Hi, Who Joined?

Door Saskia Uit den Bogaard - 24 juni 2015

In deze blog geen filosofische overpeinzingen, maar aandacht voor een situatie waarmee ik wekelijks te maken heb en die regelmatig op de lachspieren werkt. In een internationale organisatie als ADP werk je weleens met collega's van vestigingen uit andere landen aan gezamenlijke projecten.

 

Heb je mazzel, dan mag je daarvoor afreizen naar zo'n vestiging in het buitenland. Parijs! Londen! Barcelona! Maar veel gebruikelijker is om te overleggen via een conference call. Met soms hilarische situaties tot gevolg.

 

Het begint al met het inbellen. Soms via een reguliere telefoonlijn, soms via een speciaal nummer met een code. Je noemt je naam en moet dan vaak wachten tot ook de voorzitter ingebeld is. Als je geluk hebt hoor je tijdens het wachten een rustgevend muziekje, dat trouwens over het algemeen enorm op de zenuwen werkt. En dan kan de meeting beginnen.

 

Vingeroefeningen

Ik heb 2 collega's die gezellig bij mij aansluiten op de kamer en we bellen in via de speaker op mijn telefoon. Eenmaal in de call vormt de kwaliteit van het geluid vaak al een uitdaging. Het volume van de diverse deelnemers wil nog wel eens variëren van heel luid tot nauwelijks verstaanbaar. Dus verenig ik het nuttige met het aangename door vingeroefeningen op de volumetoets los te laten.

Zie je tijdens een gewone meeting direct wie er aanwezig zijn, tijdens een call moet je het rijtje afgaan. Vooral handig voor laatkomers, want ook al kan niemand je zien, je wordt meestal met een luide piep aangekondigd. De oplettende voorzitter zal dan gelijk vragen wie zich bij het groepje gevoegd heeft. En dan moet je toch met de billen bloot. Als de meeting eenmaal bezig is kan je natuurlijk wel gewoon je gang gaan. Lekker efficiënt doorwerken.

 

Gewoon doortikken

Moet je wel een paar dingen in de gaten houden:

  1. Zorg dat je speaker op mute staat zodat ze je niet horen tikken (of andere verdachte geluiden waarnemen die verraden dat je van alles aan het doen bent, behalve aandacht besteden aan de meeting).
  2. Blijf alert zodat je weet als er een vraag aan je gesteld wordt of als je aan de beurt bent om je verslag te doen.
  3. Zorg dat je speaker weer van mute af is als je je betoog gaat houden.
  4. Verwar de mute knop niet met de knop voor ophangen…

Voor de ervaren conference callers onder ons is regel 3 trouwens wel weer een mooie escape als je regel 2 vergeten bent. "Sorry jongens, ik stond nog op mute!"

 

Aiiii... Ik stond niet op mute

Overigens is dit wel het moment waarop de meeste spannende momenten ontstaan. Een grap maken als je niet op mute staat. Iemand die in de verkeerde call inbelt. Of een collega die inbelt vanuit de auto en ook een wisselgesprek aanneemt. Dan sta je als volledige conference call in de wacht, compleet met muziekje!

Het meest gênante moment ooit heb ik zelf gecreëerd. Waar we met klant en projectgroep over de implementatie zouden praten, bracht de klant enkele financiële details weer ter sprake. Heilig overtuigd van het feit dat de klant uit de call was gestapt, maakte ik daar een niet zo klantvriendelijke opmerking over. Laten we het zo zeggen, het woord ‘zeuren' kwam daar prominent in voor.

Toen de accountmanager mij er op wees dat de klant ook nog steeds in de call zat, moet mijn schaamrood door de telefoon heen zichtbaar geweest. Het liefst was ik de grond ingezakt. Overigens had ik in een split second een helder moment en besloot ik met een stalen gezicht te doen alsof ik dondersgoed wist dat de klant nog aan de lijn hing en het een bewuste opmerking was. Ik heb er nooit meer iets over gehoord en de klant heeft daarna zonder verder morren het contract getekend.

Soms zit het mee... Maar dat terzijde.

 

Vloek én zegen

Hoe het ook zij, conference calls zijn een vloek en een zegen. Voor het doel waar ze voor bedoeld zijn, zijn ze ideaal. En de nadelen? Ach, die worden snel genoeg ondervangen door de komst van de videoconferences. Moet je alleen zorgen dat je haar goed zit.

Heb je er nog steeds geen beeld bij? Bekijk dan het volgende filmpje maar eens.

We bellen!

Conference Call