Bezuinigen op de HR-afdeling

Door Rieken Venema - 27 juni 2013

 

Besparen zonder in te leveren

HR-afdelingen kijken, net als de meeste andere afdelingen trouwens, vaak vooral naar het lijstje directe kosten en personeelskosten om te bezien waar bespaard kan worden. Maar dat is echt niet de enige manier.

 

Besparingen loonadministratie

Uit eigen onderzoek naar besparingen op loonadministratie blijkt trouwens dat veel organisaties die willen bezuinigen weinig of geen inzicht in hun kosten hebben, laat staan dat ze de oorzaak van de kosten in beeld hebben.

De eerste stap is dus om dit in beeld te brengen; de volgende om te definiëren welke HR-activiteiten juist waarde toevoegen aan de organisatie en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn. Alleen zo kun je bezien welke activiteiten meer kosten dan noodzakelijk, of minder opbrengen dan mogelijk is. Kijk eens naar deze voorbeelden:

 

Alle mutaties bij de teams

Een grote organisatie met volledig zelfsturende teams heeft een verregaande automatisering doorgevoerd van het administratieve proces. Alle mutaties worden door de teams zelf gedaan.
Dat lijkt vanzelfsprekender dan dat het is, want mutaties worden vaak overgetikt of gekopieerd. Of ze worden van het ene systeem via excel naar het andere systeem geëxporteerd en geïmporteerd. Veel werk en, veel vervelender, veel kans op fouten!

Deze zelfsturende organisatie heeft twee salarisadministrateurs op 6000 werknemers, een unieke ratio. Toen ze bestonden uit 600 man, hadden ze er één. Dit voorbeeld onderstreept het feit dat je inzicht moet hebben in je proces en daarmee je kosten. Wie doet wat en waarom? Voegt dit waarde toe of kan het net zo goed geautomatiseerd?

 

2. Organisatieverbetering

Volgende voorbeeld.  Een retailer kent een verloop van 45 procent. Het wervingsproces is een enorme kostenpost. De meest gevraagde oplossing is zo'n geval is om te zorgen dat doorlooptijden van het proces te verkorten en het aantal processtappen van recruitment te verminderen.

Bij deze organisatie hebben we echter nog iets heel anders gedaan. Het grootste deel van de kosten wordt niet veroorzaakt doordat het proces niet efficiënt is, maar door het grote aantal keren dat dit proces uitgevoerd wordt. Waarom is het verloop zo hoog? Wat kunnen we doen om het verloop te verminderen? De conclusie was dat als de binding van de werknemers (veelal jongeren) met de organisatie vergroot zou worden door middel van effectievere communicatie vanuit HR, het verloop teruggedrongen zou kunnen worden. Probleem was dat de werknemers lastig te bereiken waren voor HR.

De oplossing speelde daar op in. Alle medewerker waren wél geïnteresseerd in hun salarisstrook. We hebben vervolgens een portaal gecreëerd dat online toegang geeft tot de salarisstrook. Daarnaast geeft dit portaal HR de mogelijkheid gericht te communiceren met haar medewerkers. Op portaal wordt naast die salarisstrook personeelsinformatie gezet. Tips voor een carrière, opleidingsmogelijkheden, wijs een vriend op een vacature. De eerste signalen zijn dat het verloop daalt. Dat is natuurlijk een echte besparing.

 

3. Creatief met cijfers

Een derde voorbeeld gaat over het juiste gebruik van cijfers. HR-afdelingen hebben veel cijfers, financiën ook. Die worden in heel mooie grafieken uitgedraaid en los van elkaar bestudeerd. Maar ze zijn vaak niet vraaggedreven. HR moet creatief cijfers gaan combineren. Denk bijvoorbeeld aan het boek Freakonomics. Zo was er een organisatie met veel winkels. Iemand van HR trok de stoute schoenen aan en ging op zoek naar het verband tussen het opleidingsniveau van bedrijfsleider en de omzet van de winkel. Wat bleek: mbo-plussers hadden een veel hogere omzet.

Is dit een besparing? Nee, maar HR scoort juist punten in de board door zelf te zorgen dat de omzet van een organisatie substantieel stijgt. Zo wordt een directe bijdrage aan het resultaat geleverd!