Outsourcing eist eerst extra inspanning

Door Thijs Waanders - 16 augustus 2013

 

Outsourcing is niet hetzelfde als je systeem helemaal wegdoen, integendeel. Outsourcing eist een zorgvuldige voorbereiding, gevolgd door een goede begeleiding van de transitie Het kernwoord is samenwerking, vindt Thijs Waanders.

 

Als bedrijf wil je bezig zijn met je core business. Je wilt je daarom niet te veel bezighouden met activiteiten als de salarisverwerking. En juist op zulke terreinen is op dit moment vaak een extra inspanning nodig. Wet- en regelgeving veranderen heel snel en het kost veel tijd om bij te blijven. We hebben onder meer te maken met vergrijzing, met leeftijdsbewust personeelsbeleid, met de nieuwe medewerker 2.0 die niet meer 40 jaar voor één baas gaat werken.

Juist door die veranderingen kiezen organisaties vaak voor outsourcing. Je wilt niet meer voortdurend geld investeren in het bijhouden van je interne kennis over die salarisverwerking. Als je kiest voor outsourcing, verzeker je jezelf van continuïteit en kwaliteit. Het uitbesteden van werkzaamheden aan een partner die in die werkzaamheden gespecialiseerd is, betekent bovendien het verminderen van eigen risico's. Zorgvuldigheid is van groot belang bij outsourcing. De beslissing om tot outsourcing over te gaan, moet te vertalen zijn in een businesscase: wat levert het me op en wat gaat het me kosten? Bovendien is het als organisatie van belang om goed te weten wat je wilt outsourcen én wat de exacte consequenties zijn.

 

Eerst de eigen processen in kaart

Als je zegt dat je je hele HR-proces uitbesteedt, wat houdt dat dan concreet in? Mensen denken vaak: ‘Ik besteed het uit en dan ben ik alles kwijt', maar zo eenvoudig is het niet. Bij een goede uitbesteding leggen leverancier en klant samen heel goed in een SLA (Service Level Agreement) vast wie wat doet, en welke taken eventueel bij de klant blijven liggen. Om die stap goed te kunnen zetten, breng je als organisatie in het voortraject je eigen interne processen gedetailleerd in kaart, en kijk je vanuit die processen hoe de nieuwe situatie eruit zal zien. Nu gaat een medewerker met vragen bijvoorbeeld nog naar de salarisadministrateur toe. Hoe gaat dat straks? Naar wie gaat die medewerker als hij iets wil bespreken als die administratie geoutsourcet is? Wie beantwoordt de, soms best ingewikkelde, vragen van het personeel over salaris- en/of personeelszaken? Het is van belang zulke zaken vooraf heel goed vast te leggen.

 

Draagvlak

Een ander element dat erg belangrijk is in het voortraject, is het creëren van draagvlak in de eigen organisatie. Dat kun je deels doen door de voordelen van outsourcing duidelijk te benoemen: continuïteit, correctheid en de gelegenheid om op de eigen kerntaken te focussen. Dat laatste speelt ook heel sterk op de HR-afdeling. In veel organisaties neemt de druk op HR toe: er wordt van HR een steeds strategischer rol verwacht. Ook zal HR inzicht moeten bieden in de bijdrage die zij levert aan het bedrijfsresultaat. En op terreinen als talentmanagement is uit onderzoek bekend dat HR vaak wel de competenties in huis heeft, maar niet de tijd om er ook echt actief op te sturen. Het creëren van tijd door outsourcing kan dan een uitkomst zijn.

 

Kwaliteitsslag

Om dat complexe traject optimaal te begeleiden gaan wij echt met de mensen in gesprek. We laten onze diensten zien en lichten ze uitgebreid toe. We kijken ook hoe we een kwaliteitsverbetering kunnen realiseren. Je ziet vaak dat onze mensen een check doen zodat parallel aan de conversie van het salarissysteem naar ADP ook een kwaliteitsslag gemaakt kan worden.

We hebben hier een heel team van specialisten die bijvoorbeeld zien of bedrijven subsidies mislopen voor (groepen) medewerkers. Het belang om in gesprek te zijn vertalen we ook in vaste contactmomenten, waarop we de input van de klant doorspreken. We vragen of er nog bijzondere dingen spelen, we kijken welke rapportagetools voor de klant interessant zijn en we kijken samen hoe we onze adviesrol optimaal kunnen invullen. Het kernwoord is echt samenwerking, en dat is een heel andere insteek dan het idee van de klant die zijn hele systeem ‘zomaar wegdoet'. Tijdens de transitieperiode gaan we een tijd schaduwdraaien – het ‘oude' salarisverwerkingssysteem draait naast het nieuwe - en worden alle verschillen continu besproken.

En ook na de implementatie blijft die samenwerking centraal staan. De klant blijft altijd gegevens aanleveren, ofwel via het korte traject dat de medewerker in ESS invoert, ofwel via de salarisadministrateur. En wij blijven continu bezig met de juiste tools inzetten en nieuwe tools maken. Kerngedachte is dat de klant zich kan focussen op HR-wijzigingen en niet op SV-wijzigingen.

Tekst: Peter Runhaar. Deze blog verscheen eerder als bijdrage in ADP Touch