Heb je even?

Door Saskia Uit den Bogaard - 7 juni 2013

Ik kijk op van mijn scherm en zie aan het gezicht dat het belangrijk is, en vooral dat het tijd gaat kosten. Dan komt het dilemma, ik moet die presentatie voor de directie vandaag écht nog afmaken. Maar ik sta ook voor het open deur- beleid en wil er zijn voor mijn mensen. Een situatie die regelmatig voorkomt...

 

Zorg voor controle

Het voelt soms als die emotionele uitbarsting die je niet onder controle hebt en die altijd komt op het meest ongelegen moment. Nét als iedereen naar je kijkt, als je in een belangrijke discussie zit, of als je je punt wilt maken en de woorden in je keel blijven steken omdat de emotie ze gevangen houden. Door de jaren heen heb ik geleerd dat er maar één oplossing voor is. Zorgen dat het niet gebeurt. Oftewel zorgen dat de oorzaak van je emotie van tevoren op een door jou gecontroleerde manier al opgelost is. Zit je iets dwars? Bespreek het met de persoon in kwestie op jouw voorwaarden en blijf er niet mee rondlopen. Moet je iets doen waar je tegenop ziet? Zorg dat het zo snel mogelijk gedaan is of dat het in elk geval gepland staat. Voel je je niet lekker? Stel alle belangrijke dingen uit.
 

Investeer in je team

En zo ook met de momenten waarop iemand gebruik wil maken van je open deur. Veel op de afdeling zijn en zitten, investeren in gesprekken met mensen; wat houdt ze bezig, wat vinden ze belangrijk, waar worstelen ze mee? En dat op de momenten waarop het jou wél uitkomt. 9 van de 10 keer heb je de vraag, de zorg of de mogelijke escalatie al afgevangen nog vóór het gebeurt.

Daarnaast loont het om te investeren in het zelf oplossend vermogen van je team. Mensen kunnen altijd meer dan ze zelf denken, en als je ze de vrijheid geeft om het uit te proberen of zelfs mee te experimenteren, ze daarin begeleid of soms dwingt om het gewoon te doen dan ontstaan er hele mooie dingen.

 

Trotse manager-moment

Natuurlijk gaat dat niet van de één op de andere dag. Iemand die normaal gesproken je kantoor komt binnen stuiteren met stoom uit zijn oren omdat er een probleem is  ‘dat niet opgelost kan worden' en daarmee een klant heel boos maakt heb je niet binnen een maand zo ver dat hij of zij het de volgende keer zonder jou doet. Het laatste voorbeeld dat ik daar bij kan verzinnen duurde ongeveer 3 jaar.

Maar hoe mooi om te zien de transformatie van stomende oren, via iemand die met een probleem binnenstapt en met je de mogelijke oplossingen bespreekt, naar het ultieme ‘trotse manager'-moment dat de persoon in kwestie zijn hoofd om de deurpost steekt om en passant te melden dat er een probleem is geweest maar dat ze het zelf al opgelost hebben en de klant inmiddels weer helemaal blij is. Dan zit ik bijna met tranen in mijn ogen te glunderen achter mijn PC als een moeder wiens kind net het winnende doelpunt voor zijn voetbalclub gescoord heeft. Want daar doe je het als manager voor.

 

Angel eruit

Die tiende keer moet je de afweging maken of je nog ergens anders een momentje hebt om die presentatie af te maken, het probleem van de medewerker naar een iets later moment verschoven kan worden, of dat, als je mazzel hebt, je snel de ergste angel er uit kan halen om de rotzooi wat later op te ruimen. Ook die afweging is snel gemaakt. Loopt er bloed uit en wat is het ergste dat er kan gebeuren als het probleem niet ter plekke opgelost wordt? Tot nu toe heb ik op die manier het dilemma altijd met succes weten op te lossen.

En als het écht nodig is, kan de deur natuurlijk ook altijd even dicht. Heel even maar.