“Ons streven was om efficiënter en goedkoper te gaan werken. Dat is gelukt. Door de samenwerking met ADP Managed Services kunnen we nu ook nog een hoger serviceniveau bieden aan onze medewerkers.“
Dat is een ervaring waarover HR-collega’s graag meer willen horen. Nienke van Koningsveld, HR Manager bij VODW Marketing in Leusden, vertelt er graag over. Aanleiding was de economische en financiële crisis waardoor VODW Marketing alle back-office processen nog eens tegen het licht hield. “Doel was te kijken of door een andere inrichting van de processen efficiënter en goedkoper gewerkt kon worden. Belangrijke randvoorwaarde daarbij was dat het hoge serviceniveau dat we gewend waren behouden werd.”
Alles in één hand
In dit kader keek VODW Marketing ook naar de processen rondom personeelsadministratie en salarisverwerking. Nienke: “In de oude situatie gaf de HR-afdeling de mutaties door aan de afdeling Finance, die in samenwerking met ADP de salarisadministratie en salarisverwerking verzorgde. De personeelsadministratie werd bijgehouden in een zeer verouderd systeem dat niet meer door de leverancier werd ondersteund. “
Er werd besloten om de afdeling Finance te outsourcen. Nienke: “ We hebben toen de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie weer bij de HR-afdeling gelegd. We stapten over op ADP Perman en hebben daardoor nu een mooi geïntegreerd personeelsadministratie- en salarissysteem. Dat scheelt de afdeling HR veel werk.”
Er zijn meer voordelen: “Omdat ADP verantwoordelijk is voor het op de juiste manier toepassen van alle wet en regelgeving, hoeven we niet bang te zijn dat we belangrijke zaken over het hoofd zien. We merken dat we nu veel beter en sneller op vragen van onze medewerkers kunnen reageren en dat er veel minder fouten worden gemaakt.”
Hoge kwaliteit
In de praktijk loopt het gesmeerd. Nienke: “De mensen van MS Services denken echt mee en kunnen door hun vakkennis service van hoge kwaliteit leveren. Onze mensen zijn hoog opgeleide professionals die van de hoed en de rand willen weten. Vragen als ‘Hoeveel hou ik netto over wanneer ik 32 uur ga werken en de helft van mijn ouderschapsverlof opneem en hoe zit het dan met mijn Auto van de Zaak?’ zijn schering en inslag. Onze salarisadministrateur bij ADP levert dan in no time een aantal proforma berekeningen. Daar heb je echt wat aan!”
Persoonlijk
Natuurlijk heeft VODW Marketing bij het maken van de keuze voor Managed Services ook naar de kosten gekeken, maar de winst zit ‘m vooral in de toegenomen continuïteit en het hogere serviceniveau. Nienke: “Wij zien de waarde van outsourcing, maar dat wil niet zeggen dat we per se alles willen uitbesteden. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om je hele personeelsadministratie te outsourcen. Daar kiezen we bewust niet voor. De ondertekening van een arbeidscontract is hier een feestelijke, persoonlijke gebeurtenis en ook wijzigingen worden persoonlijk besproken, dat is onze stijl. ”
