader mee

De hele dag in vergadering? Zorg dat je een oplader bij je hebt. Meestal gaat je telefoon wel de hele dag mee… maar dan ineens zit je bij de koffiepauze al op 40 procent. En niets zo vervelend als een laptop die er tijdens een presentatie mee ophoudt. Wees dus voorbereid.

 

Phone check break

Vergadering die 2 uur of langer gaat duren? Plan een korte pauze in om de deelnemers hun smartphone te laten checken op urgente zaken. Kondig deze ook als zodanig aan… anders gaan mensen gewoon hun mail beantwoorden en dat is niet de bedoeling. Zo'n pauze moet juist rust geven.
 

Foto's? Ja graag/liever niet

Op ieder apparaat zit tegenwoordig een camera. Wees je daarvan bewust. Stel vooraf het maken en publiceren van foto's ter discussie. Niet iedereen wil op Facebook en zeker niet ongevraagd. Natuurlijk is het leuk om succes te delen. Dat kan echter ook via WhatsApp of andere besloten kanalen. Maak dus afspraken!

Hoe doe jij dat?